論基建檔案管理中存在的問題和對策

宋蕾

[摘 要]在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，基礎(chǔ)建設(shè)項目工作的開展日益增加，由此也加重了基建檔案的管理工作，并對基建檔案管理的工作提出新的要求。目前我國的基建檔案管理工作仍存在一定的問題亟待解決，基建檔案管理工作的有效進(jìn)行關(guān)系到我國基礎(chǔ)建設(shè)項目工作的有序進(jìn)行。文章對當(dāng)前我國在基建檔案管理方面存在的問題進(jìn)行歸納總結(jié)，并根據(jù)實(shí)際，提出相關(guān)的對策分析，進(jìn)而提高我國基建檔案的管理水平。

[關(guān)鍵詞]基建檔案；管理；問題

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.12.160

基建檔案指的是各種工程項目在建設(shè)期間產(chǎn)生的有參考價值和使用價值的文字、視頻、工程圖紙、項目文件等重要資料。基建檔案一般是需要進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理，要確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，以便后續(xù)有效、系統(tǒng)地進(jìn)行利用。通過檔案，我們可以更好地了解過去，通過對以往資料的總結(jié)和理解，把握好現(xiàn)在和未來，基建項目檔案包含的是項目工程建設(shè)中最為重要的成果，對未來的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，同時也是連接過去和現(xiàn)在、未來的樞紐。

1 基建檔案管理的重要意義

有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，基建檔案管理的好壞可以直接影響項目建設(shè)的成本及進(jìn)程。許多城市在建設(shè)項目驗收時都將基建檔案作為驗收的內(nèi)容之一，基建檔案是否完整，關(guān)系著項目工程驗收的順利與否。另外，一個單位或者工程建設(shè)基建檔案管理的好壞程度，與該單位或公司的檔案管理章程和檔案管理負(fù)責(zé)人以及管理人員水平有著緊密的關(guān)系。

第一，檔案是項目工程管理中重要的歷史依據(jù)。項目建設(shè)工程在完成交付后，如果出現(xiàn)任何的非人為因素導(dǎo)致的問題，都可以通過翻查當(dāng)時的基建檔案來進(jìn)行分析排查，查明問題出現(xiàn)的原因以及部位，歸屬的責(zé)任方，以便及時維修、修復(fù)以及追究責(zé)任方責(zé)任，進(jìn)行賠償，以避免發(fā)生不必要的糾紛。

第二，工程檔案在項目建設(shè)上具有一定的增值效益。在各工程建設(shè)中，對基建檔案的有效使用可以在很大程度上減少工程的施工時間和增加施工的安全，間接或直接地具有一定的增值作用。在檔案中保存的關(guān)于建筑工地中線路管道、隱形環(huán)節(jié)以及各種器材的承重力等的重要資料和數(shù)據(jù)，在后續(xù)對該工程項目維修起著重要的作用，另外，建立基建檔案更是對工程的擴(kuò)建、改建以及修復(fù)工作提供著關(guān)鍵的參考依據(jù)。

第三，基建檔案對未來項目工程的發(fā)展具有良好的參考價值。完整有序的基建檔案可以為未來進(jìn)行相似類型工程建設(shè)提供一定的參考和借鑒。在進(jìn)行類似的項目工程建設(shè)時，工作人員可以通過對相關(guān)的基建檔案，了解項目建設(shè)的可行性、方案設(shè)計、投資經(jīng)費(fèi)等方面的情況，充分對歷史材料進(jìn)行研究和分析，更好地借鑒之前的檔案記錄，提高本工程的進(jìn)度。

2 基建檔案管理中存在的問題

基礎(chǔ)項目建設(shè)一般表現(xiàn)為一次性、唯一性、系統(tǒng)性和固定性等特點(diǎn)，因而基礎(chǔ)建設(shè)的檔案除這幾點(diǎn)外，還有專業(yè)性、多樣性、復(fù)雜性、實(shí)用性及滯后性等專有特性。隨著改革開放，我國的經(jīng)濟(jì)也在飛快地發(fā)展，同時基礎(chǔ)建設(shè)項目也伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展得到了進(jìn)一步的發(fā)展，一般城市的基礎(chǔ)建設(shè)多以企業(yè)及各單位改善員工住宿條件而建設(shè)的經(jīng)濟(jì)型適用房、舊房改建、商業(yè)住宅房的開發(fā)等為主，在為城市發(fā)展做出大規(guī)模改造的同時，也為工程項目建設(shè)檔案管理提出了新的要求。目前，我國在基建檔案管理中的問題也日益浮現(xiàn)在人們的眼前。

2.1 對建立基建檔案意識不強(qiáng)

由于一些工期原因，有些負(fù)責(zé)人只重視工程的成本，而忽略了對項目檔案的建立，導(dǎo)致基建檔案資料收集困難，無法開展整理歸納的工作，從而造成檔案管理工作停滯，影響后續(xù)工作。在工程建設(shè)中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案不完備、不規(guī)范等情況，例如：注重工程圖紙的設(shè)計，在驗收報告上不蓋章；施工完成后立刻撤離，沒有移交相關(guān)資料；較大的工程項目中，工作人員積極度不高，收集資料不完整、不及時等，致使檔案建立緩慢，使用率低下等情況。

2.2 檔案工作管理人員不重視

目前，大部分管理檔案的工作人員對自身工作的重視程度不深，對檔案的保護(hù)不到位，有些工作人員年齡淺、經(jīng)驗較少、對檔案管理的工作內(nèi)容認(rèn)識程度不深。從專業(yè)的角度來看，檔案管理的工作人員雖然具有一定的檔案管理經(jīng)驗，但是對工程建設(shè)方面的知識了解不足，不熟悉項目建設(shè)流程；然而，項目工程人員和施工人員雖然對基建工作非常擅長，但是對于檔案工作不熟悉，缺少對檔案工作的了解和重視。雙方的工作人員不能進(jìn)行有效的溝通和及時的交流，很容易影響檔案工作的順利開展。

2.3 資料收集難度大，信息不完整

基建資料的搜尋和整理一直是檔案管理中存在的重要問題，由于基建檔案的建立具有完整性和專業(yè)性等特點(diǎn)，使得檔案資料搜尋歸納工作開展困難。另外，從有些基建檔案資料的整理情況來看，有些材料和工程圖紙不完整，缺少標(biāo)注日期；有些無簽名和章印，檔案資料不完整、不準(zhǔn)確。

2.4 檔案文件缺少原件

現(xiàn)如今，基建檔案里的文件資料多為原件的復(fù)印本，原件卻不知所蹤。眾所周知，原件是基礎(chǔ)工程建設(shè)中最為重要一個證據(jù)，雖然材料內(nèi)容是一樣的，但是原件與復(fù)印件的價值卻相差巨大。在一些需要原件、需要具有法律效益的文件材料的關(guān)鍵時候，復(fù)印件便不能取代原件的作用，原件的丟失不利于檔案的長期管理，更會給今后的工作帶來諸多麻煩。

3 對策分析

3.1 重視基建檔案管理工作

要樹立正確的檔案管理意識，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，首先要從觀念上重視自身所從事的工作，要從思想上認(rèn)識到對檔案的嚴(yán)格管理是在保護(hù)企業(yè)和單位重要材料的工作。其次要鼓勵全體人員積極配合，一起完成對工程建設(shè)的檔案管理這項基本工作。

第一，通過集中學(xué)習(xí)等方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，營造一種和諧濃厚的工作氣氛，在觀念上重視基建檔案的管理工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)該積極鼓勵工作人員加入到基建檔案管理工作中，優(yōu)化基建材料收集有關(guān)流程，讓各部門積極配合管理人員工作，及時地移交有關(guān)材料，以保證工作可以有效推進(jìn)。

第二，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視基建檔案管理工作，將其增添到會議日程和工作匯報中，可以制定一定的考核制度和獎懲規(guī)則，同時也要加強(qiáng)對管理工作的硬件設(shè)施投放，以確保工作的有效進(jìn)行。

3.2 強(qiáng)化基建檔案管理制度

有些工程建設(shè)的施工單位較多，項目涉及范圍較廣，因而，不同單位對相關(guān)檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個統(tǒng)一的、合理的、適用性較強(qiáng)的項目檔案管理的相關(guān)制度，并且對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人、職能分工、獎懲制度等都要有著明確的規(guī)定，以及對檔案材料的收集、分類整理、歸納及竣工驗收等流程做出具體的規(guī)定要求。另外，要分配具有專業(yè)知識的檔案管理人員，有效地執(zhí)行工作，完善檔案管理的制度，還應(yīng)讓項目人員與管理人員進(jìn)行有效的溝通和及時的交流。

3.3 利用新型科學(xué)技術(shù)

現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時代，信息化更是給檔案管理工作提供了新的機(jī)遇，應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，利用計算機(jī)技術(shù)，優(yōu)化項目管理的工作模式，使基建檔案管理更加信息化和科學(xué)化。檔案管理體系應(yīng)當(dāng)合理地利用管理應(yīng)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、實(shí)時查閱、同步保存，逐漸將文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，進(jìn)行檔案工作的收集、保存等，最終建立檔案電子數(shù)據(jù)庫。

3.4 加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)

在基礎(chǔ)項目檔案的管理工作中，相關(guān)工作人員的素質(zhì)水平是檔案管理工作的關(guān)鍵。現(xiàn)如今的基建檔案管理工作人員一般多身兼數(shù)職，在完成檔案資料搜集、整理、歸納等基礎(chǔ)工作的同時，也要完成額外的工作。其實(shí)，檔案管理的工作人員本身的工作經(jīng)驗及人員本身素質(zhì)高低不同，亟待建立一支高品質(zhì)、高質(zhì)量的管理隊伍。在加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)中，一是要充分地認(rèn)識到自身所做的工作是非常重要的；二是要努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識，參加部門舉行的培訓(xùn)活動、經(jīng)驗交流等活動，提高自身專業(yè)水平。

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