淺論企業(yè)科技檔案的管理與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性

祖伯琦

[摘 要]本文淺析企業(yè)科技檔案信息化管理的重要性和必要性、企業(yè)科技檔案信息化管理的主要內(nèi)涵，以及企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的措施等。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)科技檔案；信息化管理；數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；重要性

中圖分類號(hào)：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）05-0252-01

1 引言

企業(yè)科技隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，眾多的科技成果、科技資料也不斷涌現(xiàn)出來，從而為企業(yè)科技檔案增多了很大的數(shù)量，像過去傳統(tǒng)的科技檔案管理模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)已不能滿足當(dāng)前科技檔案管理工作的要求，更談不上再轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力了。企業(yè)科技信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理模式，也越來越顯示出它的重要性和必要性。

2 企業(yè)科技檔案信息化管理的重要性和必要性

1）企業(yè)推進(jìn)科技進(jìn)步的需要。當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展實(shí)質(zhì)上就是一種連續(xù)的社會(huì)活動(dòng)，其科學(xué)研究離不開參考、借鑒已有的科研成果；同時(shí)社會(huì)的進(jìn)步離不開科學(xué)技術(shù)的推廣與普及，而科技檔案卻蘊(yùn)含著豐富的科學(xué)知識(shí)、科學(xué)思想、科學(xué)方法、科學(xué)態(tài)度和科學(xué)精神，以及它向公眾傳遞的知識(shí)和信息。所以，至于科技檔案信息化的研究，它對(duì)科技檔案的開發(fā)利用和促進(jìn)科技進(jìn)步都具有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義與深遠(yuǎn)影響。

2）企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是自主創(chuàng)新的需要。在企業(yè)科技活動(dòng)中，繼承和創(chuàng)新則是科技活動(dòng)永恒的主題，而創(chuàng)新又是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的核心與關(guān)鍵。信息則是創(chuàng)新的誘因，科技檔案則是一種重要的科技信息資源，它在科技創(chuàng)新中具有奠定基礎(chǔ)、啟迪思維和激勵(lì)人們不斷探索的作用。因此，我們充分利用科技檔案信息資源，對(duì)于避免科研的低水平重復(fù)、降低科研成本、提高科研效率和建設(shè)新型的自主科技創(chuàng)新體系，這都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，這也是自主創(chuàng)新的迫切需要。

3）企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是加速科研成果轉(zhuǎn)化的需要。企業(yè)將科技檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，并建立科技檔案信息資源共享體系，則能充分體現(xiàn)科技檔案“管理在于利用”的目的，也是提高科技成果轉(zhuǎn)化率和產(chǎn)業(yè)化率的重要手段。只有依靠科技進(jìn)步，才能加快企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益效。

3 企業(yè)科技檔案信息化管理的主要內(nèi)涵

1）科技檔案的概念與內(nèi)涵。它是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)等活動(dòng)中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，簡(jiǎn)捷的說，科技檔案就是在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的一種科技信息及其載體；科技檔案直接記述和反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)過程和實(shí)體，是一種真實(shí)的歷史記錄。在如今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，也是信息化時(shí)代，如何充分開發(fā)科技檔案這個(gè)基礎(chǔ)性的、原生性的信息資源，使其產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，不僅需要做好科技檔案信息資源的開發(fā)工作，也要做好科技檔案管理的信息化工作，以便為企業(yè)再利用。

2）科技檔案信息化管理的主要任務(wù)和目標(biāo)。實(shí)質(zhì)上，它就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等充分運(yùn)用于科技檔案的整理、保存、管理和提供利用等環(huán)節(jié)中，以實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。而其中的科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，則是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。只有加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與應(yīng)用，才能加快推進(jìn)檔案信息資源的整合與共享，以滿足企業(yè)科研工作者對(duì)科技信息的需求，這也是當(dāng)前科技檔案管理工作的最重要的任務(wù)和目標(biāo)。

4 企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的措施

企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上，也是一個(gè)長(zhǎng)期的而又復(fù)雜的系統(tǒng)化工程。它包括各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、檔案信息的組織與存儲(chǔ)、檔案資源的整合與集成、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器和提供數(shù)據(jù)檢索服務(wù)的軟硬件平臺(tái)的建設(shè)，以及開展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的組織和團(tuán)隊(duì)，甚至長(zhǎng)效服務(wù)機(jī)制的形成等。

1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)措施。在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)上，其包括元數(shù)據(jù)格式規(guī)范、管理規(guī)范和業(yè)務(wù)工作制度。①要制定數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與格式規(guī)范，并明確檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)與訪問方法。其中包括各門類數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的組成、結(jié)構(gòu)、描述方式、著錄規(guī)則與要求；各種類型檔案內(nèi)容（其包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結(jié)構(gòu)化信息）的描述方法、格式要求、存取方式，以及訪問機(jī)制等；檔案內(nèi)容與檔案元數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容對(duì)象的分級(jí)存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理、集成共享方式和要求。②要制定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的管理規(guī)范和制度，并確數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中的程序化和規(guī)范化操作方法。它主要包括數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)步驟、方法和要求；數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、離線備份和災(zāi)難備份與恢復(fù)的功能、性能、技術(shù)規(guī)范和管理規(guī)定；數(shù)字化檔案信息的安全管理規(guī)范、備份方式和要求；備份的數(shù)字化檔案信息的管理方法等；檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的原始性保障措施，并規(guī)定如何采用身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、電子簽名等技術(shù)確保檔案的真實(shí)、完整、有效和憑證性作用；數(shù)字化檔案信息的授權(quán)訪問制度，并定義開放檔案、控制使用檔案、涉密檔案的分類存儲(chǔ)和授權(quán)管理與訪問制度。③要制定檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的業(yè)務(wù)規(guī)范和制度。就是說明確接收數(shù)字化檔案信息和開展檔案數(shù)字化加工的工作要求。它主要包括數(shù)字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內(nèi)容、范圍、方式、方法，以及安全保障等。

2）企業(yè)科技檔案信息資源滾動(dòng)建設(shè)措施。在科技檔案信息資源滾動(dòng)建設(shè)上，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的建設(shè)，以及數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合與數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的建設(shè)方面。①數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)則是指存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的軟硬件存儲(chǔ)系統(tǒng)，包括網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備的選型、安裝、調(diào)試和使用。而數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，存取數(shù)據(jù)的軟件平臺(tái)，多門類檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案的確定和實(shí)施，以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的升級(jí)、維護(hù)與持續(xù)服務(wù)的計(jì)劃和工作要求等。至于檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)，主要涉及需求分析、方案確定、設(shè)備的購(gòu)買，以及與服務(wù)器的連接等內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備一般應(yīng)與服務(wù)器的購(gòu)買同步來考慮。多數(shù)服務(wù)器供應(yīng)商可提供存儲(chǔ)解決方案，并能提供服務(wù)器與存儲(chǔ)設(shè)備之間的集成和互聯(lián)。②數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)則是獲取檔案信息的門戶應(yīng)用，它包括檔案內(nèi)容信息、檔案目錄和標(biāo)引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內(nèi)容。對(duì)于著錄系統(tǒng)的建設(shè)，主要是將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范加以實(shí)施，在數(shù)據(jù)入口處將不合規(guī)范的數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數(shù)據(jù)捕獲到數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)之中。③系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出、掛接和規(guī)范性校驗(yàn)的自動(dòng)化數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)，它由技術(shù)支持人員完成的，系統(tǒng)的建設(shè)需要根據(jù)檔案業(yè)務(wù)工作的需求，總結(jié)和預(yù)先定義數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)及自動(dòng)處理規(guī)則。④數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)則是在數(shù)據(jù)處理前，根據(jù)檔案資源管理的需要，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分門別類的整理和規(guī)范化處理，這便于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成與共享。⑤數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)的目的就是提高數(shù)據(jù)的安全性。所以，根據(jù)備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機(jī)備份兩種模式。在數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)中，一要建立實(shí)施備份的軟硬件支撐平臺(tái)系統(tǒng)，二要制定備份的策略和計(jì)劃，并在工作中實(shí)施和維護(hù)。與此同時(shí)，還需要對(duì)備份的數(shù)據(jù)實(shí)行全面的管理，其內(nèi)容不可缺失。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會(huì)信息化程度的提高，企業(yè)科技檔案管理工作也就要融入先進(jìn)的服務(wù)手段和良好的服務(wù)效果?？萍嫉娘w速發(fā)展，科研工作再對(duì)信息資源共享的要求也就越來越高、越強(qiáng)烈，科技檔案的利用也就會(huì)越來越多。而數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用，這就可以使科技檔案在科技發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用和效果，倍顯更加重要。

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