檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新

吳紹云

摘 要：當前，伴隨著國家經濟建設的全面發展，企事業單位也在進行著機制改革，檔案工作的管理體制和運行機制也要根據時代發展進行改革與創新。本文從檔案與檔案管理理論入手，找出檔案工作管理體制與運行機制存在的問題，并就如何改革與創新提出目標和方向以及具體對策，供業界參考。

關鍵詞：檔案工作；管理體制；運行機制；改革；創新

檔案工作是企事業單位工作中的一項重要工作，檔案管理工作能從側面反映出一個單位的管理水平和工作業績，特別是一些歷史悠久的單位，做好檔案管理工作不僅可以較好的保存歷史，更是對設計未來發展規劃時的一個重要參考。因此，越來越多的單位都認識到做好檔案管理工作的重要性。但是，在日常的檔案管理工作中，管理體制和運行機制還是存在各種各樣的問題，從一定程度上制約了單位的發展。因此，對檔案工作管理體制和運行機制進行改革和創新迫在眉睫。

1 檔案與檔案管理

“檔案”最早出現在明朝末年，是對歷史進行記載并且保存起來的文件，隨著社會的發展，檔案也發展成包括聲音、圖像等多種形式的載體。其主要作用是為了作為對歷史的真實記載，以備后人查詢，體現在以下幾個方面：一是可為單位提供查詢考究的憑證；二是可作為素材進行宣傳、研究等；三是可通過對檔案的查詢為單位的未來發展提供遵循。

根據國家有關部分的規定，檔案工作是由各地的檔案事業管理單位分層管理，各單位根據相關規定，制定本單位檔案管理辦法。檔案管理主要分為兩部分：一是由專業人員對檔案進行收集、保管、整理等工作；二是對檔案里信息進行處置管理，主要工作是對信息進行錄入、儲存、核對、歸檔和輸出等。做好檔案管理工作帶來的效益并不是立即顯現的，而是在通過不斷的積累后，發揮其歷史記錄功能，為將來查閱提供方便，其效益體現具有延時性。

檔案工作的管理體制與運行機制是相互依靠、相輔相成的，具體體現在以下幾個方面：一是檔案的管理方面。管理人員要對全宗檔案進行細分，根據檔案的來源、事件、內容等進行若干類別的區分，并進行編錄整理；二是保管檔案方面。單位通常都設立了專用的檔案庫或檔案室進行檔案的保存；三是檔案鑒定方面。通過檔案內容和時間、名稱、價格等對各種檔案進行保存年限的確定，再整理成冊進行保存。

2 檔案工作管理體制與運行機制存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不深刻

當前，很多單位的檔案管理人員對于做好檔案管理工作和如何運行認識不到位，只是單純的做好檔案的收集，不能將檔案管理工作與單位長遠發展、健康發展緊密聯系，沒有認清做好檔案工作的極端重要性，以至于檔案工作只是滿足于完成日常業務工作。還有的單位領導同樣存在認識誤區，他們往往對人事或組織及財務工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現出應付的狀態，也就也就無法提升單位檔案管理工作科學發展，失去了推動單位經濟建設和長遠發展的一個重要

法寶。

（二）檔案管理制度不健全不完善

結合國家檔案管理相關文件，各單位基本都制定了自己的檔案管理制度，但是還有很多單位存在制定不健全不完善的問題。有些單位檔案管理是分散式的，即科研的檔案歸科教管；人事檔案歸人事處管；業務檔案就由各業務科室自行管理，這就行成了一個單位多部門管理檔案的混亂格局。管理體制不健全，直接影響了檔案工作的運行流程，落實也就無從談起，導致延誤了工作。盡管有些單位已經意識到這一情況并做出努力，但是呈現的是，有一定的管理規模，卻和單位的發展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規模，不能做到系統、準確的對檔案進行管理。

（三）檔案管理人員整體素質有待提升

從事檔案管理工作，首先就具有一定的政治素養和理論知識，了解和熟悉國家檔案管理的相關法規和政策，懂得如何進行檔案管理。同時，隨著社會不斷發展，信息化、辦公自動化進程也在不斷加快，檔案的存在方式發生了很大變化，電子檔案已悄然出現在人們的視野中，其易于復制、編輯等特點使得傳統的管理方法已經適應不了現化化的要求，對檔案的管理提出了新的挑戰。然而，檔案管理工作者的整體素質還有待提高，其真正專業人員偏少，從業人員受過系統專業的檔案管理培訓特別少，有些工作人員專業水平和業務能力較差，從事手動檔案管理工作者較多，利用信息化手段進行管理的人員較少。有些單位將單位的一些老同志、生病的同志安放在檔案管理問題，還有一些專業的檔案工作者并不愿意從事檔案的管理工作。

3 檔案工作管理體制和運行機制改革的目標與方向

當前，我國檔案管理體制有力的推動了檔案事業的不斷發展，在日常管理、考評考核等方面發揮著重要的作用。但是，隨著國家“全面深化改革”號角的吹響，社會經濟體制和發展進程都在加速推進，以往檔案管理工作的“條塊分割”、“局館合一、政事合一”、私營企業及個人檔案管理等弊端逐漸顯現，成為了檔案管理體制的重要阻礙，急切需要進行管理體制和運行機制的改革與創新。其目標就是要建立一套科學完善的管理制度，使之更好的為社會主義市場經濟體制有服務，助推單位的全面發展。改革的方向應瞄準以下幾點：一是市場化。行政改革的主要方向就是市場化，必須探索出和市場經濟體制相協調的檔案管理體制和運行機制。二是法制化。黨的十八屆四中全會提出，全面依法治國，加快法制化進程，檔案管理也應遵循法制化方向，堅決擯棄檔案管理工作中出現的有法不依，有規難落實的現象，強化管理監督職能，強化檔案法制化思想認識。三是信息化。辦公自動化、信息化已經取代了傳統的紙質化，大數據被應用到了社會發展的各行各業，檔案工作要豐富管理手段，就要瞄準信息化進行改革創新，大力推崇信息化建設，將檔案工作由自閉封閉型轉向全面開放型。

4 檔案工作管理體制和運行機制的改革創新措施

改革創新不是一句口號，需要檔案管理機關、企事業單位領導、檔案工作人員齊心協力，拿出“大刀闊斧”的勇氣，敢于向習慣叫板、向傳統開刀，擯棄慣性思維，真正推動檔案工作管理體制和運行機制的改革創新。

（一）轉變認識，將改革與傳統良性結合

單位領導應高度重視檔案管理在單位建設中的重要作用，從頂層設計中把檔案管理工作提上議事日程，增強工作的事業心和責任感，可成立單位檔案管理領導小組，具體負責檔案管理的開展，并擇機召開檔案管理形勢分析會，總結經驗和不足，及時查找出問題隱患，改進工作方法。可以在單位中挖掘宣傳檔案管理工作中的優秀人物，發揮他們的“輻射”作用，引導全體人員認識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發展。同時，樹立創新思維，將創新與原有傳統良性結合。創新并不是盲從的，而是要立足于原來的基礎，總結檔案管理工作好的做法和經驗，對此進行深入的總結研究，找出工作中的瓶頸因素，繼而尋找改革和創新。

（二）完善檔案管理制度，實施技術創新

隨著科技的發展，檔案管理方法也要隨之不斷提高，必須形成相對應的科學的檔案管理體系，建立起健全的檔案管理制度。比如建立檔案利用、歸檔和收集、保管等等，做好檔案資料的保管期限和歸檔等制度。單位可將這些制度納入崗位考核和日常考評中，做好隨機的考核和總結，真正把制度落到實處，推動檔案管理工作的全面發展。同時，應加大技術創新，推動檔案工作信息化管理，把現代信息技術、計算機技術和通信技術運用到檔案管理的保存、處置和管理中，提高工作效率。當前，傳統手工操作已遠遠達不到檔案管理工作的要求，單位應建立自己的檔案管理數據庫，利用網絡及辦公自動化系統，實現檔案資料的系統化、網絡化。可在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。也可開展網上服務業務，實現如查詢、搜索和評價等功能，打破單位內部間界限，互通信息，從而達到資源最大限度地開發利用，并能為單位管理者提供及時準確的信息。

（三）創新檔案工作人員培訓與管理

檔案保管員的素質高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強檔案管理人員的培訓。首先，要抓好業務培訓，這是提高檔案工作者業務和政治素質，完善優化知識結構的迫切需要，也是培養檔案工作者對解決檔案事業發展中遇到的新問題和新情況能力的需要。不僅要學會相關的管理知識，更重要的是要學習通過科學化、信息化手段來管理檔案方法。可通過舉辦培訓班的方式，系統培訓檔案管理工作流程及相關計算機軟件使用，并注重平時工作中的幫帶督導，培養檔案保管人員發現問題、解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結合的方法，與先進單位掛鉤結對，提高單位檔案管理人員的綜合素質。

其次，要建立健全的競爭機制做保障。要結合當前人事管理改革，借鑒先進管理經驗。對于檔案工作者要建立起相應的競爭機制，可實行按崗定薪、定期綜合考評等手段促進工作積極性，細化考評標準，并將考評結果與職務聘任、加薪升遷等掛鉤，充分體現出人才競爭機制的作用，激勵檔案工作者積極主動的提升自我修養和能力素質，壓力轉化為動力，主動適應社會發展和科技進步給檔案工作者帶來的新要求。

5 結語

綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，單位領導應高度重視起此項工作的重要性，大力加強檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新，建立完善起相應的檔案管理制度，加強科學化管理水平，努力提高檔案管理人員的綜合素質，多措并舉提高檔案管理的科學化水平，以促進單位管理的高效化。

參考文獻

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