論基于信息資源共享的高校檔案管理模式重構

摘 要 在社會經濟高速發展背景下，傳統檔案管理模式已經無法適應人們提出的多樣化檔案信息需求，就目前來看，我國高校檔案管理還存在重視程度不夠、投入不足，以及難以實現檔案信息資源共享等問題，不僅影響著各項檔案管理工作的高效、有序落實，也會在一定程度上對高校各方面發展產生種種制約，因此，必須要重視管理模式的優化應用。

【關鍵詞】信息資源共享；高效檔案管理；模式重構

在信息時代高速發展背景下，人們的信息需求量也隨之不斷增加，這也為信息資源共享管理模式的產生、應用創造了良好條件，在此背景下，通過對高校檔案管理模式做出進一步優化，不僅能夠大幅度提升工作質量與效率，也能夠熊成較為完善的信息傳輸過程，構建更科學的信息控制系統，將檔案管理工作的完整性、科學性與現代化，以及規范性等特點從分體現出來，從而為院校決策、發展提供有力支持。

1 信息集成模式

就目前來看，各高校之間對于信息資源的共享程度還有待提升，一直都存在較為嚴重的檔案資源浪費現象，因此，基于信息資源共享背景下，對于信息集成模式的構建，也逐漸成為了高校檔案管理模式重構中不可忽視的一項工作，也是最為關鍵的一個環節。基于信息資源共享不斷完善背景下，信息集成體系的構建，既可以為各高校科學共享信息資源創造良好條件，也能夠為各項管理工作的有序落實提供有力支持。

在新形勢背景下，很多高校都逐漸重視起了自身檔案信息共享建設工作的有效開展與完善，為信息資源共享積累了豐富經驗。但是由自身、外界條件等方面的種種影響，很多高效之間信息工程的集成體系的構建經常會流于表面形式，或者是一直處于停滯不前的狀態。再加上各高校對于資源信息系統、軟件的具體運用都存在不同程度的差異，進而導致在信息資源共享前提下，高校檔案信息集成體系的構建與發展存在較為顯著的不完整性。

對此，相關工作人員可以通過不斷豐富信息集成體系，促進檔案系統的信息資源化發展，為信息資源共享提供有力的物質基礎，促進其可操作性的不斷提升。針對集成體系的不斷完善來講，既要從不同層面不斷加強各高校之間的密切聯系，還要進一步更新信息系統、檔案管理模式，只有這樣才能夠實現兩者間的科學統一，從而為高校檔案管理模式的重構與科學實施提供有力支持。

2 信息服務模式

從經濟層面來講，基于信息資源共享的檔案信息服務體系的構建與完善，能夠為高校檔案的科學管理、資源合理配置提供有力支持，實現更具體化的社會共享，促進其管理水平、信息資源共享程度的不斷提升，提供更優質的服務。從高校自身角度來講，通過完善檔案信息采集過程，并通過相關財力、物力等資源的有效加工，最終得到的信息資源共享，在高校檔案管理中可以發揮出更大的增值效果。 同時，對于高校檔案的處理、完善工作的具體落實也要給予足夠重視，這樣不僅可以構建出更科學、強大的信息服務體系，也能夠使得社會、高校內部的信息資源共享管理模式得到進一步優化。此外，從共享信息的使用者層面來講，針對不同使用者，檔案管理部門應給予相應的跟蹤調查，二次分流相關信息，以此來不斷完善服務體系，進而為使用者提供更優質的服務。

3 用戶反饋模式

針對基于信息資源貢獻的高校檔案管理模式重構來講，在具體實施中，讓檔案用戶提出自己意見、建議是至關重要的，為此，應重視、加強用戶反饋模式的構建與完善。在具體構建中，主要是基于現有信息共享，不同用戶在使用后，結合自身實際需求提出的一系列建議來實現的。相關管理部門應結合相關反饋信息，對用戶的建議給予及時回復，并在此過程中逐漸形成較為適用、理想的反饋機制。

比如，可以全面分析、總結高校畢業生針對相關專業設置的一系列反饋材料，以及高校相關專業的具體設置，以此來明確是否能夠滿足市場經濟的各項發展需求，也為高校今后的各項調節提供有力參考。同時，也可以跟蹤、記錄各項專業科研活動，并給予綜合分析，結合其分析結果給予恰當調整。此外，通過分析畢業生反饋情況，可以更客觀的評價高校檔案管理的各項利用工作，并將其視為開發、管理相關信息的原始數據，以此來將各項管理工作的實效性、針對性充分體現出來。

4 數字化管理模式

基于信息資源共享來構建完善的數字化管理系統，能夠為信息資源共享下的數字化提供有力保證，也能夠促進高校檔案數字化管理質量、便捷性的不斷提升。

首先，針對檔案目錄，應加強各類文件目錄的數字化管理，以此來確保不同用戶，在進行信息檢索中提出的各類需求能夠得到充分滿足，充分體現檢索的快捷性；其次，注重檔案信息數字化的不斷完善，可以通過掃描原始文件，科學處理相關信息來為信息資源不受到一系列破壞提供有力保障，充分體現出檔案信息資源圖像文件的完整性，在此基礎上，進行對應檢索工具的編制；其次，在相關管理系統中，不斷加強檔案相關數據、庫存數據的科學銜接，以此來盡可能縮短用戶檢索，以及檔案信息資源的查詢時間。另外，還要緊跟信息時代發展腳步，對處理技術、數字化標準作出進一步規范，最大限度的避免信息高校檔案信息資源的管理、利用存在盲目性，不斷提升信息數字化質量。

5 結語

綜上所述，在社會經濟、科技高速發展帶動下，高校信息共享程度，以及檔案管理模式也得到了進一步更新與完善，但就目前來看，在具體實施中，還存在諸多有待完善的部分，需要相關工作人員從不同層面來給予綜合分析，從而采取科學有效的方法來妥善解決各類問題，以此來促進檔案管理水平的不斷提升，進一步完善其管理模式。

參考文獻

[1]王麗麗.基于信息資源共享的高校檔案管理模式重構[J].安陽師范學院學報，2008（04）：147-148.

[2]王曉燕，王新華，王永瑛等.基于信息資源共享的高校檔案管理模式重構[J].河北企業，2015（12）：42.

[3]喬麗.基于現代信息資源共享的高校檔案管理創新初探[J].蘭臺世界，2008（18）：49-50.

作者簡介

郭云路（1990-），女，漢族，碩士研究生學歷。現為信陽師范學院助理館員。研究方向為檔案管理。

作者單位

信陽師范學院 河南省信陽市 464000