信息化環(huán)境下加強檔案管理的思考

黨華麗

【摘要】在社會高速發(fā)展的當(dāng)下，計算機信息技術(shù)已經(jīng)進入我們生活的方方面面，在這信息化的大潮下，檔案管理正面臨著一場技術(shù)革命。本文就分析了信息化環(huán)境下加強檔案管理的思路和措施。

【關(guān)鍵詞】信息化 檔案管理 思路 措施

隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種電子信息載體應(yīng)運而生，影響著人們生活的方方面面，檔案管理作為一種技術(shù)性很強的服務(wù)型工作，應(yīng)該與時俱進，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)、完善的服務(wù)。

一、信息化環(huán)境下檔案管理工作的現(xiàn)狀

伴隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化大潮的推進，檔案管理正面臨著一次全方位的技術(shù)革新，電子檔案替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已是大勢所趨，但在自我發(fā)展的迫切需求因素面前，檔案管理工作應(yīng)該克難奮進，努力進行不斷創(chuàng)新，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案有機結(jié)合起來，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化改造，主動跨入數(shù)字化時代，以取得令人滿意的效果。目前，檔案工作存在以下幾方面問題。一是對檔案管理工作的認(rèn)識不到位。當(dāng)前檔案管理存在著一定程度的矛盾性：一方面，相當(dāng)一部分檔案由于各種原因疏于管理，管理效率低下；但另一方面，在進行人才考核、選拔和獎勵等工作時很大程度上要參考工作人員的檔案信息，這就使得檔案管理工作長期處于邊緣化和被動的狀態(tài)。究其原因，還是相關(guān)檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，以傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念看待問題，認(rèn)為檔案管理就是簡單的抄寫和記錄工作，導(dǎo)致了檔案管理的低效率。二是檔案管理人員缺乏專業(yè)知識。檔案管理工作作為一項專業(yè)化的信息管理工作，要求檔案管理人員必須對信息管理工作具有系統(tǒng)性的認(rèn)識，而由于對檔案信息獨特重視程度，檔案管理人員更需要具備較高的信息管理水平和技能。但在實際工作中，相當(dāng)一部分檔案管理工作人員持著傳統(tǒng)的工作觀念，只具備基本的文本抄寫和記錄能力，且不思學(xué)習(xí)，無法掌握信息化條件下對檔案資料管理的技能要求。甚至在一部分單位中，檔案管理人員還兼顧著其他的信息管理工作，不具備足夠的專業(yè)性。三是檔案管理的方式方法有待改進。當(dāng)前許多單位在檔案管理工作中，仍然采用傳統(tǒng)的檔案記錄方式，已經(jīng)不符合信息時代的發(fā)展需要。尤其是在檔案管理的自動化程度方面，還存在著大量的無謂重復(fù)勞動，同時也缺乏完善的檔案管理制度。因此檔案管理工作的效率仍然相對較低。

二、信息化環(huán)境下加強檔案管理的措施

社會的不斷進步發(fā)展，許多單位已經(jīng)逐漸認(rèn)識到檔案管理的重要性，推動了檔案管理工作開展。在相關(guān)工作開展過程中，計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息化管理工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍，計算機信息技術(shù)在應(yīng)用過程中，其內(nèi)存較大、能夠滿足一些大規(guī)模的檔案儲存需求，推動了檔案信息化的發(fā)展。下面就談?wù)劗?dāng)下檔案管理的具體措施。

首先，加強檔案人才培養(yǎng)提高管理素質(zhì)。檔案電子化的專業(yè)人員、管理人員及其后續(xù)儲備人才，是建設(shè)電子檔案的關(guān)鍵。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時代的工作人員的工作基本模式是人與檔案的結(jié)合，或者說是以檔案為媒介與工作的結(jié)合，也就是人與人的結(jié)合。而電子檔案時代檔案工作的基本模式是人與計算機的結(jié)合，也就是所謂的 “人機結(jié)合”，工作人員得通過計算機和計算機通訊網(wǎng)絡(luò)來獲取或提供信息服務(wù)。因此，數(shù)字時代檔案管理員既要有扎實的傳統(tǒng)檔案知識，又要兼?zhèn)溆嬎銠C技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)知識，是通才、復(fù)合型的人才。檔案要實施數(shù)字化建設(shè)，第一步要解決人力資源這條“短腿”問題，必須注重對現(xiàn)有人員的信息素質(zhì)培養(yǎng)，突出檔案信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)教育，使之緊跟信息化的發(fā)展步伐。同時，要花大力氣聘請一批能熟練掌握計算機運行管理和維護的專業(yè)人才，并配備若干名專業(yè)人才，為檔案的數(shù)字化改造、信息化發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)化管理作好人力資源的準(zhǔn)備。

其次，改善檔案管理的設(shè)施條件。在信息化環(huán)境下的檔案管理工作中，不僅要確保基本的辦公等場地條件，還要適應(yīng)時代科技發(fā)展，將新興的信息管理技術(shù)引入檔案管理工作。隨著信息時代的來臨，檔案管理部門要認(rèn)識到檔案管理工作本質(zhì)上也是一項信息管理工作，因此要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，根據(jù)信息管理的特點和技術(shù)手段，使檔案管理工作進入信息化和數(shù)字化的時代。對此，一方面檔案管理部門要保障具備計算機、光盤和電子儲存設(shè)備等硬件條件，同時管理人員也要進行相關(guān)信息管理知識的培訓(xùn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息的聯(lián)網(wǎng)管理也是一大必然趨勢，因此開發(fā)和引進檔案管理軟件、建立檔案管理聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，也是改進檔案管理條件、提高工作效率的重要措施。

三是要建立一套科學(xué)合理的電子檔案管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

四是檔案管理要靈活。在檔案管理工作中，計算機技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能使得檔案管理更加靈活，能夠及時的對檔案進行修改、復(fù)制、補充等，有效的提高了檔案管理的工作效率，還能保證良好的工作質(zhì)量。就目前來看，計算機信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理工作中的各個方面，提供了便捷的服務(wù)。

總之，計算機信息技術(shù)對檔案管理具有重要意義，不僅能夠提高檔案管理的水平，還能促進社會經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。在實際的工作過程中，檔案管理工作人員應(yīng)該從實際出發(fā)，將檔案管理工作和計算機信息技術(shù)融合，不斷對傳統(tǒng)的檔案信息管理方式進行創(chuàng)新，才能達(dá)到良好的效果。

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