淺析提升水利工程檔案管理水平的方法

[摘 要]在水利工程建設和后期的使用與維護中，水利工程檔案作為記錄工程建設信息的重要資料，在各個階段都具有非常重要的作用。在項目規劃階段可以通過采集到的工程信息建立檔案進行科學規劃；在施工階段可以通過工程檔案記錄的建設信息和技術標準讓不同的參與企業按照統一標準施工，保證工程的質量；在后期檢查監理階段通過工程建設的實際情況與工程檔案信息的比對，可提高監理的效率和水平；在使用、維護和擴建中，水利工程檔案則是最為直接的參考。因此，探討提升水利工程檔案管理水平的方法對于水利工程建設與應用具有非常重要的意義。

[關鍵詞]水利工程；檔案管理；提升方法

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.12.075

水利工程建設涉及的信息量大，檔案分類復雜，參與單位眾多，所以建立規范化的水利工程檔案管理對于工程的順利完成和后期的維護都具有舉足輕重的作用。然而在實際的工作中，雖然水利工程檔案管理工作已經納入了工程建設的計劃范圍之內，但是仍存在檔案管理與工程建設不同步，存在檔案質量方面的問題；檔案分類不明確，檔案管理員專業能力不足的問題；檔案應用不規范，檔案丟失、檔案信息不準確問題等。因此，加強水利工程檔案管理工作迫在眉睫，必須采取有效措施提升水利工程檔案管理水平。

1 水利工程檔案管理在水利工程建設中的重要性

水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把所有建設施工的企業、材料、設計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規律，將檔案有序化建檔，統一管理，提高檔案的可利用價值。

檔案管理的標準化和規范化是水利工程檔案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小的參數的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發現問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質量與效率。

2 水利工程檔案管理過程中存在的問題

目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項目中都已經納入計劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項目建設信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發生。

2.1 水利工程檔案管理質量問題

水利工程檔案的質量與水利工程的質量具有直接的聯系，水利工程檔案是質量監督與檢查的重要參考依據，通常水利工程都是由若干個子工程構成，根據施工進度，每完成一項工程都需要進行質量等級評定和驗收，這時水利工程檔案則是重要的評定依據，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進行采集和分類，這導致檔案內容與工程建設的內容不完整，工程施工數據不準確，這加大了工程的質量評定難度。同時，檔案的分類與案卷形式不規范，在對工程進行針對性分析時，檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些施工單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據。

2.2 水利工程檔案管理人員配置問題

水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設足夠熟悉，能夠將檔案科學分類，根據項目的施工過程進行有序的管理。而現實檔案管理人員往往都是臨時抽調的非專業人員，他們的工作具有被動性特點，都是由施工企業將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設之中，這往往會導致出現內容缺項、漏項等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應，嚴重影響了工程的質量驗收。

2.3 水利工程檔案管理規范性問題

水利工程檔案的管理與領導的重視程度有直接的關系，由于領導的重視程度不夠，對于檔案管理規定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續問題的出現。加之水利工程人員流動比較大，參與單位眾多，對于檔案的調用沒有明確的制度約束，導致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學的和強制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。

3 提升水利工程檔案管理水平的方法

水利工程檔案管理的水平直接關系到工程的建設、監理、評級與后期的應用與維護，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創新、不斷發展，使水利工程檔案管理工作發揮其應有的價值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實際應用的角度出發，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規范化的水利檔案管理體制；其次，加強檔案管理的重視力度，建立層級負責的檔案人員管理組織結構；最后，提高檔案管理的技術水平，將計算機技術、網絡技術應用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。

3.1 建立水利工程檔案管理規范化體制

水利工程檔案管理的規章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發展規律的規范化體制，從檔案管理的操作、監督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監督。在使用過程中，必須主管部門領導審批才能夠調用水利工程檔案，對檔案進行跟蹤，按照檔案使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。

3.2 建立層級責任制檔案管理組織結構

檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領導具體抓檔案管理業務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應，為工程項目的質量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設在同一水平線上，能夠真實地展現水利工程建設的全過程。

3.3 建立信息化檔案管理體系

隨著信息技術和網絡技術的不斷發展，在水利工程檔案管理中利用信息化技術，提升檔案管理水平已經成為一種趨勢，將原有的人工操作，轉化為計算機操作，不僅降低了檔案管理的失誤率，提高檔案管理的效率，并且提高檔案分類、檔案使用等方面的技術水平。目前，水利工程檔案管理系統已經在很多水利工程中應用，以電子形式進行檔案管理更加便于管理和應用，這對于提高檔案管理水平具有非常重要的價值。

4 結 論

不同的水利工程在檔案管理中都有其特有的特征，要根據具體項目采取有效的檔案管理方法提高檔案管理水平。當然規范化的檔案管理體制和健全的組織結構和信息化的檔案管理體系是檔案管理水平提升的核心內容，作為水利工程檔案管理，必須將這三個方面充分完善，才能夠更好地為水利工程提供有效的信息服務。

參考文獻：

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[作者簡介]郭東升（1976—），男，漢族，山東諸城人，助理工程師，本科。研究方向：檔案管理與水利工程。