電子文件管理系統的認知

孫大東

2017年1月20日19：30至21：30，《檔案界》論壇展開了關于“電子文件管理系統的認知”的網絡討論，12位高校檔案學專業和檔案實踐部門的檔案學博士及博士生參與。主要發言情況如下：

zlx：從當前實踐看，電子文件管理系統還基本難以找到對應的管理主體，它更多的是理論界的一種自娛自樂式的純理論闡釋。因為，電子文件在業務部門產生以后，一直就在各業務系統中運行，如會計檔案是在會計電算化系統中運行、教學檔案是在教務系統中運行、電子公文是在公文管理系統中運行等。總不能說會計電算化系統、教務系統、公文管理系統等屬于電子文件管理系統吧？它們都是為了辦理上述業務而存在的管理系統或平臺，而不是為了管理電子文件而存在的系統或平臺。當前學界一般把電子文件管理系統定義為管理電子文件的平臺，而上述系統存在的意義不是為了管理電子文件，而是為了完成相應的業務活動，因此，上述系統顯然不是“電子文件管理系統”。而電子文件在辦理完成之后，經過歸檔又直接進入到“檔案管理系統”里去了，所以這個“電子文件管理系統”在哪里呢？誰在對其進行管理呢？

任越：支持zlx的觀點。電子文件管理系統就是業務系統，這個系統本身就是單位業務系統的拓展，只不過檔案學界將這個電子文件管理系統單獨拿出來，其實必要性不強。各位可以上網搜索，哪個學界專家真正開發過電子文件管理系統并搞過實證研究？電子文件管理系統都是人家科技公司研發出來的，專家們只不過提供了一些素材和需求罷了。

陳建同學：支持任越的觀點。電子文件管理系統還是要圍繞實踐部門走。電子文件管理國家戰略頂層設計正在全面實施，電子文件管理系統國家標準也已經頒布。實踐層面，電子文件管理系統的研發和應用正在逐步推進。

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統很尷尬，為什么不是OA呢？或者說是某種業務系統。我覺得zlx說得有道理，現實生活中其實就是一種特殊的業務系統而已。管理主體就是文件背后業務活動的管理者。

simon：我是企業檔案館的，單位有個部門叫文檔處，負責管理公司文件和檔案。電子文件管理系統主要是管理電子文件的，電子文件系統中有個模塊叫檔案管理模塊。電子文件辦畢后，在線整理歸入檔案管理模塊，變為電子檔案。所以我們的電子文件概念和現在學界說的電子文件概念不太一樣。我們基本沿用了紙質檔案的管理模式，管理主體沒有變化。

一芙：我覺得主體是文件形成單位，電子文件系統的存在是為了單位的業務而設置的，電子文件是業務活動中形成的文件。

追夢的少年：立檔單位和業務部門應該是電子文件管理系統的主體。立檔單位和具體業務部門是電子文件的具體形成者，他們對電子文件的形成過程、目的、背景等情況了如指掌，可以最大限度地確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

陳建同學：電子文件管理系統有主體嗎？是管理主體還是開發主體？這個問題要搞清楚。

任越：支持陳建同學的觀點。電子文件管理系統就是個系統程序，怎么會有主體？主體是程序員。

simon：我們單位管理和開發都是文檔處統一管理。

wgy0828：系統管理的主體必須是系統管理員。至于誰是系統管理員，是什么級別的管理員，就回到電子文件管理主體的問題了。

simon：系統管理員聽文檔部門的，所以系統管理員只是輔助管理，還是需要按公司統一的文檔管理制度來操作，所以管理主體就是文檔部門。

wgy0828：你說的系統管理員是剛開發好的初始身份吧，系統移交單位之后的管理員不就是與文件流轉相關的人員。

紅旗下的檔棍：其實，電子文件管理系統只是一種業務系統而已，有時表現為狹義的辦公部門開發使用的系統，但更多的是其他業務部門管理的系統，其管理主體多數情況下為文件背后業務活動的管理者，管理行為包括需求提出、可研論證、組織設計管理、開發管理等。

住在春天：電子文件生命周期中一般存在三種類型系統：業務系統、電子文件管理系統、電子文件長期保存系統。業務系統和電子文件管理系統與文件形成單位相對應，電子文件長期保存系統與檔案館相對應。

檔案研究僧：這個討論的主題是不是有歧義啊？是在討論管理電子文件的主體，還是管理電子文件管理系統的主體？電子文件管理系統的主體聽上去感覺有點別扭。一個系統的主體是設計系統的人，還是在運營維護系統的人？

zlx：歧義？誰對它實施管理，誰就是其管理主體，如檔案管理系統的管理主體是檔案管理部門，這個理解有錯？

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統的客體從形式上看，包括視頻、音頻、電子公文、零散數據等。從歸屬上看，按照檔案界發生型定義的方式，一般為文件形成者。技術層面分清客體很重要，為什么呢？因為這涉及系統的數據量和信息量，進而涉及系統整體的網絡結構、數據結構和存儲形式。系統數據量和信息量是進行系統可研論證的重中之重。

zlx：電子文件在辦理過程中在各“業務系統”中運行，辦理完畢后，在檔案管理系統中運行，請問這個“電子文件管理系統”去管哪里的“電子文件”？

simon：管的是檔案管理系統中的電子文件。

zlx：從我國實際狀況看，電子文件管理系統是夾在業務系統與檔案管理系統之間的一個系統，可能就是“畫蛇添足”。電子文件管理系統不是一個筐，什么都能往里裝。電子文件管理系統也不是自由體，各人有各人的邊界，這樣的東西就是個虛的。

一芙：電子文件管理系統是業務文件流轉的平臺，怎么會和業務系統是分離的呢。

zlx：高見！第一次聽說，電子文件管理系統是業務文件流轉的平臺這種說法，那么，會計電算化系統是算業務系統還是算電子文件管理系統呢？

田寧寧：電子文件管理系統是不是以電子文件為主體的，電子文件是業務的載體和內容吧。否則，電子文件管理系統里面都是啥內容呢？

一芙：電子文件管理系統是對電子文件生成、流轉、處置、利用等過程進行管控的平臺，有的包含檔案管理系統，有的與檔案管理系統分離。我這種理解不知對不對。

simon：沒問題的，很符合實際工作部門的管理情況。

wgy0828：那么電子文件管理系統和OA系統的功能區別在哪兒？

一芙：沒區別啊，都是電子文件管理平臺。電子文件管理系統是一個大的名稱，OA辦公只是其中的一個業務而已，電子文件系統中還有其他業務流程。

simon：等于或大于OA。主要是名字所涵蓋的內容不同，涵蓋少則與OA同名，涵蓋多則等于OA+檔案管理系統，和實際工作比對就是文檔處只管收發文及文件辦理管控，或者只管歸檔文件，或者既管OA，又管歸檔文件。

紅旗下的檔棍：老實說，我眼里只有檔案管理系統和非檔案管理系統，有些術語比較討厭，理論上也不是不能把電子文件管理系統概括得非常大、非常全，甚至包括標準規章之類的，但這樣只是方便論述而已，有一定的理論意義，但實踐意義也僅是提醒實踐工作者注意考慮問題的全面性，真要是去開發系統，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作盡可能地分解。我的經驗是業務系統中的數據要有一個歸屬，各個業務系統之間要有一個數據中心去調節。

追夢的少年：電子文件管理系統是對單位業務管理系統的集成，同時也是連接檔案管理系統的橋梁和紐帶，三個系統的整合將是優化文檔管理系統的一個方向，當然這種整合并非易事，涉及不同的管理主體。

simon：電子文件管理系統是存在的，不論是從OA角度理解電子文件概念，還是從檔案角度理解電子文件，或者從文檔一體化層面上理解電子文件。

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統其實是從檔案管理的視角對業務系統的一種觀察，是一種方便從檔案管理認識實踐現象的工具，有了這個命名方便檔案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便檔案管理人員對檔案這一客體的關注。所以，作為一種理論研究的對象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦開始深入地分析，應把它忘掉，讓它消失掉，心里想著怎么用檔案的手段把業務搞好就行。

zlx：系統存在與否應該是看是否有利于管理流程的優化為標準，如果 “畫蛇添足”，還不如不要為好。

wgy0828：如果按學界的說法，一定要將電子文件管理系統與“業務系統”“數字（電子）檔案系統”區分開來，那么它就沒有獨立存在的內在驅動和外在基礎：1.形成主體電子文件意識不強。最近半年調研的8家事業單位和9家企業中，系統開發時基本上只關注單位業務系統的便捷性和安全性，強調數據的采集、統計和關聯，對其憑證性往往患有技術依賴癥，認為在系統里的文件就是默認權威的。2.缺乏明確且強有力的主導者。公文主管部門更多關注文件內容、格式和流轉，而不是其存在形式，檔案行政管理部門對電子文件的長期保存感興趣，卻從權力和能力上都沒法真正實現“前端控制”。另外從效益上來說，在業務系統和電子檔案系統中間夾個電子文件管理系統，其產出比和響應時間都不劃算。

simon：其實反過來再想想，除去一切電子文件管理系統，回到紙質文件時代，事情一樣可以順利處理，只是效率低些，所以電子文件管理系統首先是提升效率的工具。再進一層，電子文件管理系統不光是管理了電子文件，更是一種工作模式的改變，產生了新型的信息溝通管理模式。所以，形式可以千變萬化，不變的是對文件管理的需要。

住在春天：從理論上來說，如果電子文件管理系統沒有必要存在，除非是它的功能沒有了價值，無需從業務系統中捕獲電子文件，也無需具有行政有效性和法律證據性，或者它的功能可以被其他系統取代或覆蓋。

段成蹊：問題討論到現在果真也成了“羅生門”，理論有理論的解讀，實踐有實踐的看法。即使simon是來自實踐的代表，也不過是實踐中的個例。但我以為，“是什么”無需統一觀點，在“為什么是”上達成一致即可，即，無論電子文件管理系統怎么解讀，怎么建設，我們都希望不要“荒了自家的地”，至于實踐中的操作和實現，更多的是檔案界外的事兒了。

（摘自《檔案界》論壇）