淺談地方高校藝術類專業檔案管理問題

喻潔

摘要：檔案是學校辦學發展過程中的歷史記載，也是高校檔案管理中的核心，它是衡量一所高校教學管理水平高低的重要標準之一。教學檔案是在長期的教學工作中形成的最原始的材料，是發展過程中留下的珍貴歷史資料，妥善保管教學檔案對今后查找類似教學管理、教學實踐活動、教研教改等資料提供了重要的依據。藝術專業的教學檔案與非藝術專業教學檔案的保管在方式上有所不同，藝術專業具有自身獨特的特點，檔案管理工作應該針對不同的類別有針對性地開展。

關鍵詞：高校 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2017）05-0071-01

一、藝術類專業教學檔案包括范圍

藝術檔案包括的范圍很廣，加之藝術類別的不同，內容繁雜。

（1）藝術類專業學生的學籍檔案。從學生一進校后，就產生了相關的學籍檔案材料，學生高考檔案、進校后新生學籍核對、電子注冊學籍信息、各類等級考試成績、期末考試成績、學籍變化相關材料、作弊違紀處分材料等。

（2）藝術類教學管理檔案。在教學過程中產生的與教學有關的檔案材料，比如相關的教學實踐活動材料、教師教學活動的材料、教學進度計劃、教案、教學大綱、課程標準、學生考試產生的試卷、記分冊、畢業論文、畢業設計等。

（3）藝術類學科競賽作品。各類參加學科競賽的活動檔案，報名表、指導教師指導過程、參賽作品、照片、獲獎證書等；教師和學生公開發表的論文；教師和學生在公開場合進行的藝術展演活動檔案。

二、藝術類專業檔案管理現狀

1.檔案管理的意識不強

長期以來，教師、領導都將大部分精力用于教學、科研活動過程上，而忽略了對教學檔案進行收集和歸檔。在思想上對檔案工作沒有引起高度的重視，同時教學檔案是一個長期形成的過程，需要時刻保留好檔案。人們往往意識不到教學檔案的重要性，同時部分二級系院領導對于教學檔案管理工作比較懈怠，沒有意識到完善檔案管理的重要性，很多藝術專業檔案往往都保存在創作者手中，沒能及時歸檔到各檔案管理部門。

2.檔案管理員專業性不高

各二級學院的檔案管理員往往是由各學院的教學秘書擔任，大部分的檔案管理員并不具備檔案相關專業的學科背景，學科背景的缺失意味著從結構上就決定了檔案管理人員的專業性不足。而且相對于其他專業的檔案而言，藝術專業的檔案內容更加繁瑣，保存方法更加細致，工作難度更大，需要注意的細節更加繁雜，而藝術專業的檔案有著自身的特殊性，因此對檔案管理員的職業技能和專業素質要求更高。藝術專業檔案有別于其他類別、傳統意義上的單純文本檔案。教學秘書大多時候已經忙于教學工作，很少有精力來系統地收集管理檔案，加上檔案的特殊性，如果缺乏基本的藝術修養，缺乏藝術檔案的鑒別能力，容易發生分類錯誤的問題。

3.藝術專業檔案管理難度大

由于藝術專業的特殊性，產生的藝術檔案的形式和方式也是多元化的。例如，美術專業的繪畫作品就有大、中、小不同的尺寸和規格，舞蹈專業學生跳舞的視頻，播音專業的音頻檔案，影視專業的戲劇視頻檔案，等等，加上有些檔案對溫度、濕度等都有要求，這就對存放這些檔案的地點有著一定要求。但是地方高校有別于專門的藝術高校，藝術檔案的保存地點和存放設施不能符合要求。

三、加強藝術專業教學檔案管理的措施

1.對藝術專業教學檔案歸檔建章立制

從制度上，應該建立和完善一套完整的收集存檔的體制。因為藝術專業的特殊性，所以在對檔案管理員進行培訓的時候，應該明確保管檔案的范圍，什么檔案需要存檔、怎么存檔、存檔年限都應該有具體的實施指導方案。明確領導、教師、檔案管理員的職責，在整個過程中應承擔的工作，從制度上給予保障。檔案管理員要動態和定點兩個時間點收集相結合。加大對藝術檔案管理的監督和指導的力度，培養教職工自覺保存和上交檔案材料的意識。

2.藝術教學檔案的數字化管理

目前處于大數據時代下，傳統的檔案管理模式已不能適應時代發展，數字化的管理方式應該應用到對藝術教學檔案的管理中來，這能夠最大限度地延長藝術檔案的生命，使得查閱資料變得簡單輕松，有利于避免藝術檔案隨著時間的流逝而消失，也提高了藝術檔案信息資源的利用率，避免了藝術檔案處于沉睡的狀態。

3.培養一支高素質的管理隊伍

注重提升檔案管理員的職業素質和職業技能，通過各種渠道，如邀請藝術專家來講座、外出培訓等方式，提升管理人員的藝術修養和文化素養，提升他們在工作中的鑒別能力。在當前所處的大數據時代背景下，由于互聯網的普及，對教學檔案人員的計算機使用水平也提出了要求，而傳統的檔案管理方式已經不能適應時代的發展，現在很多教學檔案都是通過互聯網傳遞，越來越多的是電子檔案的使用，所以熟練掌握信息管理技術是必然的要求。教學檔案管理人員應加強這方面的培訓，提升自身的計算機水平。

藝術教學檔案內容和種類豐富多彩，精彩紛呈，收集和保護好檔案是學校教學工作的重要部分，應最大限度地對師生開放，發揮藝術教學檔案數字化的作用。

參考文獻：

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責任編輯：楊國棟