檔案管理工作中存在的問題和對策探究

李楊

摘 要：當今社會科技在不斷進步。因此，事業(yè)單位必須加強對檔案部門的管理和認識，要更正檔案管理觀念，在技術上給予一定的支持，堅持以制度建設為根本，注重人才保障。在檔案管理工作中如果遇到問題要對其進行及時分析和解決，從解決問題的過程中不斷總結，積極創(chuàng)新，制定出新的有效對策。本篇文章主要根據檔案管理工作中存在的問題進行分析，并就這些問題提出合理化的建議，使得檔案管理工作得到更好的發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理 文藝 對策 質量

檔案管理工作在針對社會發(fā)展進步問題方面，能夠有效推動事業(yè)單位工作的展開。目前，我國逐漸實現現代化建設，檔案工作也因此得到相應的發(fā)展，因此，檔案管理工作也顯現出一些問題。

一、檔案管理存在的問題分析

1、檔案管理人員專業(yè)素質不高

就當前社會形勢來看，檔案管理部門雖然具備一批穩(wěn)定并且經驗豐富的檔案員工，但是這些員工所組成的隊伍，其文化程度和創(chuàng)新能力并不高，并且其專業(yè)素質不能適應當今社會的發(fā)展需要，在二十一世紀的今天，檔案部門人才匱乏，極度缺乏熟練運用檔案內容、能夠對檔案信息進行深入研究和開發(fā)的專業(yè)人才。

2、檔案管理不夠規(guī)范

在當前檔案管理工作中普遍存在管理不當等問題。其主要體現在檔案號碼不規(guī)范、檔案入卷標題不規(guī)范、卷內目錄不完整和組卷混亂等問題。這些問題的存在嚴重制約了檔案工作的進展。

3、檔案檢索效率不高

目前，檔案檢索的主要形式為手工檢索和計算機檢索。從當前檔案管理形式來看，傳統的手工檢索所占比例相對較大，各檔案管理部門在手工檢索的基礎上進行工作的安排，編制出多種檔案檢索工具。在編制檢索工具的過程中往往會出現只注重數量而忽視質量的問題，檔案員工將檔案服務工作質量寄托在編制檢索工具中。

4、在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題

當前存在部分檔案部門為了能夠順利通過檢查而隨意從其它部門調來人員進行研發(fā)產品，這種產品層次低并且質量很差，不具備利用價值。雖然部分選題能夠順應當前的形式但是通常這些選題在題材上并不新穎，嚴重影響了檔案作用的發(fā)揮。

二、檔案管理中存在問題的對策探討

1、提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先，要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前，社會和經濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎，要做好檔案管理工作必須以依法治檔為根本，落實好檔案管理制度化。《檔案法》是目前我國檔案工作所遵循的主要法律。因此，檔案工作需依照《檔案法》的相關規(guī)章制度，依法辦事，并結合本單位檔案工作的實際情況，制定一套適合于本單位的行之有效的管理制度。科技再進步，檔案管理工作還是離不開人的操作。因此，要重視檔案管理人員的素質提升。

2、調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

（1）增強激勵機制

檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（2）更新觀念，實現自我價值

有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結自己對社會的影響。這要求相關領導人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極地認識。使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應地調整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

3、檔案的現代化要與企業(yè)的信息化同步

企業(yè)檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP 系統、CAD/CAM 系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現代化與企業(yè)信息化有機結合，同步發(fā)展。在信息化的今天，檔案管理實現數字化是必然趨勢，也只有實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。因此，要努力實現檔案管理同現代科技的有效對接，利用計算機等現代化管理，減少檔案工作的繁瑣和重復勞動。

三、結語

隨著計算機信息技術的迅速發(fā)展，檔案管理作為企事業(yè)員工人事管理工作中的一個重要組成部分，不僅在員工職位晉升、績效考評等活動中的作用日益重要，而且檔案信息資源的利用也逐步受到社會的重視。檔案管理工作對于社會的發(fā)展進步，對于企事業(yè)單位的工作展開都有著十分重要的意義。

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