互聯網+模式下會計檔案管理的創新發展

董麗彬

摘 要：隨著中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法的出臺，在互聯網+模式下，探討如何規范高校電子會計檔案管理、提高電子會計檔案的現代化管理水平、確保電子會計檔案的真實安全、形成低碳節能的電子會計檔案發展模式。

關鍵詞：互聯網+；會計檔案；管理；創新發展

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）05-0022-01

2015年12月11日出臺的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱管理辦法）第三條提出，會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案；國務院發布《關于加快構建大眾創業萬眾創新支撐平臺的指導意見》提出，要加快推廣使用電子發票，并允許將電子發票作為報銷憑證。

1 互聯網+模式下實行電子會計檔案的必要性

傳統會計檔案采用紙質歸檔，人們認可看得見摸得著的紙質檔案，但紙質檔案存儲占據大量空間，查找也不方便，審查時經常花費大量時間復印上千頁的材料才能完成審查。在互聯網+時代，會計檔案應適應信息化發展需要，采用電子發票實行電子檔案歸檔。

2014年國家為推進電子商務示范工程，在中國電信等3家企業開展電子會計檔案和電子發票的試點，這些企業集團采用ERP系統記賬，產生大量的電子檔案，由于財務集中到省市級部門，企業遇到兩方面問題：一是分公司紙質會計檔案大量聚集到財務共享中心，原預計使用兩年的庫房三個月就裝滿了；二是數量巨大的電子會計憑證需要打印、整理，需要耗費大量成本。可見雙套式歸檔造成資源浪費。

《管理辦法》第八條規定：單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案；第九條：單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

高校是信息化程度較高的部門，應嚴格遵照《管理辦法》的規定執行，財務部門要積極促進電子會計檔案的歸檔，從根源上解決電子會計檔案的形成、歸檔。

2 日本高校網上報銷程序

因出差報銷人員：（1）先登錄學校局域網的出差系統，錄入個人信息，確定審批人；（2）填寫出差申請，按照系統提示填寫國內出差、國外出差，在“向審批人傳達信息”欄中錄入需要說明的其他事項，有同行人的需錄入“同時申請者”一欄，出差人與同行人均需在網上錄入信息，分別審批，待審批人同意后，出差人錄入出差時間、出差省市及單位、出差內容，出差申請完成；（3）購買車票、預訂賓館，通過局域網系統購票及預訂賓館，超標準部分應點擊“差額自己負擔”，局域網系統中顯示的所有公司均是學校通過招標引進并簽訂合同的公司；（4）出差回來后，在規定時間內錄入信息進行結算，點擊結算處理中的“國內出差”或“國外出差”，在出差結算申請信息一覽表頁面選擇要結算的業務，進入 “出差補助計算”一欄，上面顯示出差人申請時填寫的各項信息，如果有追加內容可以補充錄入相關信息；上傳出差工作報告及邀請函至“材料添附”；點擊“補助區分”，在下拉表中顯示補助、餐費字樣，按照系統提示錄入相應信息；如果使用私家車要錄入行駛里程數；在“實際費用”一欄通過“JTB時刻表”字段查找出出差人乘坐車次、入住賓館信息及電子發票，再錄入出差地發生的車費；經審批人審核通過后，系統自動計算出這筆差旅費的總和，出差人確認后，打印結算書；如果有每筆2000日元以上的支出，應提供原始發票，系統提示打印相關的原始發票粘貼單，并將原始發票貼在此粘貼單上；報銷人將打印好的結算書和貼好的原始發票投遞到財務部門。

每筆業務都需要審批人兩次審批，先是申請審批，有通過、保留、重做三個選項，結算審批有通過、不通過兩項，審批人根據實際情況進行審批，只有最后通過的審批，系統才能結算。審批工作不再受時間、地點的限制。

在整個報銷流程中智能取代人工，財務部門的工作從臺前轉移到幕后，財務人員集中精力辦理業務，減免差錯的發生；為報銷人節省找審批人審批的時間及排隊等候報銷的時間；解決了審批人必須固定地點固定時間辦公的問題。信息資源校內及合作單位共享，電子發票，節約資源。

3 電子會計檔案的發展

日本高校網上報銷流程將報賬由事后審批變為事前審批，明確審批人責任，原始票據粘貼單需要時打印，節省財務管理成本，電子憑證、電子發票在各合作單位之間傳遞報賬存檔，提高工作效率，節省庫房空間，采用直接轉賬的形式付款，減輕財務人員工作負擔。

全國各單位應全面實行規范的電子會計檔案管理，實現電子會計檔案的對接。審計署2010年制定《財經信息技術會計核算軟件數據接口 第一部分：企業》（GB/T 24589.1——2010），對企業會計軟件提供的、國家審計部門需要的電子數據進行規范，審計署認可了電子會計檔案的有效性。

檔案部門力求存檔電子化，推動電子發票的接收存檔，促進電子商務管理平臺的利用，創新電子檔案制度建設。

參考文獻

[1]穆曉楠.互聯網+環境下高校財務管理創新方式的研究[J].經營管理者，2016，10.

[2]黃琳.互聯網+時代下管理會計發展的機遇和挑戰[J].財稅研究，2016，27.

[3]周曉萍.企業財務會計檔案管理問題及對策[J].企業研究，2010，3.