淺談如何做好會議組織工作

劉偉

摘要：會議作為人們溝通和傳達信息的重要途徑，在企業(yè)的發(fā)展中至關(guān)重要，而作為負(fù)責(zé)會務(wù)組織工作的專員，不斷創(chuàng)新和完善自己的會議組織方法也是其在工作中面臨的挑戰(zhàn)。會議組織主要包括會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)及會后處理。本文從會務(wù)組織工作的這三個階段入手，分析得出了會務(wù)準(zhǔn)備的工作方法，以便會議組織者更好、更高效地組織會議工作。

關(guān)鍵詞：會議組織 會中控制 會后處理

中圖分類號：C93146文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2017）03-0198-02

會議，這里把會議定義為企業(yè)人員在特定場所進行的有特定主體的工作溝通或工作指示傳達過程。從這個定義我們不難看出，會議工作是有秩序、有特定主題和目的以及特定程序的，這就需要會議組織者根據(jù)不同的會議主題及會議目的組織會議工作。會議組織過程主要包括三個方面，分別是會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)及會后處理。要想高效率地完成會議組織工作，會議組織者就要從這三個方面入手。

一、會前準(zhǔn)備

（一）明確會議主題

每次會議都有特定的主題，都是為了解決特定的問題或者傳達相關(guān)指示。所以在組織會議前，會議組織者要明確會議主題。不同的會議參與者就會有不同的會議主題，所以在組織會議前，要先通過詢問領(lǐng)導(dǎo)等方式確定會議主題。確定好會議主題后，會議組織者要將整理好的會議報備給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)的指示下進行修改完善，會議組織者要在領(lǐng)導(dǎo)審批同意的會議主題下開展會議組織工作。

（二）制定會議組織方案

根據(jù)改進確定后的會議主題，會議組織者要完備會議計劃，制定會議實施方案，包括會議時間、會議地點、會議流程及會議相關(guān)資料工具的準(zhǔn)備、印發(fā)等。在制定會議組織方案時，會議組織者要充分考慮會議過程中可能會遇到的各種問題，并制定相關(guān)應(yīng)對方案，只有這樣，才能保證會議工作的順利進行。會議方案的制訂要盡可能詳細(xì)具體，且要簡單明了，只有這樣，才能有效保障會議的順利舉行。會議方案制定好后，要報相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)的指示下修改會議組織方案，領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無誤后，會議組織方案方能實施。

（三）印發(fā)會議通知

根據(jù)最終確定的會議組織實施方案，會議組織者要印發(fā)會議通知。會議通知應(yīng)當(dāng)包括以下要素，會議時間、會議地點、會議主題及會議流程。在印發(fā)會議通知時，會議組織者要明確會議所要通知的參與人員并保證會議通知能夠及時有效地到達與會人員的手中。此外，為以防萬一，會議通知要盡可能多印，且要根據(jù)不同情況通知到各個與會人員。

（四）進行會前檢查

在會議進行前的一到兩天要對會議籌備工作進行檢查，會議組織的相關(guān)負(fù)責(zé)人要對自己所負(fù)責(zé)的相關(guān)工作進行匯報，及時匯報準(zhǔn)備完成進度并匯報準(zhǔn)備過程中遇到的相關(guān)問題。會議組織者要對準(zhǔn)備工作進行檢查，對準(zhǔn)備過程中遇到的問題要集思廣益，及時解決，完善。要重點檢查會場的布置情況，確認(rèn)主持人的主持詞是否送審，以及會議相關(guān)文件相關(guān)資料是否印制，準(zhǔn)備是否齊全等。此外，在會前檢查工作中，會議組織者要及時聯(lián)系與會人員，確定與會人員能否到達，以便對其進行食宿等安排。對于外地的與會人員，會務(wù)組織者要事先做好接站工作，確保與會人員及時順利地到達相關(guān)場所。

二、會中控制

（一）組織會議相關(guān)人員到場

根據(jù)會議通知所確定的會議時間，會議組織者要提前到達會議場所，做好會議舉行前最后的準(zhǔn)備工作。在會議開始前，會議組織者要做好與會者的簽到報到工作，要設(shè)立專門簽到點，規(guī)模較大的會議要設(shè)立多個簽到點，以防簽到耽誤時間，從而影響會議的正常進行。在設(shè)置簽到點時，盡可能設(shè)置在顯眼的地方，多個簽到點的情況下，要根據(jù)簽到人員的特性進行分類，例如可以根據(jù)地點或者職位的不同設(shè)置不同的簽到點，以防重復(fù)簽到，增加不必要的工作。

（二）做好會議過程中的相關(guān)服務(wù)工作

會議進行過程中，會議組織者要做好各項服務(wù)工作。首先，會議組織者要做好會議記錄，以便于會議結(jié)束后領(lǐng)導(dǎo)翻閱會議相關(guān)內(nèi)容，也便于會議資料的整理與歸檔。其次，在會議過程中，會議組織者要做好資料發(fā)放與傳遞工作，以保證會議精神更好地傳達，使與會者更容易理解會議主題。其次，對于會議進行過程中遇到的各個突發(fā)事件，會議組織者要冷靜應(yīng)對，及時解決。例如大型會議時，可能還要分很多次小會議，當(dāng)突然變更小會議時間或者地點時，會議組織者要及時通知到每個與會人員。最后，會議組織者要及時協(xié)調(diào)處理會議進行過程中出現(xiàn)的各種臨時情況，必要的話，可以每天召開協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)解決與會人員意見不一致的地方，以保證會議順利進行。

（三） 組織各項活動的順利進行

會議進行期間，會議組織者要合理安排與會人員的各項活動，保證會議工作的順利進行。首先，在會議主題的控制上，會議組織者要盡量避免會議偏離主題，以浪費時間，增加不必要的工作量。其次，在會議時間上，會議組織者要盡量提高會議的辦事效率，控制時間，使會議效果達到最好。最后，會議組織者要盡可能安排豐富的會議活動，增加趣味性，提高與會人員的積極性，以使與會人員更好地參與到會議中去。

（四） 保障會議過程中的安全

在會議進行期間，會議組織者要做好會議的安全保障工作。特別是對于大型會議來說，參與人多且雜，涉及面廣，會議組織者不僅要保障與會人員在會議中的安全，還要保證與會人員在會議進行期間的所有安全，包括日常生活起居的安全，以確保不發(fā)生任何安全問題。會議組織者要認(rèn)真督促檢查值班人員的值班情況，以更好地應(yīng)對意外事件的發(fā)生。

三、會后處理

（一） 做好會議總結(jié)

會議結(jié)束后，會議組織者要對會議進行總結(jié)，這主要包括兩個方面。一方面，會議組織者要認(rèn)真細(xì)致地整理會議相關(guān)資料，以向上級匯報情況。對于會議傳達的指令，會議組織者要及時督促有關(guān)部門執(zhí)行并及時向上級反饋執(zhí)行情況。另一方面，認(rèn)真總結(jié)會議進行中的相關(guān)資料及方法，有利于會議相關(guān)資料的整理歸檔，可以為再組織類似甚至一樣的會議時提供經(jīng)驗，減少第二次組織會議時的工作量及不必要的麻煩。

（二）整理會議資料

會議組織者對會議相關(guān)的資料文件等進行搜集，搜集完成后要分類歸檔，且要區(qū)分原件與復(fù)印件、重要與不重要、歸檔與備用等。對于較為重要須保密的文件資料，會議組織者要做好保密工作，必要時，要配備專門的密保箱。

一次會議的順利完成是會議組織者們共同作用的結(jié)果，因此會議組織者們要及時溝通，共同協(xié)作，要認(rèn)真細(xì)致，及時發(fā)現(xiàn)各種問題，通過溝通協(xié)作及時解決問題。會前準(zhǔn)備工作為會議舉行奠定了基礎(chǔ)，會中服務(wù)工作為會議順利結(jié)束保駕護航，而會后處理工作則總結(jié)了會議成果，從這三個方面創(chuàng)新和學(xué)習(xí)會務(wù)準(zhǔn)備的工作方法，有利于會議組織者更好、更高效地組織會議工作，更好地履行自己的后勤保障責(zé)任，從而促進企業(yè)的不斷發(fā)展。

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責(zé)任編輯：孫瑤