探析檔案管理的發展趨勢

張坤

摘 要：信息化時代，利用電子信息手段實現檔案管理現代化是必然趨勢，其不僅有助于提升檔案管理的效率和質量，還能更好地實現對檔案資源的保護和檔案信息的共享。文章以新時期的檔案管理工作為研究課題，基于信息化角度，探討檔案管理在新時期實施信息化管理的意義及具體的優化策略，以求使檔案管理工作能跟上時代發展步伐，滿足社會發展需要。

關鍵詞：檔案管理；信息化；趨勢

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

作為各類信息資源的主要載體，檔案管理工作長期以來都是各行各業不可或缺的重要事項。傳統的檔案管理主要是針對紙質檔案而言，管理人員將各類信息資源分門別類后裝訂、收錄、保存，即可完成檔案管理事宜。新形勢下，隨著信息資源在各行各業生產、發展過程中所起到的作用愈加重要，檔案作為信息資源尤其是歷史信息的主要載體，其重要性和地位也變得愈加重要。為滿足信息資源快捷、迅速實現共享的需要，也為滿足信息化發展的需要，實施檔案信息化管理是新時期檔案管理工作發展的必然趨勢。

一、檔案信息化管理的內涵

對各行各業而言，檔案是記錄其歷史發展軌跡的寶貴資源，通過查詢檔案可以從中窺探出某個時期某行業及自身發展的真實面貌，因此，檔案管理工作無疑處于重中之重的地位。傳統的檔案管理工作主要以人為管理方式為主。隨著時代的發展與信息技術的進步，檔案管理工作的方式也發生巨大改變，檔案信息化管理則正是在此背景下所產生的一種新的管理檔案方式。檔案信息化管理的內涵，即是與傳統人員管理方式相對的一種創新的管理方式，是在國家行政部門統一組織、規劃下，利用現代信息技術手段，實現對檔案信息的記錄、分類、收錄、歸檔等。

簡而言之，檔案信息化管理就是從過去重視檔案實體管理向如今重視檔案信息資源管理的一種新方式。通過信息化手段實現對檔案的管理，可以實現對檔案信息資源的系統加工和處理，同時利用互聯網和相關應用，即可輕松實現檔案信息的隨時隨地查詢與分享，有效推動了檔案管理工作的現代化進程。

二、檔案管理信息化的重要性及意義

在新的歷史時期，信息化、網絡化帶來檔案管理新的發展機遇，但也帶來新的任務、新的使命及新的挑戰。面對新機遇、新挑戰，檔案管理工作從傳統走向現代，從單一邁向多元，從實體管理轉向信息服務，既是發展的必經歷程，也是發展的必然趨勢。

1.檔案信息化管理是我國現階段工作的重要內容

檔案事業發展的“十二五”規劃中提到：“加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設……打造一站式檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。”經過這幾年的發展，當前我國檔案數字化管理規模逐漸擴大，其中包含的內容、涉及的信息資源面愈來愈廣，信息資源的記錄載體的種類也愈加多樣，從傳統單一的文書檔案，向圖片、視頻、音頻等過渡。這些變化都是基于信息化技術發展、推廣與運用的前提之下而產生的。在今后的發展中，檔案信息數字化、檔案管理信息化必將逐步推進和完善。檔案信息化管理作為現代化檔案管理業務中的主要內容，其重要性和地位也將得到確立和認可。

2.檔案信息化管理有助于進一步完善檔案標準規范體系建設

傳統視域下以紙質文書為主的檔案管理標準規范已經較為健全，但在信息化時代，這套適用于紙質文書檔案的標準規范放置于數字化檔案管理工作當中，則表現出較為明顯的不適用性。為此，需重新審視和制定信息化時代下的檔案信息化管理工作標準規范，尤其是需要改進其中明顯不適應信息化環境的標準規范。推進檔案信息化管理過程中，會涉及多種文檔管理軟件的運用，此類軟件往往具有高效性、便捷性的特點，因此此類軟件的推廣運用，才會成為檔案按“件”管理工作直接推動力。

此外，信息化環境下的檔案管理工作，可以輕松實現“一體化”“一站式”管理目標，管理者只需在控制端對電子檔案進行集中、系統管理，就可有效解決傳統模式下檔案管理工作中所存在的檔案積壓、檔案移交困難等問題。由此可見，推進檔案信息化管理無疑有助于進一步完善檔案標準規范體系的建設。

3.檔案信息化管理能提供更多有效的資源及服務

進行檔案管理工作的初衷和落腳點在于為社會提供更多的信息資源和服務。眾所周知，檔案管理工作點多面廣、紛繁復雜，以傳統管理模式進行檔案管理，無疑會消耗大量的人力、物力、財力，且大部分檔案管理事宜屬于重復勞動，需大量占用檔案管理人員的時間。但是，檔案管理工作對于任何單位而言，又都是一項不可或缺的重要工作，因此不能忽略。

傳統檔案管理的高耗性與檔案信息資源的有效性兩者之間成為相互對立的矛盾體。信息化技術、手段在檔案管理工作中的應用，則很好地破解了以上“僵局”。檔案管理人員通過信息控制端即可實現對檔案的查詢、分類、歸檔、共享，省去了機械、繁重的體力勞動，成功實現將人從瑣碎的檔案管理事務中解脫出來，既不影響檔案管理工作的質量，又可極大提升檔案管理工作效率，為社會提供更多、更有效的資源和信息服務。

三、檔案管理的發展趨勢及檔案信息化建設策略探析

在信息化時代，利用電子信息手段實現檔案管理是不可阻擋的必然趨勢，也是必然需求。其不僅有助于提升檔案管理的效率和質量，而且還能更好地實現對檔案資源的保護和檔案信息的共享。

下面作者將從檔案管理的發展趨勢及檔案信息化建設具體策略兩方面展開論述。

1.檔案管理的發展趨勢——檔案管理的信息化

現階段檔案管理工作的發展趨勢是檔案管理的信息化，且當前正處于戰略發展的關鍵時期，對國家信息工程能否成功實現起重要的作用。為此，研究檔案管理的發展趨勢，探索檔案管理信息化建設方針，具有十分重要的戰略意義和現實意義。

上文提到，檔案管理工作實現信息化，一方面，能夠促進檔案管理工作效率的提高，有力推動我國檔案管理水平的提升；另一方面，檔案管理的信息化能夠促進檔案管理工作從實體檔案服務向信息服務的轉變，極大提升檔案資源的有效利用和信息服務高效性。由此可見，在全球信息化浪潮中，加速推進我國檔案管理的信息化建設，是應對全球化浪潮的必然選擇。

2.檔案信息化管理的實施策略

作者將從實踐的角度討論檔案信息化管理的具體實踐策略，以使檔案信息化管理工作變得更具有操作性和可行性。

（1）加強思想認識，樹立檔案信息化管理觀念。近些年，隨著檔案在信息服務中所起到的作用越來越大，人們對檔案管理工作重要性的認識也越來越深刻。然而，在實際操作中，仍然存在不少問題。如不少人對檔案管理工作還抱有偏見，認為檔案管理有做就可以，無需求精求細。這種認識偏差不僅存在于普通崗位職工中，也還存在于企業或單位領導的思想觀念中，致使檔案信息化管理工作未能向縱深發展，制約了我國信息化工作水平的提升。要扭轉這一局面，就應當把準癥結，對癥下藥，率先從企事業單位的領導者或“一把手”身上入手，強化其對檔案管理工作以及推進檔案信息化建設重要性的認識。與此同時，針對檔案管理工作的具體操作人員，也應加強思想教育，使其自覺樹立起檔案信息化管理的意識和觀念，積極學習先進的管理技能和檔案信息化操作技能，提升自身素質，提升檔案管理的水平，為實現檔案信息化管理保駕護航。

（2）努力完善檔案信息化管理制度。檔案信息化管理工作的順利推進，需要科學、完善的管理制度作為保障。在推進檔案信息化管理過程中，可以將信息化建設內容和質量作為單位績效考核的重要指標，同時將檔案信息化建設與檔案管理人員的職稱評定、表彰獎勵掛鉤。通過制度保障，鼓勵全員積極參與檔案信息化管理工作，從而使檔案管理的信息化建設更加高質、高效。

（3）強化電子檔案的歸檔，提升檔案信息化管理水平。檔案信息載體多種多樣，類型不一，包括視頻檔案、音頻檔案、圖像檔案以及傳統的紙質文書檔案等。針對這些不同類型的檔案，在運用信息化技術、手段進行管理和處理時，就需要執行不同的管理標準和要求。檔案管理人員要根據檔案的類型，制訂科學、適用的檔案管理方法，確保檔案信息的完整性和電子檔案的安全性，進一步提升檔案信息化管理水平。

（4）運用現代化管理手段，促進檔案信息資源實現共享。信息化環境可為檔案管理提供更多的方法與手段。在檔案管理由傳統向現代化、信息化過渡的關鍵時期，檔案管理者應當加強檔案管理新理論、新方法、新手段的學習，通過學習，將其運用到檔案管理實際工作當中，進一步促進檔案信息資源實現共享和為大眾提供信息服務。值得注意的是，在運用現代化管理手段實施檔案信息化管理時，針對一些涉密檔案，還要注重檔案信息的安全性，仔細篩選安全、規范的檔案管理軟件，在實現檔案信息管理的同時，也能確保其安全。

（5）實現檔案信息化管理與傳統管理有機結合。在積極推進檔案信息化管理的同時，也要注重其與傳統檔案管理相結合，切勿搞“一刀切”。從我國檔案管理現狀來看，其中仍然存在部分單位管理檔案照舊以傳統管理模式、手段為主，部分檔案管理人員配置不足、能力不夠，無法滿足檔案信息化管理的要求。針對此類情況，應當結合實際情況，堅持檔案信息化管理與傳統管理相結合的原則，逐步推進檔案管理由傳統管理向信息化管理成功過渡。

四、結語

綜上所述，新時期的檔案管理工作面臨重大發展機遇，同時也遭遇巨大挑戰。為把握這一機遇，并且應對其所遭遇的挑戰，實施檔案信息化管理是必然要求，也是必然趨勢。為此，檔案管理部門應當與時俱進，及時更新檔案管理理論，掌握檔案信息化管理知識和技能，積極轉變傳統的檔案管理模式，多措并舉，多管齊下，以更加專業的檔案管理人員，更加嚴格的檔案管理規范，通過信息化方式與手段，實現對檔案的信息化管理。與此同時，還應當想方設法提升檔案信息化管理水平，完善相應的管理制度和機制，實現檔案信息資源的優化配置，為檔案事業更好、更快、更全發展打下堅實的基礎。

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