高校檔案管理人員的素質培養

金珍紅

摘 要：檔案管理作為高校日常管理中的重要基礎性工作，檔案的收集、整理、歸類以及使用都需要相關的檔案管理人員來完成。然而從總體上看，我國高校的檔案管理隊伍還存在一定問題，比如管理意識不強、學歷低以及知識結構單一等，并在很大程度上抑制了我國高校的穩步發展。所以，為了充分發揮檔案管理人員在高校日常管理中的積極作用，就要采取有效策略盡可能的提升他們的專業水平以及職業素養，進而為今后教育業的良性發展提供有力支撐。

關鍵詞：高校 檔案管理 管理人員 素質 培養

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（b）-0215-02

高校檔案記錄的是該校發展的軌跡，其教學、科研以及學生管理等工作都需要以檔案作為依據，同時學校未來的發展策略也要將檔案作為參考。可以說，檔案管理是各大高校日常工作可以有序展開的關鍵。基于此，如何加強高校檔案管理人員的綜合能力，提高他們的檔案管理水平及能力，就成為當前學校及管理者需要重點探討的課題。

1 當前高校檔案管理人員應必備的素質

由于高校檔案涉及到學校招生、教學、科研以及管理等活動的方方面面，所以高校檔案管理既是一項繁瑣而系統的工作，同時又與學校自身的辦學特色、文化積淀以及發展軌跡等密不可分。基于此，一名合格的高校檔案管理人員應該具備以下素質。

1.1 業務素質

高校檔案管理工作是否高效、有序，與相關管理人員的業務素質密不可分。其中，作為高校檔案管理人員，應該對具備以下幾方面知識或技能：第一，與檔案相關的專業知識。高校檔案管理工作的專業性以及技術性都較強，這就要求檔案管理人員應該認真研讀諸如《檔案學概論》《檔案管理學》《文書》以及《檔案文獻編纂學》等與檔案相關的書籍。從中學習和掌握檔案管理工作的各個環節與程序，以此來把握相關的檔案管理技巧；第二，與檔案管理相關的新科技與新知識。信息化時代的到來，也讓檔案管理工作的方式方法發生了翻天覆地的變化，檔案的收集、處理、傳送、儲存以及提取等環節都逐漸實現了自動化，這雖然在很大程度上減輕了工作人員的工作量，但是作為新時期的高校檔案管理人員，就必須要掌握相關的電子計算機、微縮等現代化技術與知識，以此來保證檔案管理工作能高效完成。

1.2 政治素質以及道德素質

相較于其他工作，高校檔案管理會涉及到很多政治性很強的內容，這就要求檔案管理人員要具備以下幾點素質：第一，正確的職業理想與堅定的工作信念，高度的政治責任心、政治敏銳性以及嚴明的政治紀律性；第二，具有愛崗敬業、無私奉獻以及淡泊名利等精神，并有著較強的紀律以及法制觀念等；第三，具備良好的團結協作精神。作為高校檔案管理人員，不僅要熱愛自己的工作，忠于職守，更重要的是要在不斷提升自身業務水平的基礎上，為學校的人才培養、管理以及科研等方面工作提供力所能力的服務；第四，所有從事檔案管理的人員都要具備嚴格的保密觀念以及良好的保密習慣，不得參與任何有損學校甚至國家利益的行為或事件，以科學嚴謹的工作態度保證高校的正常運轉。

1.3 嚴謹的工作態度以及較強的法律意識

高校檔案管理工作是一項既細致卻又繁瑣的工作，作為檔案管理人員應該堅持嚴謹細致的工作作風，對高校檔案管理中的分類立卷、鑒定編目、區分全宗以及匯編注釋等環節，都要做到準確無誤。另外，在新時期，我國高校的檔案管理工作也逐漸向著依法治檔轉變。所以，檔案管理人員除了要學習和掌握相關的專業知識與技能，還需要對相關的法律法規引起重視，比如《保密法》以及《檔案法》等，認真學習其中的法律知識以及規章制度，從而嚴格規范以及約束自身行為，以此來為高校檔案管理提供強有力的法律保障。

2 培養和提高高校檔案管理人員素質的有效策略

2.1 提高檔案管理人員的服務意識

目前，還有很多高校檔案管理人員的思想觀念較為陳舊，仍把檔案管理看作是學校日常管理中，對學生信息以及科研教學信息的簡單整理以及分類儲存。這種觀念是十分狹隘以及片面的，同時也在很大程度上制約著高校檔案管理工作效率的提升。所以，為實現高校檔案管理的自動化以及現代化，就必須要轉變管理人員陳舊的思想觀念。具體來說，檔案管理人員應該不斷地通過培訓或者自學來提升自我修養，解放思想，轉變觀念，實現“展示型”向“服務型”功能定位的轉變，堅持以用戶為中心的服務理念，從而進一步提升服務意識。另外，學校可以通過各種培訓活動來讓檔案管理人員充分意識到，做好檔案管理是每一位檔案管理人員應盡的責任以及義務，化被動為主動，提高他們的主觀能動性。另外，學校還可以通過加強與其他學校或單位的交流互動，來吸收和借鑒好的經驗與技巧，從而不斷完善自身的檔案管理模式以及方式方法，以此來實現高校檔案管理水平的提高。

2.2 加強思想教育，培養政治素養

檔案本身的政治性特征，決定著檔案管理人員必須要具備較強的政治素養。其中，為培養和提高檔案管理人員的政治素養，可以從以下幾方面入手：第一，定期或不定期的開展思想理論教育活動，其培訓內容包括毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”以及科學發展觀等理論；第二，學校應該與時俱進，加強新政策教育，比如“十八大”重要精神以及習近平總書記提出的“中國夢”奮斗目標等，以此來確保檔案管理人員從思想上始終保持先進性；第三，學校可以組織檔案管理人員參加各種政治活動，以提高他們的政治敏感性，從而在強化其政治素養的同時，實現檔案管理人員拒腐抗變能力提升的目的。

2.3 強調培訓教育，培養業務水平

在高校的日常經營管理中，培訓學習是提高檔案管理人員綜合素質最直接也是最有效的途徑。所以，為了切實提升相關人員的業務水平，學校可以積極促進培訓的經常化以及制度化，并建立健全相關的考核、考察制度，以保證培訓成果。其中，學校可以采取以下方式，來培養檔案管理人員的業務水平：第一，加強繼續教育培訓。為滿足新時期檔案工作的高標準以及高要求，學校應該積極開展“有計劃、有重點、分層次、分類型、多形式、多途徑”的繼續教育培訓，在檔案管理人員知識結構得以不斷豐富的同時，樹立起終身學習的觀念，特別是在信息化時代背景下，實現高校檔案的信息化管理，需要管理人員掌握一定的計算機知識，以應對新形勢下檔案管理工作面臨的挑戰；第二，加強專題培訓。學校可以邀請專家學者進校舉辦專題知識講座，為檔案管理人員傳授最新的知識、經驗與技巧，還可以通過專題討論或者現場研討等形式，讓檔案管理人員獲得更多參與培訓教育的機會，從而有效提升他們的業務水平；第三，外出參觀學習。除了要為檔案管理人員提供相關的職業技能培訓教育機會之外，學校還需要定期組織人員去檔案管理水平較高的地區參觀學習，這不僅可以開闊管理人員的視野，同時也有助于檔案管理人員思想觀念的更新或轉變，從而為今后高校檔案管理工作效率的提高奠定基礎。

3 結語

綜上所述，檔案管理是高校管理中的一項基礎性工作，其管理的準確高效與否將直接關系到該校未來的健康發展。所以，應該正視檔案管理工作的重要性，有針對性的開展相關培訓，從而在提高檔案管理人員政治素養、服務意識以及業務水平等素質的前提下，充分發揮檔案的積極作用，以此來實現高校的可持續發展。

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