談一談怎樣做好EPC總承包項(xiàng)目中的檔案管理工作

姚慧芝

摘 要：EPC總承包工程，指從事總承包工程的企業(yè)受業(yè)主委托，按合同約定，對(duì)工程項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等實(shí)行全過程或部分階段的承包。EPC總承包工程的建設(shè)管理模式比傳統(tǒng)建設(shè)模式更有市場(chǎng)竟?fàn)巸?yōu)勢(shì)。本文介紹了總包工程的檔案管理特點(diǎn)、作用及難度，探討了做好EPC總包工程項(xiàng)目的檔案管理工作的方法，指出了做好總包工程檔案管理工作應(yīng)注意的問題。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案管理

工程項(xiàng)目EPC總承包檔案管理隨著工程總承包項(xiàng)目的開展，檔案管理也顯得非常重要。由于總承包工程本身獨(dú)特的性質(zhì)，而使其所形成的文件資料具有系統(tǒng)性、連續(xù)性和完性，貫穿于總承包工程從立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、工程施工、工程試車直至工程竣工驗(yàn)收的全過程。這些文件資料是以后工程參考、借鑒的依據(jù)，是重要的生產(chǎn)過程寶貴資產(chǎn)。總承包工程項(xiàng)目檔案從其收集、歸檔、整理編目，妥善保管及向企業(yè)檔案部門移交，需要總承包商、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備供應(yīng)、安裝、調(diào)試、試運(yùn)行、監(jiān)理等工程參建單位一起協(xié)作完成，它是一項(xiàng)需要各方緊密配合的工作，參與的各方一需相互動(dòng)。

1 總承包商負(fù)有的工程項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

據(jù)國家檔案局中央檔案館關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)“國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理，進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的通知”中要求：各建設(shè)單位檔案部門除做好自身的項(xiàng)目檔案工作外，要負(fù)責(zé)對(duì)參建單位項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督。所以，工程總包商在項(xiàng)目檔案管理中承擔(dān)兩方面的職責(zé)：一是對(duì)分包商檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督的職責(zé)；二是檔案收集、整理、裝訂存檔及向企業(yè)檔案管理部門移交的職責(zé)。

1.對(duì)分包商檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督職責(zé)

（1）整個(gè)總包工程項(xiàng)目建立檔案管理系統(tǒng)，建立建全統(tǒng)一的檔案管理制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

（2）指導(dǎo)并監(jiān)督分包商們，將工程檔案管理同步到工程建設(shè)工作中；執(zhí)行統(tǒng)一的檔案整編標(biāo)準(zhǔn)和分類方法。

（3）將總承包工程項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任制；項(xiàng)目文件材料的收集，管理納入工程建設(shè)計(jì)劃中，納入各部門的崗位責(zé)任制與職責(zé)范圍，定期考核；將檔案管理納入到合同之中，將檔案移交完整與否和工程款結(jié)算相掛鉤。

2.檔案的歸集、整理、裝訂存檔及向企業(yè)檔案管理部門移交職責(zé)

（1）指導(dǎo)總包工程項(xiàng)目各部門工程建設(shè)的前期文件、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理、施工、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等各類文件材料的收集、整理、鑒定和歸檔工作，并及時(shí)向企業(yè)檔案部門移交檔案。

（2）接收分包商文件材料的檔案歸檔，并進(jìn)行審核、驗(yàn)收。對(duì)總包項(xiàng)目的全部檔案進(jìn)行整理并匯總。

（3）按國家相關(guān)規(guī)定，在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向企業(yè)檔案部門移交工程項(xiàng)目竣工檔案。

2 總包項(xiàng)目實(shí)施過程中做好各階段的檔案管理工作

按照總包工程自身的規(guī)律與特點(diǎn)，把檔案管理工作落實(shí)到項(xiàng)目的各個(gè)進(jìn)展階段。

1.工程前期包括收集和整理以下資料：可行性研究報(bào)告及其評(píng)估、報(bào)批文件、項(xiàng)目選址及其報(bào)批文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書及其報(bào)批文件、招投標(biāo)文件、合同評(píng)審及談判記錄、合同、協(xié)議書，各種往來函件等。

2.設(shè)計(jì)階段；包括設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件（如土質(zhì)、原料、燃料試驗(yàn)報(bào)各等）、設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)報(bào)批文件及施工圖設(shè)計(jì)）、工程設(shè)計(jì)計(jì)算書、概預(yù)算材料以及往來信函等。

3.采購階段；包括設(shè)備采購合同文件、工程采購合同文件、采購詢價(jià)文件、報(bào)價(jià)文件、招標(biāo)/評(píng)標(biāo)/中標(biāo)文件及其記錄、設(shè)備檢驗(yàn)文件等。

4.施工階段；包括開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、施工計(jì)劃、施工招投標(biāo)中標(biāo)文件、施工分包合同、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、工程開工審批文件、圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工組織設(shè)計(jì)、施工定位測(cè)量復(fù)核記錄、設(shè)計(jì)變更、工程檢查記錄、工程照片、施工日記、大事記、事故處理報(bào)告、合同執(zhí)行過程來往函件等。

5.試生產(chǎn)階段；包括試運(yùn)行計(jì)劃書和開停車方案、試車方案及記錄單、性能考核報(bào)告、合同目標(biāo)性能考核方案及記錄表等文件。

6.工程竣工驗(yàn)收階段；包括竣工驗(yàn)收文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及會(huì)議文件、最終接收證書、履約合格證及相關(guān)文件、工程設(shè)計(jì)總結(jié)、工程施工總結(jié)等。

3 加強(qiáng)工程檔案管理工作的過程控制

1.總包工程的檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，由于總包工程項(xiàng)目具有工期長、子項(xiàng)目多，且參與單位和工作交叉多，使檔案管理工作難度加大。容易造成文件丟失。為了確保工總包工程檔案收集的完整性及時(shí)性，必須采取檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行的措施。在項(xiàng)目初期，檔案部門即應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)，對(duì)項(xiàng)目各階段的文件材料，均在每道工序結(jié)束階段，及時(shí)歸集，保證歸檔文件材料的完整性及時(shí)性。

2.建立工程總承包文件跟蹤管理網(wǎng)絡(luò)以內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為主體，通過INTERNET網(wǎng)和電子郵件與各分包商聯(lián)系。按照總承包項(xiàng)目的工作程序和檔案工作自身的特點(diǎn)，布網(wǎng)、建點(diǎn)、設(shè)人，以點(diǎn)接線以線聯(lián)網(wǎng)，使網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目。在網(wǎng)絡(luò)中將項(xiàng)目過程中的各個(gè)階段和業(yè)主、總包商、分包商在各階段所產(chǎn)生的文件，設(shè)置歸檔職責(zé)及等管理模塊。以檔案部門為監(jiān)控點(diǎn)；對(duì)整個(gè)工程的文件材料進(jìn)行跟蹤、動(dòng)態(tài)管理。

3.加強(qiáng)與工程技術(shù)、管理人員的聯(lián)系檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入總包現(xiàn)場(chǎng)，密切與工程技術(shù)和管理人員的聯(lián)系，進(jìn)行多種方式的交流和溝通。一方面督促他們對(duì)項(xiàng)目的每一個(gè)環(huán)節(jié)都做詳盡的記錄；另一方面對(duì)于在編制文件材料中涉及檔案方面的問題給予耐心解答，指導(dǎo)具體的案卷編制方法，以滿足檔案管理的要求。

4 工程總承包檔案管理工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題

工程總承包工作開展時(shí)間不長，工程總承包項(xiàng)目的檔案管理也是一個(gè)新的課題，還在不斷的探討與發(fā)展之中。從實(shí)踐中，在工程總承包項(xiàng)目檔案管理中特別要注意以下幾個(gè)問題；1.要按照國家檔案局和行業(yè)有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定本工程的檔案管理制度，明確職責(zé)，并與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤。如：文件材料未按要求歸檔，不進(jìn)行工程結(jié)算等。2工程總承包項(xiàng)目初期，總包項(xiàng)目部一定要把檔案管理提到領(lǐng)導(dǎo)議事日程上來，并要明確一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作。3.由于工程總承包項(xiàng)目參建單位多，且分包商基本無專職檔案人員，因此，總包項(xiàng)目部應(yīng)對(duì)分包商的專兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為以后檔案管理、歸檔打好基礎(chǔ)。4.工程總承包項(xiàng)目要統(tǒng)一規(guī)定檔案分類辦法、案卷格式、檔案裝具和檔案管理軟件，以保證整個(gè)工程總承包項(xiàng)目檔案管理的一致性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)

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