淺析電力企業檔案數字化質量及安全保障

陳燕瑩

（廣東電網有限責任公司珠海香洲供電局， 廣東 珠海 519000）

[摘 要] 隨著時代的發展，對于電力企業檔案管理工作的要求也日漸提高。結合當前檔案數字化發展要求，考察檔案數字化的質量及安全性保障，提出優化數字化方案、正確選擇數字化軟件、制定標準、確定參數、及時檢驗與評估是檔案數字化的質量保障，建立嚴格規章制度、確立網絡安全保密方案、加強安防系統建設是檔案數字化安全性的有效保障。

[關鍵詞] 電力企業；檔案管理數字化；質量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強的專業性、服務性與機要性，它直接影響到一個單位未來查核校驗的憑證與參考，具有極強的規范化要求。隨著信息化的推進，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數字化也進入了快速發展的階段，當前檔案數字化的方法主要有紙質檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數碼相機的拍攝（包括非紙質檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數字化采集，本文結合電力企業檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數字化的質量及安全性保障。

1 電力企業檔案管理工作的崗位職責

電力企業檔案管理工作的崗位職責，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業的特定職責，具體來說，主要有以下十個方面：一是負責綜合檔案室日常業務管理工作，根據上級主管單位檔案管理階段工作目標，制定本單位檔案工作任務安排。二是負責局綜合檔案庫房及檔案安全管理工作。三是負責局科技檔案收集、檢查、保管、統計、提供利用、鑒定銷毀工作，負責變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負責項目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內部驗收。五是負責收集、整理檔案利用典型實例。六是負責做好全宗卷編制及管理工作。七是負責開展檔案信息資源的開發利用及編研工作。八是負責全局各職能部門和區局檔案工作指導、監督、檢查、培訓等。九是負責局檔案評價迎檢及局屬各部門、各單位檔案評估工作。十是統籌、協調本組相關工作。由此可見，對原始信息的收集、檢查、保管、統計是檔案管理工作的基本要求，而負責變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業檔案管理工作的特定要求。

2 電力企業檔案管理數字化的質量控制

質量控制，即為達到質量要求所采取的作業技術和活動，它是為了監視質量形成過程，消除質量環節上所有引起不合格或不滿意的因素，以達到質量要求，檔案工作的特點要求在檔案數字化過程中，必需對其進行質量控制。具體來說，電力企業檔案管理數字化的質量控制主要包括優化數字化方案、正確選擇數字化軟件、制定標準、確定參數、及時檢驗與評估。

2.1 優化數字化方案

數字化方案制定直接影響檔案數字化的質量，檔案數字化方案主要包括檔案數字化策略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優化數字化方案是檔案管理數字化質量控制的首要。

2.2 正確選擇數字化軟件

數字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時，要對其進行廣泛調研，并結合各單位自身的特點選對軟件，選擇適用的數字化軟件是控制檔案數字化質量的一個重要環節，對之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定標準、確定參數

檔案數字化質量控制過程中的關鍵環節，是制定標準和確定參數。目前，國家已經制定出了檔案數字化的國家標準，電力企業可根據自身特點制定出適用的標準。

2.4 及時檢驗與評估

檢查、監督、驗收及評估是整個質量控制的最后一關，檔案數據庫建設的成功與否取決于它。檢查的對象包括設備、人員和工作流程三個方面。監督就是要不斷發現問題并針對所發現的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報上級主管部門。驗收分為粗驗和細驗，粗驗主要由自動驗收軟件完成，細驗就是在自動驗收軟件驗收的基礎上，分別對每個畫幅進的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進行檢查。評估就是對整個數字化過程中，檔案的掃描質量、檔案信息的真實完整性、檔案數字化成果的網絡利用效果等進行綜合測試和評價。

3 電力企業檔案管理數字化的安全保障

安全保密工作是檔案工作的重要內容，檔案數字化的安全保密控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數據的安全，避免出現泄密問題。安全保密控制是檔案數字化過程中應優先考慮的問題。數字化安全保障是指對檔案數字化實施過程中存在的不安全因素進行預先分析，并依據數字化工作中人、物、環境等因素的運動規律，從技術和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發生。檔案數字化工作的安全保障主要包括建立嚴格規章制度、確立網絡安全保密方案、加強安防系統建設。

3.1 建立嚴格規章制度

進行數字化處理的檔案中包含涉密程度較高的信息，要保證這項工作能安全高效地進行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數字化系統及設備使用的安全保密規定，數字化加工涉密人員選擇和管理辦法，數字化加工場所安全保密方案，檔案數字化設備的安全管理制度，參與人員身份識別管理制度，訪問控制規則設置的規定，密碼密鑰的保密管理規定，掃描員、系統維護員、掃描質檢員、系統安全員、檔案保管員、值勤警衛工作職責等。

3.2 確立網絡安全保密方案

首先，所有的操作必須在一個封閉的計算機網絡中進行，與所有的外網物理隔斷；其次，檔案數字化客戶端計算機及服務器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場對數字化網絡系統各個設備的電磁干擾，防止由于計算機、服務器及其他網絡設備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數字化加工工作在安全保密的環境中進行；最后工作人員（即直接接觸檔案數字化系統的人員）進入系統前必須進行身份鑒別，防止非法用戶的進入。

3.3 加強安防系統建設

安防系統是安全保密的重要保障。包括門禁系統、防盜報警系統、閉路（帶紅外）電視系統、消防報警及自動滅火系統、恒溫恒濕空調系統等，以保證整個加工場所的安全防護。

4 結 語

伴隨著時代的發展，電力工程行業在不斷壯大，然而傳統電力企業檔案管理模式已然難以適應，在未來發展時期與時俱進采用新的檔案管理模式，檔案管理數字化將是電力企業檔案管理工作的內在要求。

主要參考文獻

[1]陳秀菊.電力企業檔案管理一本通[M].北京：中國電力出版社，2016.

[2]范巧燕.企業檔案管理[M].北京：經濟管理出版社，2015.

[3]陳秀菊.電力企業檔案管理規范操作指南[M].北京：中國電力出版社，2014.