淺析社保檔案管理工作的重要性

何開兵

摘要：文章通過分析社保檔案管理工作的重要性，分析了社保檔案工作中存在的問題，并提出了幾種可行的提高社保檔案管理水平的方案。

關鍵詞：社會保障；社保檔案；檔案管理

社保全稱為社會保障，是構成一個國家福利體系的重要組成部分。社會保障的發(fā)達程度是衡量一個國家發(fā)展水平和國民生活水平的重要參數(shù)。因此，建立完善的社保檔案管理體系對于社保事業(yè)的發(fā)展有著重要的促進作用。

一、社保檔案管理的重要性、目的及作用

1、社保檔案管理的重要性。社保檔案管理對于社保事業(yè)的發(fā)展有著巨大的意義。其是衡量一個單位績效水平的重要標志。社保檔案記錄著單位的發(fā)展歷史、重要成果，對于社保事業(yè)是一個良好的教學資料。由于我國社保事業(yè)處在發(fā)展的初級階段，還有很多不完善的地方，因此做好社保檔案管理工作對于后面的人有著重要的參考作用和借鑒意義。社保檔案的管理決定著社保事業(yè)的未來，做好社保事業(yè)的管理對于提高社保事業(yè)的效率有著重要意義。

2、社保檔案管理的根本目的。管理好社保檔案并不是花架子、只為看著好玩。管理好社保檔案的根本目的就是在于能夠隨時調(diào)出社保檔案進行使用。社保檔案對于把握社保事業(yè)的發(fā)展方向和前景有著非常強的借鑒作用。要加強社保檔案的管理根本在于加強檔案的入庫、登記、整理、歸檔、保管等工作。

3、社保技術檔案的作用。隨著時代的發(fā)展，人們對于檔案的相關信息越來越關注，只有及時掌握社保信息，才能問社保事業(yè)服務。社保技術檔案的形成來源于個人的發(fā)展情況，比如說工作人員的級別、職稱、受教育情況、培訓情況等等，還有一種是單位的設備、理論發(fā)展成果等情況。這些社保技術檔案的存在未精細化的管理社保、提高工作效率有著重要的意義。

二、我國社保檔案管理工作中存在問題

1、對社保檔案管理工作的重要性缺乏認識。首先，政府相關部門沒有認識到社保檔案管理工作的重要性，政府的業(yè)務開展大都圍繞著提高參保量的工作上，長期忽視社保檔案管理，大部分情況下，只有在迎接上級檢查或者是出現(xiàn)問題時會對社保檔案管理工作給予一點認識。其次，社保檔案管理工作人員沒有認識到自身工作的重要性，工作不認真、糊弄了事，檔案管理理論知識不足，也不注重提高自身的業(yè)務水平，社保檔案管理的總體水平和質(zhì)量不高。

2、缺乏相應的社保檔案管理制度。社保檔案管理制度不健全主要表現(xiàn)在兩個方面。一個方面就是缺乏統(tǒng)一的社會保障檔案管理標準，每個省市的標準雖然大同小異，但是在歸檔的范圍、管理的形式和檔案交接流轉(zhuǎn)等方面存在脫節(jié)現(xiàn)象。另一個方面就是社保檔案管理的借閱、保管等制度不健全，在歸檔文件的時效性、完整性等方面存在較大缺陷，并且經(jīng)常出現(xiàn)借閱忘記歸還、檔案嚴重損壞、信息丟失等問題，并且當問題出現(xiàn)后，由于相關工作人員工作不認真、不負責，后續(xù)的補救措施沒有跟上，導致社保檔案的參考價值大大折扣。

3、社保檔案管理的手段落后。隨著信息化時代的到來和辦公信息化水平的提高，各個地區(qū)的社保檔案管理工作也應當向信息化、電子化方向發(fā)展，但是由于受到地區(qū)發(fā)展水平、負責人員對社保檔案管理的重視程度、相關工作人員的能力水平不同等因素的影響，在我國仍然有許多地區(qū)的仍然采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，人工手寫、人工管理、人工目錄檢索仍然是社保檔案管理工作的主要手段，社保檔案管理手段較為落后，無法很好的滿足日益增長的社保項目管理和參保人員檔案管理要求，影響了社保檔案管理的工作效率和檔案管理的有效性。

三、改進社保檔案管理工作的建議和措施

1、加強社保檔案管理工作重要性的思想意識建設。加強社保檔案管理工作重要性的思想意識建設是改進社保檔案管理工作的重要基礎。首先，要在決策者和管理層方面加強對社保檔案管理的重要性認識，要成立專門的工作小組、派專人負責，并將社保檔案管理工作納入到?jīng)Q策者績效考核的指標體系中，提升社保檔案管理工作的地位。其次，要提高社保檔案管理工作人員對自身工作重要性的認識，讓他們認識到自身工作對社會發(fā)展、人民生活的重要保障性，促使他們積極的投入到工作中，注重自身能力水平的提高，創(chuàng)新工作方法，為社保檔案管理工作奠定良好的人力基礎。

2、依法建立社保檔案管理規(guī)章制度。建設社會主義法治社會必須堅持有法可依，有法必依。作為社保檔案管理工作自然也有約束其的相關法律條文，只有實現(xiàn)了社保檔案管理工作的制度化才能使社保檔案管理工作的有效性得到最大程度提升?！吨腥A人民共和國檔案法》的公布為現(xiàn)在的社保檔案管理打下了堅實的基礎。然而，隨著時代的發(fā)展，檔案法中的有些條款已經(jīng)不使用或是缺失了，造成現(xiàn)在社保檔案管理出現(xiàn)了諸多不便，因此在地方政府立法權利框架下各地可以更加社保檔案的發(fā)展情況制定符合當?shù)厍闆r的法律條例，做到因地制宜，靈活多變。

3、提高社保檔案管理工作的信息化水平。通過上文分析可知，與其他檔案管理工作相比，社保檔案管理具有數(shù)量大、工作量大的特點，并且隨著辦公信息化水平的普及，社保檔案管理工作需要對傳統(tǒng)的工作方式進行創(chuàng)新，將計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、統(tǒng)計技術等運用到社保檔案管理工作中，提高社保檔案管理工作的信息化水平，這樣不僅能夠節(jié)省檔案管理成本，保證社保檔案管理工作的科學性、有效性，而且能夠提高社保檔案的利用率，讓社保檔案管理工作為改進社保保障工作提供更好的支持。

四、結(jié)語

社保檔案是在社保工作當中形成的，是記錄的一種憑據(jù)，是領導做決定的依據(jù)，是事物發(fā)展規(guī)律的科學記載，其是在工作當中形成的，具有很高的價值。為了方便查閱，應該建立健全社保檔案的管理工作，完善管理體制、制定合理的值班制度?，F(xiàn)在的社保檔案管理中應該學習先進的制度，去除糟粕，才能為我國的社保檔案管理貢獻自己的力量。