事業單位人事檔案管理信息化建設的思考

付永輝

摘 要 事業單位是推動我國社會穩定發展的重要組織，在我國社會主義建設當中發揮著不可替代的作用。在事業單位正常營運過程中，人事調動及檔案更新時有發生，這就需要事業單位檔案管理人員加強人事檔案的信息化建設，以方便人事檔案的查閱和調用，充分發揮人事檔案管理的作用。對此，本文探討了事業單位人事檔案管理信息化建設的意義，提出了相關建設對策，以期能夠有效提升事業單位人事檔案管理水平。

關鍵詞 事業單位 人事檔案 信息化建設

人事檔案是對個人資料、工作情況、政治面貌等的記錄，是事業單位選拔和任用人員的重要參考依據。當前，我國的事業單位在營運當中或多或少借鑒了企業運作模式，這讓單位內部結構及業務運作得到了完善，并對人事檔案管理工作提出了新的要求。部分事業單位在人事檔案管理工作具體開展過程中，成立了相關責任部門及研究小組，對人事檔案資源深入挖掘，使之得到充分利用，進一步提升了人事檔案資源的利用率。但有些單位在人事檔案管理過程中，依然遵循傳統模式，主要以紙質檔案為主，這不僅加大了檔案管理人員的工作量，還致使信息更新不及時、信息調閱不方便、信息共享程度低，大大降低了人事檔案的利用率，未能充分發揮檔案管理的重要作用，且一旦出現紙質檔案丟失或缺損，會對職工權益造成嚴重影響。因此，加快事業單位人事檔案管理的信息化建設十分必要。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

信息時代的到來，各行各業都開始大量引進和應用信息技術來開展工作，事業單位的人事檔案管理也面臨著管理方式的革新，將信息技術與檔案管理相結合，建立信息化的人事檔案管理系統，成為了事業單位人事檔案管理工作的重中之重。總體來看，事業單位人事檔案管理信息化建設具有如下重要意義：

第一，有利于簡化歸檔流程，提高檔案管理工作效率。利用信息技術對人事檔案進行分類和歸檔，可按不同類型將人事檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進行相關數據的錄入后，以傳統案卷方式整理歸檔，并注明“傳統處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據事業單位人事檔案管理的規定，統一轉化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進行相關信息錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎。此外，檔案的信息化建設不僅能夠保證檔案的完整性，有效節省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，提高人事檔案管理工作效率。

第二，有利于減少管理成本。事業單位對人員信息的調查了解較為嚴格，覆蓋面較廣，人事檔案信息包含人員的各種資料，這就使得傳統的紙質檔案信息資料較多，需占用較大存儲空間，并需對這些檔案資料進行防火、防潮、防蟲、防霉變等各種管理，需投入的管理成本較高。而人事檔案管理實現信息化建設之后，上述問題則不會出現，僅需做好資料備份和計算機安全維護即可，能有效減少人事檔案管理成本。

第三，能夠實現檔案的多樣化管理。事業單位的傳統紙質檔案多以文字記錄和照片記錄等形式存在，檔案資源信息保存方式較為單一，許多有用信息不能及時記錄保存。而人事檔案的信息化建設能以音頻、視頻、圖片等各種形式記錄和儲存人員的各類信息，實現人事檔案資料的多樣化存儲，更好地豐富人員信息資料，為事業單位人員的選拔工作提供有效參考。

二、事業單位人事檔案管理信息化建設的對策

事業單位人事檔案管理必須確保內容的絕對真實與全面，不僅要及時剔除無效、虛假信息，確保信息真實，還應擴大存檔范圍，將個人可公開信息分類存儲，建立與需求對應的人才數據庫，為單位人才選用提供最全面、準確的信息憑據。具體實踐中，筆者就事業單位人事檔案管理信息化建設提出幾點對策，分析如下：

（一）強化檔案信息化管理意識，夯實管理人員專業基礎

事業單位人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業知識的基礎上，還要全面學習并掌握相關信息技術，樹立信息化管理意識，積極參加檔案管理學術交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于信息化建設的工作實際，設定明確、可行的人事檔案崗位職責，健全人事檔案資料安全管理權責機制和檔案資料安全個人責任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下有序開展，落到實處。

（二）健全檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱的效率

事業單位人事檔案數據來源非常廣泛，推行跨系統查詢操作，以極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結合單位實際，建立與之相匹配的綜合業務檔案數據庫，以實現人事檔案的動態、實時更新與維護。比如，可將各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善人事檔案規范管理，提高單位整體工作效率。

（三）以實際需求為導向，加大數字化設施投入力度

事業單位人事檔案信息化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備。因此，單位需結合實際發展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障信息化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際為依據設計人性化、科學化的檔案信息化管理系統，實現人事檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，能使人事檔案管理由被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。

（四）加強制度建設，完善人事檔案信息化管理制度

事業單位人事檔案管理工作的完善還需單位其他部門的積極配合，畢竟人事檔案更新速度快，且信息資料多而雜，僅靠檔案部門一己之力很難做到資料收集的及時與全面。對此，事業單位領導應會同各部門管理人員擬定規范的《人事檔案信息化管理制度》，如要求人事部門對新進人員信息按照規范的電子文檔進行填寫，再傳送給檔案部門保存，其他部門對于人員的最新信息（如受到的行政處罰等）也需按統一的電子表格進行信息填寫，并及時交給檔案部門歸檔管理。如此，將實現人事檔案信息的規范化管理，提高工作效率。

三、結語

檔案管理的信息化建設是大勢所趨，但在信息化建設的過程中，事業單位人事檔案管理人員還需增強安全管理意識，及時解決網絡安全問題，避免因人事檔案信息資料的泄露而給相關人員帶來不必要的麻煩。此外，事業單位人事檔案管理人員還應努力提高業務能力，熟悉人事檔案管理規章制度，加強與各部門的合作交流，以保障人事檔案的規范化管理，切實提高工作效果。

（作者單位為吉林省交通運輸廳瀝青儲運站）

參考文獻

[1] 郭婷婷.提升事業單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業，2016（01）.

[2] 田潔.事業單位人事檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2016（07）.

[3] 宋穎.人事檔案的數字化管理模式研究[J].決策與信息，2016（8）.

[4] 張金金.淺析人事檔案信息化管理的策略[J].黑龍江史志，2015（14）.