檔案管理工作的規范化分析

朱志能

（深圳市春暉信檔案技術服務有限公司，廣東 深圳 518000）

[摘 要] 隨著社會不斷進步，經濟飛速發展，檔案管理功能、業務范圍等都發生了質的變化，檔案信息利用率高低和檔案管理工作規范程度緊密相連，急需要多層次優化檔案管理工作，使其更加規范化。文章從不同角度入手客觀闡述了新時期規范檔案管理的必要性，探討了檔案管理工作規范化的有效途徑。

[關鍵詞] 檔案管理工作；規范化；分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 064

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0137- 02

1 新時期規范檔案管理的必要性

1.1 符合新時期檔案管理的客觀要求

在社會市場經濟背景下，政治經濟環境發生了質的變化，不同行業、領域持續發展，其運營管理環境也有了全新的變化，檔案管理也被提出全新的要求，必須加強規范化管理，其符合新時期檔案管理的客觀要求，是新時期檔案管理事業走上長遠發展道路的重要保障，也是企事業單位持續發展的有效途徑。在運營管理中，檔案是企事業單位發展的重要資料，是其各方面發展的重要憑證，具有較高的參考價值，檔案管理工作的規范化利于企事業單位準確把握發展自身發展理念、發展方向，有效解決日常管理中出現的一系列問題，降低運營成本的基礎上，有效提高自身效益。

1.2 利于加強企事業單位管理，走上健康穩定發展道路

在日常管理中，檔案管理是企事業單位不可忽視的關鍵性部分，可以及時整理、歸檔發展中出現的一系列問題，總結經驗教訓，開展針對性工作，少走彎路，避免造成嚴重的經濟損失。檔案規范化管理利于加大企業文化建設力度，塑造良好的外在形象，打造品牌效應，有效應對復雜多變的社會市場環境，更好地應對來自各方面的挑戰，走上長遠發展道路。

2 檔案管理工作規范化的有效途徑

2.1 正確認識檔案管理工作規范化，優化完善檔案管理制度

站在客觀角度來說，檔案管理工作規范化離不開健全的檔案管理制度。在開展檔案管理工作中，管理者必須與時俱進，樹立全新的理念，結合自身各方面具體發展情況，正確認識檔案規范化管理工作，高度重視檔案規范化管理工作，注重檔案管理硬軟件設施的優化完善，定期對其進行合理化維護，充分發揮多樣化作用。優化完善已制定的檔案管理制度，要符合自身發展理念、發展目標等，具有一定的可行性、可操作性，有效指導檔案管理工作，確保各項檔案管理工作順利開展。在此過程中，管理者必須制定可行的責任制，根據檔案管理工作特點、性質，層層劃分，明確檔案管理人員的崗位職責、工作任務，有效防止“權、責、利”混淆，避免出現“一人多崗、一崗多人”現象，嚴格按照相關制度要求做好檔案管理工作，促使檔案管理工作更加規范化，逐漸提高檔案管理整體水平。

2.2 借助技術措施手段，規范檔案管理工作

隨著社會發展步伐不斷加快，檔案管理工作開展中迎來發展機遇的同時，也需要更好地應對來自各方面的挑戰，不能再采用傳統檔案管理模式，要將多樣化先進技術靈活應用到檔案管理中，借助電子、信息化等技術手段，充分展現計算機多樣化功能，科學管理檔案，提高檔案管理工作規范化水平。具體來說，在開展檔案管理工作中，檔案管理人員必須綜合分析主客觀影響因素，結合新時期檔案管理現狀，以社會市場為導向，優化利用多樣化的信息技術，借助信息化手段，構建“科學、合理”的檔案信息管理系統，充分發揮信息技術在檔案管理過程中的多樣化作用，隨時動態管理各類檔案，促使檔案管理人員及時解決日常工作中存在的問題，促使檔案管理工作更加規范化、科學化。在應用現代化信息技術過程中，管理者必須意識到安全防范的重要性，定期安排專業人員檢查維護對應的墊子檔案管理系統，加大加密系統管理力度，降低其故障發生率，處于安全、穩定運行中，優化檔案電子簽證系統登錄功能，促使檔案管理工作具有鮮明的“保密性、規范性”特點，避免檔案管理工作開展中出現檔案泄露、丟失等問題，造成嚴重的經濟損失，為提高檔案管理工作規范化以及信息化水平提供有利的保障。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質

在新形勢下，檔案管理工作規范化離不開高素質的檔案管理人員，這是因為檔案管理人員是檔案規范化管理的重要負責人，其綜合素質高低關乎檔案管理規范化整體水平。在日常管理中，管理者必須根據內部檔案管理人員水平，制定合理化的“長、中、短”期人才培養方案，堅持“引進來、走出去”戰略，要堅持“引進來”原則，適當提高新時期檔案管理人員錄用要求，要多角度考核其已有的技能等，準確把握其對檔案管理工作的理解程度，是否具有較厚的心理素質、敬業精神，錄用后，要對其進行系統化崗前培訓，確保其在最短的時間內勝任本職工作，優化內部檔案管理人員結構，不斷注入新鮮的血液，優化檔案管理人員隊伍。同時，管理者要堅持“走出去”戰略，要定期檔案管理人員進行全面、系統化培訓，優化完他們自身知識結構體系，在多樣的實踐活動中提高自身專業技能，提高檔案管理水平，科學管理檔案管理工作。管理者要優化績效考核制度等，采用定性與定量的評價方法，客觀評價內部檔案管理人員，對表現突出的檔案管理管理人員給予一定的獎勵，比如，免費學習、深造、晉升，而表現較差的檔案管理人員也會受到一定的懲罰，依法追求相關責任，促使檔案管理人員意識到檔案規范化管理的重要性，注重自身各方面技能的提高，尤其檔案管理能力，規范管理檔案，提高其規范化管理水平。

3 結 語

總而言之，在社會市場經濟背景下，檔案管理是一項系統、復雜化工程，涉及到的方面較多，受多種因素影響，難度較大。管理者必須從不同角度入手正確認識檔案管理工作，提高檔案管理人員綜合素質，優化完善檔案管理制度，借助技術措施手段開展檔案管理工作等。以此，提高檔案管理規范化水平，促使一系列檔案管理工作有序開展，降低檔案管理成本的基礎上，提高各類檔案利用價值以及規范化管理水平，有效提高檔案管理的“經濟、社會”效益，促使新時期檔案管理事業不斷向前發展，走上健康穩定發展道路，促進社會經濟全面發展。

主要參考文獻

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[3]孫偉娜.淺析新時期如何做好檔案管理工作[J].辦公室業務，2014（3）.