淺談技校檔案管理信息化建設

農青杰

摘要：新時期信息化高速發展，對學校檔案管理工作也提出了新的要求，檔案管理信息化可以大大節約管理成本和實踐，本文以技校檔案管理信息化為研究重點，分析了檔案信息化管理的好處，并對檔案信息化建設的實現提出了一些可行性建議，旨在促進我校的發展、提升技校檔案服務水平。

關鍵詞：技校檔案管理信息化

學校的檔案工作是教育事業的重要組成部分，在學校日常管理中的作用至關重要，檔案管理工作不僅可以反映和維護學校歷史真實面貌、還可以服務于教學、為學校經濟建設提供幫助。近年來，隨著計算機的普及，信息化發展越累越迅速，這對我們學校的檔案管理提出了一個不可忽略的問題，即信息技術在檔案管理中的運用。計算機信息系統的運用，在很大程度上可以提高工作效率和工作質量，而且還可以幫助檔案管理在技校整體管理工作中發揮更好的作用。所以，提高學校檔案管理水平要求我們必須加強實現檔案信息化建設。

一、檔案信息化管理系統的好處

第一，數字化檔案信息可以解除時間和空間的限制，管理者或者使用者不管在何時何地都可以利用一臺能聯網的電腦來進入檔案管理系統，這在很大程度上可以節約時間，提高工作效率，也有利于查閱所需的檔案信息。

第二、檔案管理信息化可以使檔案管理工作進入良好循環，進入一個新的發展時期，這種良好的工作環境可以為檔案管理人員節約更多的工作時間，使他們有充足的時間去進行編研工作，有利于開發檔案資源，加速檔案管理信息化的發展。

第三、檔案管理信息化可以使學校檔案工作變得更加方便快捷、提高工作效率。檔案信息數字化可以幫助檔案及時歸檔，盡快地發揮利用價值。再者學校的文書處理部門可以將收文或者發文都上傳到網上，然后大家根據自己的權限去傳閱相關文件，并備注好處理意見，這樣在年終歸檔時，就可以只向檔案室移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案室減少了以往的收集、整理、歸檔的繁瑣的工作。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案室的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。

第四、校園網中各類數據庫的建立，有利于各類數據的統計與共享，可以增加歸檔數據的準確性和及時性。尤其我們校內的管理對象較多，流動性也比較強，學生畢業、新生入學、教職工的入職、退休和調離，這些情況要想統計準確，按照傳統的方法只能在歸檔后才能查清，但是數字化的檔案管理可以做到及時準確的統計，實施反映當前的情況。

第五、實現檔案管理信息化，就可以憑借檔案管理系統的巨大容量儲存更多的數據，并且還能實現所有學生教師檔案管理的高效化，提高檔案信息的安全性。使用計算機管理檔案，可以實現檔案信息的數字化，相比較傳統的紙質檔案，電子檔案以磁盤作為儲存載體，可以為我們的日常工作帶來更多的便利，有利于查詢和調取，提高工作效率的同時節約了資源，降低了檔案成本。

二、實現檔案信息化建設的途徑

第一、提高認識，加強領導。校領導對檔案工作的態度，直接影響著檔案工作的開展，有些領導對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識。為只要按時歸檔，不丟檔案，不少檔案，檢查不出問題即可，再加上技校學校本身招生就沒那么簡單，相對來說學校經濟狀況也稍遜色，在檔案管理方面投入不大，致使檔案工作勉強維持現狀，甚至處于落后狀態。實現檔案信息化，必須提高認識，加強領導，把這一工程列入議事日程，擺上重要位置。

第二、加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員的自身素質。為保證檔案信息化能夠快速發展，就需要建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業知識，在短時間內提高檔案管理人員的素質。就要加強對現有檔案管理人員繼續學習的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及檔案管理系統軟件知識的學習與掌握。隨著檔案管理的信息化建設的發展，檔案管理人員還要加強專業素養，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業知識，又可以適應信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為學校檔案的管理與服務水平提高提供保證。檔案工作是一項業務性很強的工作。檔案工作人員不但應該具備必要的政治、思想素質外，還必須具備較扎實的檔案理論基礎知識和較系統的檔案專業知識，既要懂得檔案學的自身規律，又要掌握一定的和本專業有關的相關學科知識，做到勤于學習，一專多能，才能滿足檔案工作發展的需要。要培養檔案工作人員對檔案事業的熱愛之情。檔案工作是一項服務性的工作，它在教育事業發展中的作用，常常由于它的潛在性使人們不能立刻了解。由于檔案內容的廣泛性，要想 全面地掌握它也絕 非易事。因此，想要在檔案事業上取得一定的成績，就必須要熱愛檔案事業，淡泊名利，甘于奉獻，以百折不撓的毅力和獻身事業的精神，努力學習，加倍工作，用辛勤勞動實現自己的崇高理想。

第三、加大投入。信息化建設需要投入很大資金，如電腦、打印機、復印機、掃描儀、投影儀、網絡以及應用軟件系統等。要利用計算機技術、掃描復制技術、聲像錄制技術等，提高檔案工作的工作效率和質量。要實現辦公自動化，配合政府，無紙化辦公，網絡的實現，盡快 完善完備各種條件，并且解決好辦公自動化過程中檔案工作將遇到的新問題，使檔案工作適應新形勢的需要，滿足學校各方面工作對檔案工作的要求。建設一個現代化的檔案管理基礎設施，必須資金投入作保證，只要領導重視，加大投入，加強管理。我校檔案信息化建設一定能夠上升到一個新的層次和水平。

三、結束語

加強技校檔案管理信息化建設是技校檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代華的客觀需求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。我們應善于在實踐中總結經驗，吸取教訓，逐步形成適合我們學校檔案信息化建設的一套理論，理論與實踐并進，不斷推動技校學校檔案信息化建設穩步向前發展。

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