談如何提高檔案現代化管理與利用水平

徐麗麗

摘 要：檔案管理現代化過程中會有著一些不足，比如：管理制度不夠完善、管理人員的整體品質稂莠不齊等，都會對檔案管理現代化的發展帶來一定的影響。這樣就需要相關單位依據自身所存在的不足，而對檔案管理現代化的實施工作引起重視，并且加大管理水平，制定恰當的措施將管理人員的整體品質提高，加強管理工作的有效落實，并且適當的投入經費，進而不斷的將管理現代化水平提高，達到檔案管理現代化的水平，符合社會發展的要求，有效的將檔案管理品質得以提升，推動社會的不斷發展。

關鍵詞：檔案管理 現代化 問題 措施

現代化技術的不斷發展過程中，在開展各種工作中使用現代化設備在大幅度的提升。因此，相關單位針對檔案管理工作的開展要結合實際發展要求，恰當的使用新型技術，從而讓檔案管理達到現代化的效果，有效的將檔案管理品質得以提升，推動社會的不斷發展。

1、檔案管理現代化過程中存在的問題

1.1檔案管理標準化程度非常低

檔案管理能否實現現代化的主要因素是檔案工作能否具有一定的規范性。相關部門在對檔案進行管理過程中，其本身就具有一定的繁瑣性，因此管理中會出現一些不足。因為歷史等因素的影響，相關部門在對檔案進行管理時，不同階級的單位出現各自為政的情況，這樣就讓管理的整體水平存在很大的區別。因為當前檔案管理的相關軟件還沒有做到一致，這樣就會致使檔案管理沒有一定的標準，讓信息資料等方面出現不全的情況，從而讓管理水平一直處于較低的狀態。甚至不同地區還出現重復建設的現象，這樣就讓管理現代化水平的整體提高受到了一定程度的影響。

1.2檔案管理人員素質較低

檔案管理現代化工作的有效落實是和現代化設備有著密切聯系的，但是相關人員在使用該設備時，一定要先將人員的整體品質得以提升，打破以往的管理方式，不斷的學習。只有相關人員的技術手段成熟，才可以符合檔案現代化的相關需要，才能夠呈現出顯著的效果。然而，相關人員在對檔案管理過程中還是使用以往的形式，這些人員沒有對新型的管理技術做好全面的掌握，從而致使自身水平的不足，沒有達到現代化操作的標準要求。

1.3較低的經費投入

相關部門在對檔案管理現代化的實施期間，其中經費問題占有很重要的一部分，也是一個經常會抽選的問題。由于經費的總體數目是通過相關部門領導而做出決定的。然而較多單位中的領導沒有對檔案管理引起重視，那么所投入的成本就不多，這些資金無法滿足現代化的要求。特別是對基層單位而言，在建設檔案室時，因為條件比較差，安全設施也不全面，這樣就讓檔案室在建設過程中沒有具備一定的規范性，從而對現代化的實施更加困難，這樣也在一定程度上制約著現代化發展。某些單位檔案室中沒有完善的設備，并且儲存條件也不完善，檔案室的整體環境不但規模不大，而且還在有空的位置上放置別的物品，不僅僅是作為一個獨立的檔案室，沒有具備檔案的相關標準要求，進而對檔案的管理帶來不利影響。

2、檔案管理現代化的改進措施

2.1重視檔案管理的規范化建設

相關部門在對檔案管理的相關實踐中得知，倘若想要讓檔案工作具有一定的標準性，那么就要制定恰當的實施手段，讓管理秩序得到保證，從而能夠最大程度起到最佳效益的作用。倘若檔案管理中只有技術手段或者是專業化的標準是遠遠不夠的，就難以提高檔案管理的整體品質。因此，相關部門在對檔案管理實施現代化工作時，應當確保檔案建設是具備一定的規范性，這樣才能夠推動檔案管理的不斷發展。

在檔案管理現代化建設中，人的作用是非常重要的。想要現代化管理真正的實現，必須改變人的思想觀念。檔案管理人員必須真正認識到檔案管理現代化是檔案管理的發展趨勢，在新的形勢下各種新的檔案不斷形成，想要保存好這些新檔案和以往的檔案，必須利用先進的技術和手段來進行管理。管理人員必須認識到自身工作的重要性，不斷地提高對自己的要求，不斷地接受各種培訓，提高自己的知識水平和專業技能。

與傳統的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平，最好還能具備較強的開拓創新意識，進而加快檔案管理的現代化進程。在這種情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業素養。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，如聘請專門老師教授檔案管理人員計算機方面的相關知識，以講座形式教給其檔案管理方面的前瞻性知識和技能等。通過教育培訓，使管理人員逐漸擁有全方位的能力，能夠應對現代化檔案管理中存在的任河問題，不斷提高管理人員的整體素質。達到提高檔案現代化管理的質量，確保檔案管理現代化建設的順利進行的目的。

檔案業務培訓是檔案工作的一個重要組成部分，在檔案現代化管理中有著舉足輕重的作用。根據檔案工作新的規定和要求，檔案管理者需要不斷地再學習，再提高，這就要求在指導和培訓時，需要探討和摸索新形勢下基層檔案工作變化的特點，根據不同時期檔案工作新的要求，新的標準來制定培訓內容，培訓中用理論聯系實際，看示范，有針對性，能使檔案人員聽得懂、學得會，能獨立完成單位歸檔文件整理工作，認真貫徹執行檔案工作的法律、法規，規范檔案工作業務建設。

2.2加大檔案管理現代化經費的投入

相關部門倘若要想達到檔案現代化的效果，那么就應當投入較多的成本投入到相關設施中。不同部門的有關領導應當對檔案管理引起重視，從而確保檔案管理能夠有效的實施。相關部門應當在建設檔案室的同時，做好通風等方面的保護工作，并且結合檔案室的具體狀況來對現代化設備進行恰當的使用，不僅能夠確保檔案具有一定的安全性，而且還讓檔案信息具有完整性。

現代化的檔案管理與傳統的檔案管理為檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現代化水平。為此，各級政府應加大財政投人的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于提高檔案利用水平，從而創造出一定的經濟效益和較高的社會效益。

3、結語

在新時期的發展形勢下，檔案管理現代化工作的實施是有必要的。相關部門在促進檔案管理進行現代化的同時，一定要對所產生的不足之處進行全面的掌握，不斷的將其管理形式做好改善，進而能夠從整體上將檔案管理水平不斷的提高。

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