現代化檔案管理研究

楊俊瑋+高曉慧

摘 要：隨著計算機信息技術和網絡技術的發展，各行各業都廣泛的運用了先進的計算機信息技術和網絡技術，這些技術目前已改變了人們生活和工作的方式，在檔案管理中，現代化建設是必然的發展趨勢，也必將依賴于計算機信息技術和網絡技術，但檔案管理現代建設目前還存在一定的問題，阻礙了檔案管理現代化發展。本文就主要分析了這些問題，并提出了幾點建議，以為相關人士提供借鑒。

關鍵詞：信息化；現代化；檔案管理；問題

1 目前檔案管理現代化建設面臨的主要問題

1.1 專業管理人才匱乏

從檔案管理人才的分級來看，有三個層次，分別是檔案管理高級專業人才、專業管理人才和輔助管理人才，滿足檔案管理現代化建設所需要的人才應該是專業檔案管理人才和高級專業管理人才，這部分人才在無論是在政治素質、文化素養還是現代化管理手段和管理業務方面都有很高的水平，加上檔案現代化建設必將依賴更高新的計算機信息技術和網絡技術，這對管理人才的要求進一步提高，但是目前的管理人才隊伍大多數都是學歷偏低，沒有經過專業知識培養和崗位培訓的人員，整體管理人才隊伍綜合素質不強，從而導致了高新技術無法快速的在檔案管理活動中運用，導致檔案管理現代化建設速度較慢。

1.2 檔案管理標準化程度不高

檔案管理標準一直是指導檔案管理工作開展的前提和基礎，是規范檔案管理行為的準則，雖然我國在上世紀80年代針對檔案管理工作制定出了一系列的標準，使我國的檔案管理工作逐步走向合規化、規范化，但是我國的檔案管理工作復雜程度較高，加上歷史遺留問題出現了很多分散管理的情況，各單位針對檔案管理的手段不一，方法不一，所選擇的軟硬件也有很大的不同，導致了整個檔案管理水平參差不齊，甚至有的單位的檔案管理并沒有依照管理標準進行，整體導致標準化程度較低，無法滿足現代化發展的需求。

1.3 投入力度欠缺

隨著社會的發展，檔案管理也必將跟隨時代的進步而進步，在改進過程中必將需要企業進行經費投入，但是目前很多企業沒有充分的認識到檔案管理的作用，思想上的認識不足導致行為上對檔案管理投資力度不足，無法購買先進的技術設備，特別是一些基層單位，普遍存在著檔案管理理念落后、管理設備陳舊、管理基礎薄弱，可見投入不足是制約檔案管理現代化發展的主要因素。

2 現代化檔案管理建設的措施

2.1 加強檔案管理人才隊伍建設

人才一直是各行各業強調的重點，僅有高素質的綜合性人才才能滿足企業的日常生產經營需求，才能保證企業能夠有源源不斷的動力向前發展，檔案管理也不例外，要想實現現代化的檔案管理，必將擁有一支高素質的檔案管理人員，這樣才能切實的滿足現代化檔案管理的需求，因此需要企業針對檔案管理的特點以及企業發展的情況來制定出科學合理的人才培養計劃，培養的內容包括檔案管理基礎知識和理論、現代化信息技術操作知識、人員的職業道德培養等，完善檔案管理人才知識結構，通過加強人才隊伍建設建立起一種綜合素質高的檔案管理隊伍，以加快現代化檔案管理建設的腳步。

2.2 加強檔案管理標準化建設

在現代化檔案管理中，標準化建設是至關重要的一個環節，它是整個檔案管理工作開展的前提和基礎。隨著現代信息化技術的發展，檔案管理需要依賴現代化的信息技術實現現代化的發展，所以信息的共享以及網絡信息的傳遞是當前現代化檔案管理標準中的重要內容，需要制定出統一規范的標準，如檔案信息數據的存儲、檔案信息的傳遞、檔案信息的共享標準等，只有建立起一個完善的檔案管理標準體系才能實現各項檔案管理工作有條不紊的開展，才能有利于現代化檔案管理建設和發展。

2.3 加大檔案管理現代化建設投入

為了加快檔案管理現代化建設，加大投入力度是必然的措施，只有加大投入力度才能切實的滿足現代化市場的需求，才能促進現代化檔案管理建設發展，在加大投入力度之前需要加強人員對檔案管理的認識，也只有企業的管理人員充分的認識到檔案管理對于企業發展的作用才能讓他們重視檔案管理工作。投入上主要集中于檔案管理軟硬件設備的升級，淘汰落后的管理設備和軟件系統，購買現代化的檔案管理設備，在軟件方面企業可以根據自身的特點自主研發符合國家檔案管理標準的檔案管理系統，也可以外包給軟件企業，不斷的提高檔案管理軟硬件水平，不斷提高檔案管理的質量和水平，促進現代化檔案管理的發展。

3 建議

作者認為檔案管理作為一個尤為重要的社會活動，其應該在全社會受到重視，不僅僅局限在檔案管理部門或單位，這樣無法全面的發揮出檔案的作用，因此作者在此建議在出臺相關政策法規的同時進行適當的教育宣傳工作，從目前的社會狀況來看，這方面的知識宣傳工作極少，目前很少人能夠全面的知曉檔案的作用，因此檔案管理工作在社會中并沒有收到足夠的重視，并且檔案管理工作需要積極的和人員進行交流和溝通，加強人員檔案知識教育能夠提高檔案管理的效率和質量，有利于檔案發揮其作用。

4 結束語

檔案管理對于企業的發展有重要的作用，由于當前很多企業的管理人員不重視檔案管理工作，在投入上和人才培養上的力度都較小，使得我國整體的檔案管理水平不高，對此本文就主要分析了現代化檔案管理建設中面臨的主要問題，并提出幾點措施，以期望能夠有利于現代化檔案管理的發展。

參考文獻

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