淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

摘要：檔案信息承載著記錄社會發展和人類發展歷程的職責，其在歷史的變遷中起著至關重要的作用，因此，應該對其采取有效的管理措施。隨著新形勢的到來，檔案管理工作應該趨向規范化，從根本上為建設社會主義體制保駕護航。本文主要通過淺述目前檔案管理工作中存在的一些問題，從而探究如何規范檔案管理工作的相應措施。

關鍵詞：檔案管理新形勢規范化

無論是一個企業還是事業單位，其在長期的發展中必定會產生大量的檔案資料，這就意味著檔案管理工作量相當繁重，那么就極易出現管理錯漏和管理不規范等現象。在新形勢下，規范化的檔案管理工作不僅可以記錄企業的發展歷程，還可以為決策者在制定戰略方針時提供有力的參考價值，從而推動企業的發展和滿足現代社會的需求。因此，在新形勢下，檔案管理工作應該趨向于規范化，通過完善檔案管理工作的規章制度，制定完善的管理方案以及優化科學的管理方法來提高檔案管理工作的規范水平。

一、新形勢下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案資料缺損

新形勢下，檔案管理工作中最為突出的問題就是檔案資料缺損，這也是無法避免的現象，一個企業或者事業單位的檔案量十分繁重，傳統的手工管理方式根本無法滿足管理需求，因此，檔案資料出現缺損已經不能引起管理人員的重視。這種現象在企業的檔案管理工作中尤其突出，企業對于檔案管理工作本身就不那么重視，同時企業的相關文件量大且瑣碎，管理起來更加繁瑣，管理人員在管理過程中操作不規范，那么就極易出現檔案資料缺損。

（二）檔案管理工作制度不完善

目前，我國對于檔案管理工作還是不夠重視，最主要的原因是其沒有意識到檔案管理工作在社會發展歷程中的重要性，無論是企業還是事業單位都，還未在檔案管理這一方面建立完善的管理制度。若沒有單獨的管理制度去約束和規范檔案管理工作，那么管理工作就無法嚴格地執行相關地程序，甚至有的企業還未形成專門的檔案管理部門，只是特派幾名后勤員工偶爾管理一下檔案資料，這樣肯定會給檔案管理工作造成極大的消極影響，從而導致檔案管理工作失去真正意義[1]。

（三）檔案管理人員素質不高

在人們的意識中，檔案管理工作難度不大，只需要對檔案資料定期進行整理和匯總，任何人都可以勝任這項工作，正是這種消極思想才阻礙了我國檔案管理工作的健康發展。目前，我國從事檔案管理工作的人員幾乎沒有經過專門的教育和培訓，甚至沒有接受過高等教育的熏陶，因此，他們不具備科學、系統、規范的管理方法，在實際檔案管理工作中會出現各種各樣的疏漏和差錯。

二、新形勢下檔案管理工作的規范化措施

（一）完善檔案管理工作的規章制度

若要促使檔案管理工作趨向規范化，首先要確保檔案管理工作的正常秩序，建立完善的規章制度，為提高檔案管理工作的合理性、規范性和科學性提供有力保障。雖然我國法律已經在檔案管理工作方面有所涉及，但是隨著社會的發展，檔案種類以及管理手段都在不斷地發生變化，因此，檔案管理模式也要相應地進行改革創新。檔案管理人員應該嚴格遵守規章制度，通過不斷地學習來提高自身素養，增強法律意識、緊迫感和責任感，通過規章制度中的相關法律規范，來確保管理工作的規范化和自身行為的合法化。管理高層要根據企業或單位檔案管理工作的實際情況，來制定因地制宜的管理方案，并且運用嚴格的規章制度來監督和考核，確保檔案管理工作對社會發展發揮最大效益[2]。

（二）制定符合新形勢需求的檔案管理方案

目前，實現新形勢下檔案管理工作的改革創新是管理人員最為重要的任務。首先，要增強檔案管理人員的服務意識和服務質量，其次通過開展專業技能和管理能力的培訓活動，提高管理人員的知識儲存量和專業素質，最后再優化管理手段，用現代化高科技代替傳統手工操作，不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以降低出錯率。信息化管理是目前最為熱門也最便捷的管理方式，但是其也有一定的安全隱患，因此，在管理過程中管理人員一定要加強保管的安全性，確保檔案的完整和真實。

（三）采用科學的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作主要是服務于國家和社會，通過檔案管理工作的優化，不僅可以推動社會的和諧發展，還可以促進國家經濟的增長。例如，政府可以通過翻閱檔案資料來分析和總結社會發展歷程，從而從中提煉出發展要素，在日后的政策制定中可以有效地參考這項價值。企業則可以通過分析檔案資料來探索市場經濟的發展規律，從而預測市場經濟的未來走向，并且為企業制定可持續發展方針。檔案管理人員一定要明確自身的職責，將檔案的合理價值發揮到最大，通過先進的管理技術和科學的管理方法來完成一系列的收集、整理、保管等工作。在科學的管理方法中要有所側重，并且在管理過程中，對于價值珍貴的資料要進行特殊保管，還要進行復制和備份處理，同時原件也不得外借，避免珍貴文獻的損失[3]。

（四）提升檔案管理人員的素質

若要促進檔案管理工作的規范性，應該從根本上加強檔案管理人員的專業素質和管理水平，只有管理人員的專業素質滿足新形勢的發展需求，才能進一步確保檔案管理水平的提高。首先，在檔案管理人員招聘時應該注重素質和能力考核，最好有相關的管理培訓經驗，同時對于現代化的高科技也要有所了解和掌握。

綜上所述，檔案管理工作對于企業或者社會的發展都是至關重要的，首先，我們應該充分意識到檔案管理工作的重要性，其次再通過制定完善的規章制度來規范日常管理工作，最后還要結合先進的管理技術和管理方法來實現檔案管理工作的改革創新。

參考文獻

[1]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].論道.2014（17）：133-134.

[2]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].中國高新技術企業.2015（07）：45-46.

[3]馬艷.新形勢下檔案管理工作的規范化研究[J].才智.2013（21）：88-90.

作者簡介

劉俊華（1973.8-）女，漢族，山東省-城縣糧食局大專學歷，研究方向檔案管理。