論企業科技檔案管理中二維碼技術的應用

原春紅

摘 要：科技的迅猛發展互聯+網絡技術已給企業在經營管理和操作模式上帶來了全面的革新。為了提高企業的管理效率，提升檔案管理質量，本文將二維碼技術在科技檔案管理中的應用深入探討，以期今后以二維碼技術建立一個更加完備的企業科技檔案管理平臺。

關鍵詞：科技檔案；二維碼；應用；企業

在企業中，不少一線的維檢修人員，他們對去檔案室查閱資料認識程度不足，不了解查閱檔案為工作提供的便利。他們寧愿到現場去實地查看機器設備構造，也不愿到檔案室查閱相關資料。二維碼技術的廣泛應用，很多技術都采用該種手段。將二維碼技術應用到企業科技檔案管理中，無疑會提高企業對科技檔案的利用率和利用效率，充分發揮檔案工作的實際功效。

1 二維碼技術概述

1.二維碼的概念

所謂二維碼，是將數據符號信息通過黑白相間的圖形呈現，在呈現二維代碼編制過程中，將“0”“1”的計算機內部邏輯基礎比特流概念植入其中，通過幾何圖形的表現二進制文字數值。隨后通過圖像輸入或光電掃描等形式，便看實現自動讀取信息的自動處理方式。

2.二維碼的起源

過去的一維碼無法滿足當前的市場需求，于是二維碼應運而生。物品標識是一維碼最初的應用范圍，但無法描述物品，這是由于一維碼的信息容量受限導致的。所謂物品標識，就是將物品以代碼形式出現，并將生成的代碼以二維碼的形式出現在物品上，這樣便可以通過掃描二維碼來識讀物品，但是這樣的一維碼無法辨別物品信息的真偽，僅能代表一維碼本身存在?，F代技術的發展，對有限的幾何空間提出了更多的需求，條形碼不斷承載越來越多的信息，于是在這樣的環境下二維碼營運而生。

3.二維碼的特點及優勢

二維碼的信息容量較大，可容納漢字500余個，數字近3000個，這樣的信息容量相當于過去一維碼的幾十倍?？梢詫D片、聲音、文字、指紋等內容以二維碼的形式表現出來，不僅如此，還可以表示多種語言文字及圖像數據。如果二維碼出現無損等局部損壞時，它的容錯糾錯能力很強，依然可以正常識讀，局部損壞面積達一半時，仍可實現二維碼掃描，以獲取信息。此外，二維碼的誤碼率很低，在千萬分之一以下，并且具有較好的保密性，制作成本較低，激光或CCD閱讀器均可識別，在制作中還可根據實際情況調整條碼符號的形狀及尺寸。

二維碼的應用

最初二維碼是應用在商業領域，從信息密度、編碼容量到制作成本、糾錯能力，每一項都具有其他技術無法比擬的優點，因此，二維碼一經問世便很快得到普及。如今，我們的生活、工作、學習等方方面面都滲透了二維碼技術，無論是互聯網新媒體，還是傳統媒體，從廣告到書籍，甚至火車票、名片，二維碼的身影隨處可見，“掃一掃”關注二維碼成為當下人們的一種時尚，亦成為一種生活習慣。二維碼其自身的應有價值如下圖所示：

2 二維碼技術應用于檔案管理的優勢

自動化、智能化的檔案管理工作是當前檔案實體管理不斷尋求的目標。自上世紀80年代，我國的檔案管理工作逐漸開始步入數字化時代，一維碼應運而生，盡管應用范圍有限，但在檔案管理中也得到廣泛應用。隨后二維碼技術的普及，給檔案管理提供了科技含量，具體的表現如下：

1.檔案入庫階段

企業科技檔案管理，需要將實體檔案管理與相關信息管理系統相銜接。識別二維碼不僅能查閱相關檔案信息，還可以精確顯示實體檔案在檔案室所處具體位置。因此，在檔案入庫階段，就應當將二維碼矩陣中錄入相關檔案入庫信息。這樣只需掃描二維碼，就可以輕松掌握檔案的基本信息及位置信息，方便查閱。在查閱實體檔案過程中，也可以通過手機掃描二維碼精確找到實體檔案的存放位置，方便回置檔案。

2.檔案信息保存

過去的傳統檔案，僅能在檔案封面、背脊等地記錄簡要信息，字數較少，大多以摘要或目錄等形式出現，如果想要了解詳細內容，則需要通過軟件調閱。二維碼技術的應用，突破了字數限制，在手機客戶端中掃描二維碼后，可以搜索出大量信息和目錄。方便盤點檔案使用，也保證了正確率。此外，傳統實體檔案留存內容會隨著時間、檔案室溫度、濕度等因素受到影響，還會受到查閱頻率，翻看等情況的影響，紙質或字跡會出現減退現象，而二維碼技術的應用，可以將檔案信息留存至軟件系統中，這些內容方便查閱，切是永久保存，不會受到查閱次數過多等因素影響信息保存。

3. 檔案信息的發布

隨著手機網絡的廣泛普及，人們獲取咨詢的方式越來越便捷。二維碼這種傳播方式更是極大便捷了信息的傳播。企業在更新科技檔案后，可以通過二維碼掃描的方式，獲取咨詢，對企業最新引進的先進設備等信息進行更新，對機器構造等內容的信息及時通過二維碼的形式發布出去。方便企業相關人員查閱學習。企業的科技檔案中應用了二維碼技術，是傳統檔案管理工作與現代數據網絡技術相結合的有效途徑。此外，檔案信息發布通過二維碼制作目錄，一張A4尺寸的紙張可以印刷近50個二維碼，每個二維碼可容納近500個漢字的簡介。因此，使用二維碼的方式可以大大節約檔案信息化建設的成本，節能環保。

4.二維碼技術在科技檔案管理中的應用

首先，可以實現檔案的快速搜索。當一份檔案生成二維碼后，只需通過相應的設備便可清晰了解設備的資料目錄，還可以通過二維碼掃描查找是否有自己需要的科技檔案，再根據二維碼提供的檔案位置，輕松找到資料位置，省去翻閱檔案目錄的時間，提高工作效率，方便又快捷。

其次，方便借閱歸檔。企業的科技檔案借閱管理是檔案管理中的主要工作之一，員工在借閱檔案資料時，可以在制成的二維碼中獲得檔案資料的名稱、所處位置等內容，還可以將借閱者的基本信息一并生成二維碼，科技檔案管理的借閱情況一目了然。借閱登記的時間也大大節約，查找資料去向的時間也大大節省，給檔案管理工作帶來極大的便利。

在企業科技檔案管理中，二維碼技術的應用范圍遠不及與此，它可以根據具體科技檔案文件的使用周期進行管理。但通常企業的檔案管理工作人員，所掌握的檔案管理工作范圍認知有限，管理水平有限，對檔案管理工作的應用在現階段還僅限于方便、快捷地搜索歸檔。

3 二維碼技術應用于企業科技檔案管理的價值

1.提高企業科技檔案的利用

對企業而言，效益是不斷追求的目標，這也是檔案管理工作的意義所在。作為企業的科技檔案管理工作來說，工作本身不會為企業創造效益的職能，但是能夠通過提高對檔案的利用價值，來提升科技檔案對企業發展發揮的作用。在實際工作中，不少企業并未重視科技檔案管理的重要性，普遍忽視科技檔案管理工作的存在的意義，甚至有人認為科技檔案管理可有可無。提高歸檔率和利用率是當前檔案管理急需解決的問題。此時，可以借助二維碼的普及度，讓科技檔案管理工作走進職工中，提升企業對科技檔案管理工作的重視程度。只有檔案查閱對職工提供便捷的服務，檔案利用率自然就會得到提高，科技檔案在企業發揮的作用也自然會得到提高。

2.提高企業科技檔案信息水平

在企業的生產工作中，要想使科技檔案真正發揮應有的作用，勢必要深入挖掘科技檔案能夠為企業發揮的服務，將科技檔案信息密切結合企業的生產經營狀況，特別是對信息化工作方面的內容。如果檔案管理的水平低，信息化能力不足，宣傳不到位，便會導致在實際工作中很難手機檔案相關信息，科技檔案的利用率也會隨之下降。推廣二維碼，無疑是為科技檔案提高利用率的有效途徑，讓人們通過二維碼了解科技檔案的具體信息，不斷開拓檔案服務的新功能，為檔案的信息化管理與現代化查閱提供有效途徑。

3.提高對庫存檔案的監督管理

對于企業來說，特別是基層企業，缺乏專職檔案管理人員，大多是由其他職務的工作人員兼任檔案管理人員，他們缺乏專業性，主要忙于自己所在崗位的職業，對監督管理科技檔案投入精力不足，缺乏相關專業知識。有時會出現崗位調整，管理科技檔案人員經常出現輪流交接的現象，人員流動性較大?？萍紮n案時長出現缺少目錄、資料不齊等情況。隨著二維碼的推廣，很多一線職工或相關技術人員掌握了解二維碼顯示信息后，便于清楚了解其中是否存在無資料和資料不齊全的情況，這也無形當中對管理檔案的相關人員起到監督作用，切實使科技檔案管理人員負起責任。

4.提高檔案管理人員工作水平

二維碼技術正式投入使用后，對傳統管理科技檔案人員無疑是一個挑戰，需要熟練掌握基本的二維碼技術，并將該項技術應用到科技檔案管理中。檔案管理人員需要掌握新的知識，將管理方法與現代信息化管理方式相結合，滿足企業的實際需求，提供工作效率和檔案管理質量，進一步提高檔案管理的合理性，節約成本，提高工作效率，間接為企業創造更多效益。

4 結語

在當前的大數據環境下，企業的科技檔案管理采用二維碼技術，可以大大提高工作便利，方便信息識別，對建設數字化的科技檔案館提供有力保障，信息檢索系統可以利用二維碼技術將其得到轉型和升級。二維碼技術將企業的基層員工與檔案信息連接在一起，實現了“立體檔案”的目標，一定程度上可以降低錯誤率的出現，共享檔案資源，為企業管理科技檔案提供重要平臺，提高科技檔案的利用率，創新檔案管理的相關服務業務，將更多科技水平注入到科技檔案管理中來，方便職工查閱科技檔案信息，為企業生產發展提供更多科技檔案方面的支持，實現企業科技檔案管理水平的不斷攀升，從側面推動企業的發展。

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