高校物資采購的內部控制設計分析

摘 要：高校物資采購內部控制的目的是為了加強學院物資采購工作的管理，規(guī)范采購行為，保證采購質量，促進學校廉政建設，提高資金使用效益，保證學校采購工作規(guī)范化。它由請購、審批、采購實施、合同簽訂、合同履行、驗收、付款各環(huán)節(jié)組成。學院物資采購工作實行統(tǒng)一歸口管理，物資采購遵循公開、公平、公正、效益及維護學院利益的原則。健全有效的內部控制，能保證組織會計信息的真實完整、組織運營活動的效率及效果、組織運營決策和國家法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行。除此之外，強化高校采購人員的職業(yè)道德素質和專業(yè)素質，健全機制加強監(jiān)督，才能切實增強高校物資采購內部控制執(zhí)行中的有效性。

關鍵詞：高校、內部控制、采購工作、管理

一、內部控制的存在價值

內部控制制度已經成為現(xiàn)在每個單位對經濟方面進行調控的重要內容。加強內部控制既可以保證學校財務信息的真實性，還可以保證學校活動運行的高效率?，F(xiàn)如今學校里也不敢保證沒有貪污的現(xiàn)象，雖然學校相對于其他地方來說是非常神圣的，可隨著時間的變化，事物變得都不一樣了，人心早就模糊到想象不到的程度了。而且由于人為等一些難以控制的因素的影響，內部控制不能達到特別理想的結果。

二、高校物資采購的內部控制設計

1.請購與審批階段的控制

1.1采購申請控制。請購過程一定要保證真實，相關人員要按照實際需求進行填寫，不能私下添加請購單里沒有的東西，價格高的設備一定要仔細查看采購要求，避免出錯；經過請購部門蓋章以后或簽字以后，送往歸口管理部門審批。

1.2采購審批控制。相關部門按照規(guī)定進行審批，遇到不符合規(guī)定的申請，退回請購部門，讓相關人員進行修改；遇到緊急采購情況的話，可以先審批，然后告訴他們以后補充相關的手續(xù)；面對技術性強的物品采購，還是要專家來看看，進行集體商議，商議以后再審批。

2.采購實施階段的內部控制

2.1采購信息公示控制。采購部門接到采購信息以后，應該及時的在學校網(wǎng)站或者黑板報上展現(xiàn)出來，在規(guī)定時間里符合學校采購條件的供應商可以開始報名然后領采購單。采購部門一定要認真核查報名供應商的資料，確定并保證他們是符合條件的。

2.2采購具體實施控制。采購實施前也要做好準備工作，首先請相關專家對供應商進行一些評價，對我們選擇供應商有幫助；專家要保持自己想法的獨立，別受其他因素的打擾；采購前，供應商需要交采購相關文件以及保證金，活動準時開始，那些不遵守時間的將不會被考慮；另外，實施過程中，學校需要派一些人進行全程監(jiān)看，以免發(fā)生腐化事件。

2.3采購結果公示控制?；顒咏Y束后，相關部門要及時公布結果，接受社會的公開監(jiān)管。

3.合同簽訂及履行階段的內部控制

3.1供應商簽約資格控制。合同現(xiàn)如今是不可少的，對于合同內容的制定需要仔細，制定合同時要認真檢查對方的公章，減免上當?shù)膸茁?，還要看簽字人的身份是否真實，這樣的話這份合同才算有效。一般情況下，負責簽字的都是該公司的法人代表，為了安全考慮，可以向對方要求提供他的身份證明等一系列東西；如果過來簽字的只是他們公司的業(yè)務人員，這時候更應該小心一些，要求對方提供其公司法人代表的授權書還有他自身的身份證明等相關資料。這些資料都核實過以后，該公司就符合簽約條件了。

3.2合同簽訂過程控制。學校的請購部門將采購文件、供應商的相關文件還有雙方簽訂的合同經歸口管理部門審查并簽字以后，還要去學校審計處審簽，如果采購數(shù)量超出限度以后還要經過校長辦公會議審查，由相關校領導簽署，最后蓋上校長辦公室的章。

3.3合同變更、解除或終止控制。合同一旦簽訂了，沒有特殊情況，一般是不會解除的，所以解除理由需要相當充分才可以，要讓對方同意，像當時簽訂時一樣，解除時也需要一系列審批手續(xù)，如果發(fā)覺合同對學校利益產生嚴重危害，要立即進行補救。

3.4合同履行的控制。合同既然簽訂了，就要嚴格遵循里面的內容。向供應商可以適當收取一些保證金，以免對方違約。如果學校自己違約了，就要對相關人員進行究查。

4.驗收階段的內部控制

4.1驗收崗位的職責控制。請購部門將采購物品帶回時，學校應該安排一些人員對這些物品進行檢查，避免采購人員做一些小動作，影響活動運行。

4.2驗收實施控制。驗收過程中要嚴格按照采購單等一系列文件進行檢查，根據(jù)合同規(guī)定進行驗收，超過合同中采購數(shù)量的物品需要進行合理的審批。如果供應商遲遲不發(fā)貨，我們可以向他們索要一定數(shù)目的賠償金。

5.付款階段的內部控制

學校的財務部門要根據(jù)采購人員提供的采購單等一系列憑據(jù)出具付款申請單，然后進行登記，最后進行付款，會計人員在付款時需要得到授權人的同意，按合同上的的付款方式付款，然后蓋章。

三、加強采購管理力度，確保高校采購內部控制的有效執(zhí)行

1.強化學習教育，提高采購人員的素質。學校應該多進行反腐的教育活動，組織人們認真學習我國刑法，讓學校領導和采購人員認識到犯罪的嚴重性。完善采購活動的運作制度，減少采購人員在此期間犯罪的可能。

2.加強采購人員的業(yè)務培訓。采購過程中采購人員有著很大的作用，對他們的素質培養(yǎng)一定要重視起來，如果可能的話可以請教政府相關部門的人員，請他們過來指導，更好的提高采購人員的素質。

3.健全機制、加強監(jiān)督。任何事情在公開的情況下都會變得很好，讓采購活動變得透明，可以減少相關人員犯罪的可能，也可以提高活動的質量。

結束語：現(xiàn)在我們國家許多高校注重培養(yǎng)學生的綜合能力，使校園活動變得豐富多彩，因此學?；顒犹貏e多，采購活動也多了，所以學校對于加強采購活動內部控制也重視起來，積極進行采購活動的整頓，加大整個過程的監(jiān)管強度，每個采購人員需要做到嚴格要求自己，爭取盡快建立學校采購“透明化工程”。

參考文獻：

[1]羅桂蘭.關于加強行政事業(yè)單位會計內部控制的探討[J].科技經濟市場.2015（12）

[2]李靜.高校內部控制實踐中存在的問題及其解決對策[J].財經界（學術版）.2015（17）

作者簡介：

朱遠明（1969.5—），男，漢族，江蘇揚州人，本科，助理研究員，研究方向：高校后勤管理，高校招投標管理，高校物資采購。