文書檔案信息電子化管理

仇少坤

摘 要：眾所周知，國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，離不開事業(yè)單位文書檔案電子信化管理的支持。文書檔案是事業(yè)單位檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)核心組成部分，其對(duì)于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展起到了十分重要的作用。該文淺析了文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)。并對(duì)于文書檔案電子信息化管理中存在的諸多問題進(jìn)行了幾點(diǎn)分析，同時(shí)也提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)與提升文書檔案電子信息化管理的舉措，僅供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案 電子信息化管理 優(yōu)勢(shì) 問題 舉措

中圖分類號(hào)：F203 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）11（c）-0160-02

一直以來，在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展中，事業(yè)單位文書檔案管理工作發(fā)揮的作用是不可忽視的。作為事業(yè)單位檔案管理工作中的重點(diǎn)核心組成部分——文書檔案電子信息化管理，不僅客觀地記載著社會(huì)發(fā)展的整個(gè)歷程，更記載著事業(yè)單位做出的很多重要決定離不開文書檔案電子信息化管理的幫助。現(xiàn)今的社會(huì)是科技信息與知識(shí)快速同步發(fā)展的時(shí)代，各企、事業(yè)單位要想持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展與生存，必須重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用。隨著信息時(shí)代的到來，人們進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展時(shí)代，很多數(shù)據(jù)信息通過電子信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸和管理。國(guó)家經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展促使事業(yè)單位改革體制不斷的完善與深入，做好文書檔案電子信息化管理，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作水準(zhǔn)，加強(qiáng)信息電子化的應(yīng)用，為事業(yè)單位能夠提供及時(shí)的、準(zhǔn)確的、完整的信息檔案資源，以此來達(dá)到信息資源的需要。筆者根據(jù)實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)作了簡(jiǎn)單陳述，并針對(duì)于文書檔案電子信息化管理工作中存在的一些瓶頸問題做了幾點(diǎn)分析，最后給出了加強(qiáng)與提升文書檔案電子信息化管理的重要舉措。希望對(duì)各位同行有所幫助。以下是具體陳述與體現(xiàn)。

1 文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 有利于提高工作效率

網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，使人們迅速的進(jìn)入了計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。不論是在生活中還是在工作中，都離不開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)不僅運(yùn)算速度快，而且還能將很多數(shù)據(jù)信息進(jìn)行一個(gè)有效的處理。大家都知道，電子檔案主要是通過光盤作為一個(gè)數(shù)據(jù)傳播的載體，把很多數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存在里面。這也是文書檔案電子信息化管理的一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，人們通過用手來操作各種信息的保管，因此，會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，有些時(shí)候甚至?xí)┑粢恍┲匾畔?shù)據(jù)，不僅會(huì)需要很多人力，更主要的是長(zhǎng)時(shí)間手抄下去，影響工作質(zhì)量與工作效率。電子信息化管理不僅改變了傳統(tǒng)文書檔案管理模式，大大的提升了工作效率與工作質(zhì)量。

1.2 確保文件信息資源傳輸?shù)陌踩蕴嵘?/p>

過去以往文書檔案管理工作中，辦理檔案的傳輸方式都是靠手工抄寫，因此會(huì)導(dǎo)致很多重要檔案信息的流失，甚至經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息傳遞的不及時(shí)，導(dǎo)致需要的信息資源延誤時(shí)有發(fā)生，安全性也不高。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用，對(duì)于傳統(tǒng)文書檔案辦理人員手工抄寫中出現(xiàn)的所有問題都一一給予了解決，不僅能夠確保文檔信息傳輸?shù)陌踩裕拥募皶r(shí)。根本就不會(huì)出現(xiàn)檔案信息的延誤和丟失現(xiàn)象。

與此同時(shí)，文書檔案電子信息管理的優(yōu)勢(shì)還有很多，例如：電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享，信息易于保管等。不僅時(shí)效性高，而且檔案信息還可以多份復(fù)制，真正的拓寬了服務(wù)范圍。

2 文書檔案電子信息化管理工作中存在的一些瓶頸問題簡(jiǎn)析

2.1 文件信息資料的保密性降低了

相對(duì)與傳統(tǒng)文書檔案管理來說，辦理人員手工抄寫雖然浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)也浪費(fèi)了很多人力。但是卻不易于更改。電子信息的介入，辦理人員不僅可以對(duì)檔案信息資料進(jìn)行隨便的進(jìn)入和更改，最主要的是沒有留下任何痕跡。傳統(tǒng)檔案管理模式下，人們可以通過字體來辨別檔案信息資料的變動(dòng)，可以來判斷檔案資料的原貌。而電子信息化管理中每一份電子文件都沒有相關(guān)單位的蓋章和親筆簽名，因此無法辨別真?zhèn)巍Ｋ哉f，電子資料的真實(shí)性不能保證，而且保密性也大大的降低了。

2.2 電子信息檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，致使傳統(tǒng)文書檔案管理模式不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位改革的一個(gè)立足之身。因此，在社會(huì)主義新的社會(huì)形勢(shì)發(fā)展下，對(duì)文書檔案電子信息化管理人員提出了更高的要求。他們不僅要具備專業(yè)的知識(shí)層次，更要通曉計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和一些信息數(shù)據(jù)的傳輸與管理。只有具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和不斷的豐富自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，才能勝任這項(xiàng)工作。但實(shí)際卻遠(yuǎn)不是如此，很多管理人員只是懂得一些計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的操作知識(shí)，缺乏現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，嚴(yán)重缺乏檔案管理計(jì)算機(jī)信息處理復(fù)合型人才。為此說，就算有在先進(jìn)的現(xiàn)代化計(jì)算及設(shè)備，也未能發(fā)揮用武之地。

3 加強(qiáng)與提升文書檔案電子信息化管理的重要舉措

3.1 加強(qiáng)與提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，增加硬件設(shè)施的投入力度，硬環(huán)境是做好檔案建設(shè)的重要基礎(chǔ)，唯有創(chuàng)建良好的硬環(huán)境，工作人員才有工作的信心，業(yè)務(wù)人員的水平才能得到提升。從具體的實(shí)踐來看，唯有強(qiáng)化管理部門的硬件設(shè)施，檔案人員方可通過這些設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)管理水平的提高，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，提高檔案管理的效率。

其次，豐富檔案管理人員的知識(shí)水平.在日常的教育中要采取“自學(xué)為主、培訓(xùn)為輔”的方式進(jìn)行檔案人員的培訓(xùn)，建立終身教育機(jī)制，促進(jìn)檔案人員知識(shí)能力的提高，與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。在日常工作中不斷學(xué)習(xí)，豐富專業(yè)知識(shí)，提高自身知識(shí)能力，在單位內(nèi)部建立激勵(lì)約束機(jī)制，將檔案的專業(yè)水平作為業(yè)績(jī)考核的一項(xiàng)指標(biāo)，激發(fā)員工的積極性。

最后，增加檔案部門與區(qū)域間的合作。想提高檔案管理的水平，必須要加強(qiáng)系統(tǒng)間與區(qū)域間的合作，互相學(xué)習(xí)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，運(yùn)用現(xiàn)有的資源進(jìn)行知識(shí)的更新，同時(shí)采用現(xiàn)代化的科技手段促進(jìn)檔案人員專業(yè)水平的提升。

3.2 加強(qiáng)檔案保管穩(wěn)定性，確保檔案信息安全。

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權(quán)限，只能給相關(guān)人員查看。針對(duì)保密文件，為確保其安全性，還需對(duì)其作加密處理，并限定加密的時(shí)間，保密期后相關(guān)人員才可對(duì)其進(jìn)行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動(dòng)硬盤等保存檔案的載體，同時(shí)在數(shù)據(jù)備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務(wù)器存儲(chǔ)及本機(jī)備份。兩臺(tái)服務(wù)器運(yùn)用RAID5磁盤陣列技術(shù)，儲(chǔ)存全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像。PC機(jī)每天進(jìn)行本機(jī)數(shù)據(jù)備份，每半月所有PC機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，保持各數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)一致，防止由硬盤損壞無法恢復(fù)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象的發(fā)生；二是通過實(shí)物介質(zhì)存儲(chǔ)備份。將全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像儲(chǔ)存在移動(dòng)硬盤中。

4 結(jié)語

隨著科技信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，文書檔案的電子信息化管理已成為事業(yè)單位發(fā)展與生存的必然趨勢(shì)。同時(shí)，電子信息化管理也是事業(yè)單位文書檔案管理的一個(gè)主要便捷途徑。文章已通過對(duì)文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)作了簡(jiǎn)單陳述，同時(shí)也對(duì)電子信息化管理中存在的問題進(jìn)行了闡述與簡(jiǎn)析，我們不能忽略其當(dāng)下存在的問題，一定要通過各種途徑來找出更多的解決對(duì)策。在這里，筆者真誠(chéng)的呼吁，讓我們大家共同關(guān)注事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理工作。在該文的論述與分析中，又不對(duì)或是不完善的地方，請(qǐng)各位同行勇于給予修改意見或建議，筆者會(huì)表示真心的感謝。最后，感謝大家的認(rèn)真閱讀與觀賞。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊勇，劉晶.關(guān)于“文書檔案一體化”的若干認(rèn)識(shí)[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊，2003，21（1）：80-82.

[2] 裴承志，奧多.辦公自動(dòng)化與文書檔案管理[J].中國(guó)冶金教育，2002（2）：50-52.

[3] 周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].內(nèi)江科技，2006（3）：15.

[4] 徐莉.淺談文書檔案的計(jì)算機(jī)管理[J].平頂山師專學(xué)報(bào)，2001，16（2）：103-104.