淺談技校檔案管理信息化建設(shè)

農(nóng)青杰

摘要：新時期信息化高速發(fā)展，對學(xué)校檔案管理工作也提出了新的要求，檔案管理信息化可以大大節(jié)約管理成本和實踐，本文以技校檔案管理信息化為研究重點，分析了檔案信息化管理的好處，并對檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)提出了一些可行性建議，旨在促進我校的發(fā)展、提升技校檔案服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：技校檔案管理信息化

學(xué)校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，在學(xué)校日常管理中的作用至關(guān)重要，檔案管理工作不僅可以反映和維護學(xué)校歷史真實面貌、還可以服務(wù)于教學(xué)、為學(xué)校經(jīng)濟建設(shè)提供幫助。近年來，隨著計算機的普及，信息化發(fā)展越累越迅速，這對我們學(xué)校的檔案管理提出了一個不可忽略的問題，即信息技術(shù)在檔案管理中的運用。計算機信息系統(tǒng)的運用，在很大程度上可以提高工作效率和工作質(zhì)量，而且還可以幫助檔案管理在技校整體管理工作中發(fā)揮更好的作用。所以，提高學(xué)校檔案管理水平要求我們必須加強實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

一、檔案信息化管理系統(tǒng)的好處

第一，數(shù)字化檔案信息可以解除時間和空間的限制，管理者或者使用者不管在何時何地都可以利用一臺能聯(lián)網(wǎng)的電腦來進入檔案管理系統(tǒng)，這在很大程度上可以節(jié)約時間，提高工作效率，也有利于查閱所需的檔案信息。

第二、檔案管理信息化可以使檔案管理工作進入良好循環(huán)，進入一個新的發(fā)展時期，這種良好的工作環(huán)境可以為檔案管理人員節(jié)約更多的工作時間，使他們有充足的時間去進行編研工作，有利于開發(fā)檔案資源，加速檔案管理信息化的發(fā)展。

第三、檔案管理信息化可以使學(xué)校檔案工作變得更加方便快捷、提高工作效率。檔案信息數(shù)字化可以幫助檔案及時歸檔，盡快地發(fā)揮利用價值。再者學(xué)校的文書處理部門可以將收文或者發(fā)文都上傳到網(wǎng)上，然后大家根據(jù)自己的權(quán)限去傳閱相關(guān)文件，并備注好處理意見，這樣在年終歸檔時，就可以只向檔案室移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案室減少了以往的收集、整理、歸檔的繁瑣的工作。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案室的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號，整理上架。

第四、校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫的建立，有利于各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與共享，可以增加歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。尤其我們校內(nèi)的管理對象較多，流動性也比較強，學(xué)生畢業(yè)、新生入學(xué)、教職工的入職、退休和調(diào)離，這些情況要想統(tǒng)計準(zhǔn)確，按照傳統(tǒng)的方法只能在歸檔后才能查清，但是數(shù)字化的檔案管理可以做到及時準(zhǔn)確的統(tǒng)計，實施反映當(dāng)前的情況。

第五、實現(xiàn)檔案管理信息化，就可以憑借檔案管理系統(tǒng)的巨大容量儲存更多的數(shù)據(jù)，并且還能實現(xiàn)所有學(xué)生教師檔案管理的高效化，提高檔案信息的安全性。使用計算機管理檔案，可以實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案以磁盤作為儲存載體，可以為我們的日常工作帶來更多的便利，有利于查詢和調(diào)取，提高工作效率的同時節(jié)約了資源，降低了檔案成本。

二、實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的途徑

第一、提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)。校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的態(tài)度，直接影響著檔案工作的開展，有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。為只要按時歸檔，不丟檔案，不少檔案，檢查不出問題即可，再加上技校學(xué)校本身招生就沒那么簡單，相對來說學(xué)校經(jīng)濟狀況也稍遜色，在檔案管理方面投入不大，致使檔案工作勉強維持現(xiàn)狀，甚至處于落后狀態(tài)。實現(xiàn)檔案信息化，必須提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，把這一工程列入議事日程，擺上重要位置。

第二、加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。為保證檔案信息化能夠快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識，在短時間內(nèi)提高檔案管理人員的素質(zhì)。就要加強對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學(xué)習(xí)與掌握。隨著檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為學(xué)校檔案的管理與服務(wù)水平提高提供保證。檔案工作是一項業(yè)務(wù)性很強的工作。檔案工作人員不但應(yīng)該具備必要的政治、思想素質(zhì)外，還必須具備較扎實的檔案理論基礎(chǔ)知識和較系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，既要懂得檔案學(xué)的自身規(guī)律，又要掌握一定的和本專業(yè)有關(guān)的相關(guān)學(xué)科知識，做到勤于學(xué)習(xí)，一專多能，才能滿足檔案工作發(fā)展的需要。要培養(yǎng)檔案工作人員對檔案事業(yè)的熱愛之情。檔案工作是一項服務(wù)性的工作，它在教育事業(yè)發(fā)展中的作用，常常由于它的潛在性使人們不能立刻了解。由于檔案內(nèi)容的廣泛性，要想 全面地掌握它也絕 非易事。因此，想要在檔案事業(yè)上取得一定的成績，就必須要熱愛檔案事業(yè)，淡泊名利，甘于奉獻，以百折不撓的毅力和獻身事業(yè)的精神，努力學(xué)習(xí)，加倍工作，用辛勤勞動實現(xiàn)自己的崇高理想。

第三、加大投入。信息化建設(shè)需要投入很大資金，如電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、投影儀、網(wǎng)絡(luò)以及應(yīng)用軟件系統(tǒng)等。要利用計算機技術(shù)、掃描復(fù)制技術(shù)、聲像錄制技術(shù)等，提高檔案工作的工作效率和質(zhì)量。要實現(xiàn)辦公自動化，配合政府，無紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)，盡快 完善完備各種條件，并且解決好辦公自動化過程中檔案工作將遇到的新問題，使檔案工作適應(yīng)新形勢的需要，滿足學(xué)校各方面工作對檔案工作的要求。建設(shè)一個現(xiàn)代化的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，必須資金投入作保證，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入，加強管理。我校檔案信息化建設(shè)一定能夠上升到一個新的層次和水平。

三、結(jié)束語

加強技校檔案管理信息化建設(shè)是技校檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代華的客觀需求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。我們應(yīng)善于在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，逐步形成適合我們學(xué)校檔案信息化建設(shè)的一套理論，理論與實踐并進，不斷推動技校學(xué)校檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步向前發(fā)展。

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