淺談檔案管理

劉志和

【摘要】人事檔案是人事管理活動中所形成的，真實記述和反映個人經歷和德才表現，也是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。隨著人事制度的改革深入，用工形式的多元化，人事檔案存在內容失真、材料不全等問題。因此，要從根本上解決目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等措施，探索和研究人事檔案管理新模式。

【關鍵詞】檔案管理；問題

隨著公自動化、社會信息化檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的管理和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應用，使之更好地為企業管理服務。

一、檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。

二、檔案管理存在的問題

隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規章制度條例無法解決新出現的問題，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需要，亟待人們加以解決。

（一）人事檔案管理混亂。人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規范化的操作，致使檔案的社會信度和效度大大降低，傳統人事檔案以控制人和制約人為根本出發點，強調的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個人的思想品質、家庭背景、社會關系等方面的內容較多，涉及工作能力、專業特長的方面較少。重學歷、輕能力、重歷史、輕現實，檔案材料收集不全、新材料補充不及時、不能反映個人的真實面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

傳統的人事檔案在某些時候成為了領導干部們壓制人的一種手段，人事部門只管人，不管事，在管人的過程中，全憑領導干部的偏好來進行人事的裁定，而對“單位人”的品行和工作鑒定處于極度的信息不對稱當中，更有甚者把稱職寫成不稱職，把不稱職寫成稱職，個人的隨意性大，因此檔案神圣化就變成了一種權力的象征，成為操縱人的一種手段，本身是屬于“公權力”，現在變成了“私權利”，至于個人的思想品德，更是領導干部一人說了算，全憑領導的個人專斷的“定性描述”，加深了行政的“隨意性”。

（二）管理人員配置不足。管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是，由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。

（三）人事檔案的“克隆現象”嚴重。一個人在正常的情況下只有一份檔案，重建檔案的前提是檔案的遺失或者損壞，如果在原有人事檔案存在的前提下，只因為無法轉檔而重建檔案，從嚴格意義上講是違背人事檔案原則的，有些人本想從正規的途徑調走檔案，但因為原單位不肯放人，不轉檔，新用人單位在“無奈良計”的條件下的緩兵之計，“檔案克隆”的現象源于對高級人才的爭奪戰，普遍存在于事業單位的技術人才，為了留住人才，不惜作“克隆檔案”，擾亂了檔案管理的正常秩序。

三、檔案工作解決對策

1.抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個統一”

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組.協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到公司領導的議事日程.年初有部署，年終有總結，平時有檢查指導，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一制定計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。

2.檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發展規則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今公自動化、社會信息化發展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實.際的工作計劃。

3.加強檔案基礎工作，按時完成上級部門下發文件的歸檔工作。

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門下發的文件按規定進行歸檔、立卷，按時完成。

4.加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員.負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業的檔案管理機制。

5.搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用

運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新，實現檔案信息資源共享。

結束語：檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務。企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

參考文獻：

[1]雅克·蒂洛基恩·克拉斯曼.倫理學與生活.興界圖書出版社.

[2]林濱，賀希榮，羅明星.全球化視野中的倫理批判與道德教育的重構.人民出版社.