淺談如何做好會(huì)議組織工作

劉偉

摘要：會(huì)議作為人們溝通和傳達(dá)信息的重要途徑，在企業(yè)的發(fā)展中至關(guān)重要，而作為負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織工作的專員，不斷創(chuàng)新和完善自己的會(huì)議組織方法也是其在工作中面臨的挑戰(zhàn)。會(huì)議組織主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)及會(huì)后處理。本文從會(huì)務(wù)組織工作的這三個(gè)階段入手，分析得出了會(huì)務(wù)準(zhǔn)備的工作方法，以便會(huì)議組織者更好、更高效地組織會(huì)議工作。

關(guān)鍵詞：會(huì)議組織 會(huì)中控制 會(huì)后處理

中圖分類號：C93146文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2017）03-0198-02

會(huì)議，這里把會(huì)議定義為企業(yè)人員在特定場所進(jìn)行的有特定主體的工作溝通或工作指示傳達(dá)過程。從這個(gè)定義我們不難看出，會(huì)議工作是有秩序、有特定主題和目的以及特定程序的，這就需要會(huì)議組織者根據(jù)不同的會(huì)議主題及會(huì)議目的組織會(huì)議工作。會(huì)議組織過程主要包括三個(gè)方面，分別是會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)及會(huì)后處理。要想高效率地完成會(huì)議組織工作，會(huì)議組織者就要從這三個(gè)方面入手。

一、會(huì)前準(zhǔn)備

（一）明確會(huì)議主題

每次會(huì)議都有特定的主題，都是為了解決特定的問題或者傳達(dá)相關(guān)指示。所以在組織會(huì)議前，會(huì)議組織者要明確會(huì)議主題。不同的會(huì)議參與者就會(huì)有不同的會(huì)議主題，所以在組織會(huì)議前，要先通過詢問領(lǐng)導(dǎo)等方式確定會(huì)議主題。確定好會(huì)議主題后，會(huì)議組織者要將整理好的會(huì)議報(bào)備給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)的指示下進(jìn)行修改完善，會(huì)議組織者要在領(lǐng)導(dǎo)審批同意的會(huì)議主題下開展會(huì)議組織工作。

（二）制定會(huì)議組織方案

根據(jù)改進(jìn)確定后的會(huì)議主題，會(huì)議組織者要完備會(huì)議計(jì)劃，制定會(huì)議實(shí)施方案，包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議流程及會(huì)議相關(guān)資料工具的準(zhǔn)備、印發(fā)等。在制定會(huì)議組織方案時(shí)，會(huì)議組織者要充分考慮會(huì)議過程中可能會(huì)遇到的各種問題，并制定相關(guān)應(yīng)對方案，只有這樣，才能保證會(huì)議工作的順利進(jìn)行。會(huì)議方案的制訂要盡可能詳細(xì)具體，且要簡單明了，只有這樣，才能有效保障會(huì)議的順利舉行。會(huì)議方案制定好后，要報(bào)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)的指示下修改會(huì)議組織方案，領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無誤后，會(huì)議組織方案方能實(shí)施。

（三）印發(fā)會(huì)議通知

根據(jù)最終確定的會(huì)議組織實(shí)施方案，會(huì)議組織者要印發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)當(dāng)包括以下要素，會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主題及會(huì)議流程。在印發(fā)會(huì)議通知時(shí)，會(huì)議組織者要明確會(huì)議所要通知的參與人員并保證會(huì)議通知能夠及時(shí)有效地到達(dá)與會(huì)人員的手中。此外，為以防萬一，會(huì)議通知要盡可能多印，且要根據(jù)不同情況通知到各個(gè)與會(huì)人員。

（四）進(jìn)行會(huì)前檢查

在會(huì)議進(jìn)行前的一到兩天要對會(huì)議籌備工作進(jìn)行檢查，會(huì)議組織的相關(guān)負(fù)責(zé)人要對自己所負(fù)責(zé)的相關(guān)工作進(jìn)行匯報(bào)，及時(shí)匯報(bào)準(zhǔn)備完成進(jìn)度并匯報(bào)準(zhǔn)備過程中遇到的相關(guān)問題。會(huì)議組織者要對準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查，對準(zhǔn)備過程中遇到的問題要集思廣益，及時(shí)解決，完善。要重點(diǎn)檢查會(huì)場的布置情況，確認(rèn)主持人的主持詞是否送審，以及會(huì)議相關(guān)文件相關(guān)資料是否印制，準(zhǔn)備是否齊全等。此外，在會(huì)前檢查工作中，會(huì)議組織者要及時(shí)聯(lián)系與會(huì)人員，確定與會(huì)人員能否到達(dá)，以便對其進(jìn)行食宿等安排。對于外地的與會(huì)人員，會(huì)務(wù)組織者要事先做好接站工作，確保與會(huì)人員及時(shí)順利地到達(dá)相關(guān)場所。

二、會(huì)中控制

（一）組織會(huì)議相關(guān)人員到場

根據(jù)會(huì)議通知所確定的會(huì)議時(shí)間，會(huì)議組織者要提前到達(dá)會(huì)議場所，做好會(huì)議舉行前最后的準(zhǔn)備工作。在會(huì)議開始前，會(huì)議組織者要做好與會(huì)者的簽到報(bào)到工作，要設(shè)立專門簽到點(diǎn)，規(guī)模較大的會(huì)議要設(shè)立多個(gè)簽到點(diǎn)，以防簽到耽誤時(shí)間，從而影響會(huì)議的正常進(jìn)行。在設(shè)置簽到點(diǎn)時(shí)，盡可能設(shè)置在顯眼的地方，多個(gè)簽到點(diǎn)的情況下，要根據(jù)簽到人員的特性進(jìn)行分類，例如可以根據(jù)地點(diǎn)或者職位的不同設(shè)置不同的簽到點(diǎn)，以防重復(fù)簽到，增加不必要的工作。

（二）做好會(huì)議過程中的相關(guān)服務(wù)工作

會(huì)議進(jìn)行過程中，會(huì)議組織者要做好各項(xiàng)服務(wù)工作。首先，會(huì)議組織者要做好會(huì)議記錄，以便于會(huì)議結(jié)束后領(lǐng)導(dǎo)翻閱會(huì)議相關(guān)內(nèi)容，也便于會(huì)議資料的整理與歸檔。其次，在會(huì)議過程中，會(huì)議組織者要做好資料發(fā)放與傳遞工作，以保證會(huì)議精神更好地傳達(dá)，使與會(huì)者更容易理解會(huì)議主題。其次，對于會(huì)議進(jìn)行過程中遇到的各個(gè)突發(fā)事件，會(huì)議組織者要冷靜應(yīng)對，及時(shí)解決。例如大型會(huì)議時(shí)，可能還要分很多次小會(huì)議，當(dāng)突然變更小會(huì)議時(shí)間或者地點(diǎn)時(shí)，會(huì)議組織者要及時(shí)通知到每個(gè)與會(huì)人員。最后，會(huì)議組織者要及時(shí)協(xié)調(diào)處理會(huì)議進(jìn)行過程中出現(xiàn)的各種臨時(shí)情況，必要的話，可以每天召開協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)解決與會(huì)人員意見不一致的地方，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。

（三） 組織各項(xiàng)活動(dòng)的順利進(jìn)行

會(huì)議進(jìn)行期間，會(huì)議組織者要合理安排與會(huì)人員的各項(xiàng)活動(dòng)，保證會(huì)議工作的順利進(jìn)行。首先，在會(huì)議主題的控制上，會(huì)議組織者要盡量避免會(huì)議偏離主題，以浪費(fèi)時(shí)間，增加不必要的工作量。其次，在會(huì)議時(shí)間上，會(huì)議組織者要盡量提高會(huì)議的辦事效率，控制時(shí)間，使會(huì)議效果達(dá)到最好。最后，會(huì)議組織者要盡可能安排豐富的會(huì)議活動(dòng)，增加趣味性，提高與會(huì)人員的積極性，以使與會(huì)人員更好地參與到會(huì)議中去。

（四） 保障會(huì)議過程中的安全

在會(huì)議進(jìn)行期間，會(huì)議組織者要做好會(huì)議的安全保障工作。特別是對于大型會(huì)議來說，參與人多且雜，涉及面廣，會(huì)議組織者不僅要保障與會(huì)人員在會(huì)議中的安全，還要保證與會(huì)人員在會(huì)議進(jìn)行期間的所有安全，包括日常生活起居的安全，以確保不發(fā)生任何安全問題。會(huì)議組織者要認(rèn)真督促檢查值班人員的值班情況，以更好地應(yīng)對意外事件的發(fā)生。

三、會(huì)后處理

（一） 做好會(huì)議總結(jié)

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者要對會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，這主要包括兩個(gè)方面。一方面，會(huì)議組織者要認(rèn)真細(xì)致地整理會(huì)議相關(guān)資料，以向上級匯報(bào)情況。對于會(huì)議傳達(dá)的指令，會(huì)議組織者要及時(shí)督促有關(guān)部門執(zhí)行并及時(shí)向上級反饋執(zhí)行情況。另一方面，認(rèn)真總結(jié)會(huì)議進(jìn)行中的相關(guān)資料及方法，有利于會(huì)議相關(guān)資料的整理歸檔，可以為再組織類似甚至一樣的會(huì)議時(shí)提供經(jīng)驗(yàn)，減少第二次組織會(huì)議時(shí)的工作量及不必要的麻煩。

（二）整理會(huì)議資料

會(huì)議組織者對會(huì)議相關(guān)的資料文件等進(jìn)行搜集，搜集完成后要分類歸檔，且要區(qū)分原件與復(fù)印件、重要與不重要、歸檔與備用等。對于較為重要須保密的文件資料，會(huì)議組織者要做好保密工作，必要時(shí)，要配備專門的密保箱。

一次會(huì)議的順利完成是會(huì)議組織者們共同作用的結(jié)果，因此會(huì)議組織者們要及時(shí)溝通，共同協(xié)作，要認(rèn)真細(xì)致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種問題，通過溝通協(xié)作及時(shí)解決問題。會(huì)前準(zhǔn)備工作為會(huì)議舉行奠定了基礎(chǔ)，會(huì)中服務(wù)工作為會(huì)議順利結(jié)束保駕護(hù)航，而會(huì)后處理工作則總結(jié)了會(huì)議成果，從這三個(gè)方面創(chuàng)新和學(xué)習(xí)會(huì)務(wù)準(zhǔn)備的工作方法，有利于會(huì)議組織者更好、更高效地組織會(huì)議工作，更好地履行自己的后勤保障責(zé)任，從而促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展。

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責(zé)任編輯：孫瑤