文書檔案信息電子化管理

仇少坤

摘 要：眾所周知，國家經濟的快速發(fā)展，離不開事業(yè)單位文書檔案電子信化管理的支持。文書檔案是事業(yè)單位檔案管理工作的一個重點核心組成部分，其對于促進社會經濟的迅猛發(fā)展起到了十分重要的作用。該文淺析了文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢。并對于文書檔案電子信息化管理中存在的諸多問題進行了幾點分析，同時也提出了幾點加強與提升文書檔案電子信息化管理的舉措，僅供參考。

關鍵詞：文書檔案 電子信息化管理 優(yōu)勢 問題 舉措

中圖分類號：F203 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（c）-0160-02

一直以來，在社會主義現代化建設發(fā)展中，事業(yè)單位文書檔案管理工作發(fā)揮的作用是不可忽視的。作為事業(yè)單位檔案管理工作中的重點核心組成部分——文書檔案電子信息化管理，不僅客觀地記載著社會發(fā)展的整個歷程，更記載著事業(yè)單位做出的很多重要決定離不開文書檔案電子信息化管理的幫助。現今的社會是科技信息與知識快速同步發(fā)展的時代，各企、事業(yè)單位要想持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展與生存，必須重視電子信息技術的應用。隨著信息時代的到來，人們進入了網絡快速發(fā)展時代，很多數據信息通過電子信息網絡數據進行傳輸和管理。國家經濟的迅猛發(fā)展促使事業(yè)單位改革體制不斷的完善與深入，做好文書檔案電子信息化管理，進一步提升文書檔案管理工作水準，加強信息電子化的應用，為事業(yè)單位能夠提供及時的、準確的、完整的信息檔案資源，以此來達到信息資源的需要。筆者根據實踐工作經驗對文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢作了簡單陳述，并針對于文書檔案電子信息化管理工作中存在的一些瓶頸問題做了幾點分析，最后給出了加強與提升文書檔案電子信息化管理的重要舉措。希望對各位同行有所幫助。以下是具體陳述與體現。

1 文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢

1.1 有利于提高工作效率

網絡信息的發(fā)展，使人們迅速的進入了計算機信息網絡時代。不論是在生活中還是在工作中，都離不開計算機的應用。計算機不僅運算速度快，而且還能將很多數據信息進行一個有效的處理。大家都知道，電子檔案主要是通過光盤作為一個數據傳播的載體，把很多數據信息儲存在里面。這也是文書檔案電子信息化管理的一個主要優(yōu)點。在傳統的文書檔案管理工作中，人們通過用手來操作各種信息的保管，因此，會浪費很多時間，有些時候甚至會漏掉一些重要信息數據，不僅會需要很多人力，更主要的是長時間手抄下去，影響工作質量與工作效率。電子信息化管理不僅改變了傳統文書檔案管理模式，大大的提升了工作效率與工作質量。

1.2 確保文件信息資源傳輸的安全性提升

過去以往文書檔案管理工作中，辦理檔案的傳輸方式都是靠手工抄寫，因此會導致很多重要檔案信息的流失，甚至經常會出現信息傳遞的不及時，導致需要的信息資源延誤時有發(fā)生，安全性也不高。而計算機網絡信息的應用，對于傳統文書檔案辦理人員手工抄寫中出現的所有問題都一一給予了解決，不僅能夠確保文檔信息傳輸的安全性，更加的及時。根本就不會出現檔案信息的延誤和丟失現象。

與此同時，文書檔案電子信息管理的優(yōu)勢還有很多，例如：電子傳輸，實現資源的共享，信息易于保管等。不僅時效性高，而且檔案信息還可以多份復制，真正的拓寬了服務范圍。

2 文書檔案電子信息化管理工作中存在的一些瓶頸問題簡析

2.1 文件信息資料的保密性降低了

相對與傳統文書檔案管理來說，辦理人員手工抄寫雖然浪費時間，同時也浪費了很多人力。但是卻不易于更改。電子信息的介入，辦理人員不僅可以對檔案信息資料進行隨便的進入和更改，最主要的是沒有留下任何痕跡。傳統檔案管理模式下，人們可以通過字體來辨別檔案信息資料的變動，可以來判斷檔案資料的原貌。而電子信息化管理中每一份電子文件都沒有相關單位的蓋章和親筆簽名，因此無法辨別真?zhèn)巍Ｋ哉f，電子資料的真實性不能保證，而且保密性也大大的降低了。

2.2 電子信息檔案管理人員業(yè)務素質不高

計算機網絡時代的到來，致使傳統文書檔案管理模式不能適應社會發(fā)展，而計算機技術的應用也是事業(yè)單位改革的一個立足之身。因此，在社會主義新的社會形勢發(fā)展下，對文書檔案電子信息化管理人員提出了更高的要求。他們不僅要具備專業(yè)的知識層次，更要通曉計算機技術的應用和一些信息數據的傳輸與管理。只有具有先進的計算機技術水平和不斷的豐富自身的計算機技術知識，才能勝任這項工作。但實際卻遠不是如此，很多管理人員只是懂得一些計算機基礎的操作知識，缺乏現代先進的計算機技術知識，嚴重缺乏檔案管理計算機信息處理復合型人才。為此說，就算有在先進的現代化計算及設備，也未能發(fā)揮用武之地。

3 加強與提升文書檔案電子信息化管理的重要舉措

3.1 加強與提升檔案管理人員的綜合素質

首先，增加硬件設施的投入力度，硬環(huán)境是做好檔案建設的重要基礎，唯有創(chuàng)建良好的硬環(huán)境，工作人員才有工作的信心，業(yè)務人員的水平才能得到提升。從具體的實踐來看，唯有強化管理部門的硬件設施，檔案人員方可通過這些設備才能實現管理水平的提高，增強業(yè)務水平，提高檔案管理的效率。

其次，豐富檔案管理人員的知識水平.在日常的教育中要采取“自學為主、培訓為輔”的方式進行檔案人員的培訓，建立終身教育機制，促進檔案人員知識能力的提高，與時代發(fā)展相適應。在日常工作中不斷學習，豐富專業(yè)知識，提高自身知識能力，在單位內部建立激勵約束機制，將檔案的專業(yè)水平作為業(yè)績考核的一項指標，激發(fā)員工的積極性。

最后，增加檔案部門與區(qū)域間的合作。想提高檔案管理的水平，必須要加強系統間與區(qū)域間的合作，互相學習，揚長避短，運用現有的資源進行知識的更新，同時采用現代化的科技手段促進檔案人員專業(yè)水平的提升。

3.2 加強檔案保管穩(wěn)定性，確保檔案信息安全。

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權限，只能給相關人員查看。針對保密文件，為確保其安全性，還需對其作加密處理，并限定加密的時間，保密期后相關人員才可對其進行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動硬盤等保存檔案的載體，同時在數據備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務器存儲及本機備份。兩臺服務器運用RAID5磁盤陣列技術，儲存全部檔案數據及數字化影像。PC機每天進行本機數據備份，每半月所有PC機數據庫進行數據同步，保持各數據庫數據一致，防止由硬盤損壞無法恢復導致數據丟失現象的發(fā)生；二是通過實物介質存儲備份。將全部檔案數據及數字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數據及數字化影像儲存在移動硬盤中。

4 結語

隨著科技信息網絡時代的到來，文書檔案的電子信息化管理已成為事業(yè)單位發(fā)展與生存的必然趨勢。同時，電子信息化管理也是事業(yè)單位文書檔案管理的一個主要便捷途徑。文章已通過對文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢作了簡單陳述，同時也對電子信息化管理中存在的問題進行了闡述與簡析，我們不能忽略其當下存在的問題，一定要通過各種途徑來找出更多的解決對策。在這里，筆者真誠的呼吁，讓我們大家共同關注事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理工作。在該文的論述與分析中，又不對或是不完善的地方，請各位同行勇于給予修改意見或建議，筆者會表示真心的感謝。最后，感謝大家的認真閱讀與觀賞。

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