論一體化質量管理體系的實施

藍玉丹

摘 要：自從工業生產至今，行業生產的質量管理標準應用也在隨時代的發展不斷增多，為在多個質量管理體系建立、運行和持續改進的過程中，減少工作的交叉、重復和資源浪費，提高管理效率和效益，本文主要討論一體化管理體系的背景、策劃、文件編制和實施運行步驟。

關鍵詞：質量 管理體系 一體化

一、引言

隨著全球化經濟的發展，工業企業的增多，市場競爭越來越激烈， 顧客對質量的期望越來越高，通過第三方認證作為提高企業管理水平和信譽的一種手段，已經被越來越多的企業所接受。為此， 現在有很多企業都建立起一個或多個管理體系。針對這一情況，認證界首先提出了認證標準聯合實施審核的問題，而企業界也對建立一體化管理體系反映強烈。由此看出，構筑一體化管理體系，適應企業提高競爭力的需要，已經成為認證界和企業界共同研究與開發的一個課題。一體化管理體系就是將兩種或兩種以上管理體系經過整合形成的綜合管理體系，根據其中包含的管理體系種類數目，可依次稱為二元、三元或多元一體化管理體系。以下是本公司在建立、實施與維護多個質量管理體系過程中在的一點體會。

二、策劃

一體化質量管理體系的策劃主要包括三方面工作，一是策劃建立質量管理體系的目標及建立各階段完成的時間截點，二是組織落實相關方，三是確定體系文件等級及組成。

建立質量管理體系的目標主要是確認本公司所要認證的質量體系的數量，包括ISO9001、IRIS、AS9100、TS16949等質量體系，這些質量體系要統一歸納至公司的一體化質量體系中。在沒有建立任何質量體系的基礎上，我公司首先建立了ISO9001體系，后續逐漸將其它體系一體化到最初建立的體系中。在每次的體系一體化過程中，我公司首先進行了一系列的階段策劃，包括小組的建立、人員的培訓、文件的編制等階段。

組織落實首先是任命一體化質量管理體系管理者代表，由管理者代表負責與質量體系有關的外部聯絡工作，以及協調內部體系的建立和運行工作；其次在管理者代表的帶領下成立一體化管理體系小組，即從各部門選一名骨干人員組織體系推進小組，從而分配建立和實施質量體系的綜合性工作。

體系文件等級及組成主要是確認本公司體系文件的層次及編號規則。本著少而精的原則，我公司采取了四層次結構，即一本手冊、若干程序文件、大量作業指導書，以及相關記錄表格組成。本文第3 部分詳細介紹一體化文件的編制方法。

三、文件的編制與控制

體系的建立依賴領導者的承諾和廣大員工的參與，在建立體系初期， 因廣大員工對體系的要求不清楚。因此，在體系文件的編寫之前我公司制定了全員培訓計劃，聘請了咨詢公司的培訓師對全公司員工進行了各種質量體系標準的培訓，使各級人員充分認識各體系的重要性， 對各體系有一個初步的了解。但由于一個人無論無論如何也不能完全了解公司的所有部門的各項工作， 因此我公司在體系文件編寫之前，首先識別了我公司的各個過程，包括生產過程、支持過程、管理過程，然后按過程責任分配文件的編制，由過程主管部門編制各自過程的文件，由過程相關部門參與文件的評審。

在體系的建立初期，我公司首先根據ISO9001標準的要求編制了適合我公司的體系文件，其次，我公司在原有的文件基礎上逐步根據IRIS、AS9100、TS16949等質量體系標準的要求在原有的基礎上增加這些體系的特殊要求，盡可能的將幾個體系的要求融合一起，若有不能融合的地方，我公司在《質量手冊》及《文件控制程序》中規定用斜體、方框、下劃線等方式將其特殊要求區分開來，這樣可以減少文件的數量，以及減少在生產過程中使用不恰當文件的情況出現。例如統一的文件控制程序、記錄控制程序、內部審核程序、管理評審程序、設計開發程序、崗位職責、統一的操作規程等。當然，有些要求是其它體系所沒有，那么我們就要單獨編制文件，比如LCC管理程序、RAMS管理程序、老化管理程序等。

對文件的控制方面，如果不統一融合文件， 那么我公司管理體系的文件量就會非常的多， 一份文件可能要發幾份甚至幾十多份， 文件的復印、發放及修改等的工作量相當大， 并且浪費紙張。因此， 在發放文件時，紙質版的文件只發到使用部門，電子檔文件將上傳至公司OA系統的專用體系文件夾中，這樣既能減少文件的發放量，節省大量的時間和紙張， 又能避免文件改版后回收舊版的工作量。當然，電子檔的文件也是有控制，只有管理體系相應的成員才可以上傳和修改OA中的文件，其它人員只能瀏覽文件，不能修改和下載。

四、內審及日常檢查

1.內審。一體化質量管理體系內審是一體化管理體系運行中的重要環節。是組織對體系進行自我評價和自我完善，確保其持續改進的有效手段之一。內審環節包括審核前的確定審核的范圍、審核依據，編制內審計劃、編制內審檢查表，實施內審，到審核完成后關閉所發現的不符合項。以我公司為例，首先，我公司每年在實施內審前，體系管理小組會確認好內審的范圍、依據，按公司識別好的過程編制內審計劃，安排內審員按過程方法編制內審檢查表；其次，實施內審，在實施內審的過程中我公司要求審核的內容需涵蓋內審策劃的所有體系的條款和要素，在抽樣檢查的時候也要抽取不同體系的多個樣本。最后，關閉內審不符合項。在關閉不符合項的過程中，我公司采取了5why的分析方法，要求不符合項整改部門必須將原因分析至根本原因，然后整改，避免問題再發生。一體化質量管理體系包含兩個或兩個以上的體系的融合，其內審對內審員的要求較高，內審員必須熟悉各個體系的統一要求及特殊要求，所以內審時所選擇的內審員需經過各個體系標準及內審員的培訓，并熟悉公司個體系的相關規定，有能力編制內審檢查表及能夠深入的審核。另外，為更好的開展內審活動，我公司還制定了內審員管理辦法，并從各部門抽取了一批骨干作為固定的內審員，每年對內審員進行相關內容的培訓。為了調動內審員的積極性，公司每月還固定給所有的內審員發補貼，且每次參與活動的內審員也給予相應的獎勵。

2.日常檢查。建立質量管理體系是為使公司更好的符合國際ISO9001、IRIS、AS9100、TS16949等標準的要求，提高公司的管理水平，從而使公司的管理制度化，人員的工作規范化，因而使生產穩定化，并在持續改進中提高產品的質量。但為了避免其它體系成為ISO9001的附屬品或一種表面形式。除了標準要求執行的檢查活動外，我公司開展了一系列日常檢查活動。如實施四級工程審核，第4級審核由班組執行，每班將在班前根據編制好審核表進行逐項檢查；第3級工程審核由生產工程師執行，生產工程師每周要對所有的生產工序進行一次符合性審核；第2級工程審核由工藝技術部門執行，工藝工程師每月要對所有的工序進行審核；第1級工程審核由體系推行小組組織工藝工程師、生產工程師、維護工程師共同執行，于一年內對所有的工序進行一次審核，當然第1級審核也是有計劃的進行，比如哪個月要審核哪個工序，這樣可以有效的開展審核工作，避免統一在同一時間審核時的倉促性。

當然除了4級工程審核，我們還開展了每月一次的返回料標識存儲檢查、工藝紀律檢查、每兩年一次的文件符合性審核等等一系列的檢查活動。另外，針對各種檢查活動，我公司也制定了相應的獎懲制度，已保證活動的有效開展。

五、建立一體化質量管理體系應注意的問題

1.公司高層及各部門領導一定要重視一體化質量管理體系的建立、運行和持續改進。在體系的建立初期，我公司曾出現過個別部門領導未很好的重視一體化質量團里體系的運行，導致該部門在每次檢查中都發現某項漏洞。

2.一體化質量管理體系產品及其所涉及的過程范圍應一致。

3.體系文件要以適宜、方便、有效為主，根據公司的實際情況不強求合編。如我公司針對不同體系的特殊要求就單獨編制指導性文件，避免了所有產品都必須按該體系的特殊要求執行的結果，減少人力、物力。

4.盡可能培養“復合型”內審員，以利于解決各體系的接口問題，提高體系運行的有效性。特別是當一體化質量體系在開展內審活動時，可避免需多次進行內審的復雜性。

5.一體化管理體系的建立要與公司其他現代管理方法相融合，力爭相輔相成，將體系落地化，實打實的按體系要求開展工作，而不是體系一套，實際運行又是一套。

參考文獻：

[1]楊啟善、王志剛、鞏毅明. 建立和實施一體化管理體系的方法（上）.信息技術與標準.2003年第4期.

[2]談淑瓊.《造紙科學與技術》2005年第24卷第1期.