檔案信息化建設(shè)探析

鐘玲

摘 要：隨著改革開(kāi)放的不斷深入，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作已進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)必將成為檔案工作的不可缺少的幫手，檔案管理工作的信息化建設(shè)是科技發(fā)展的必然選擇?，F(xiàn)代企業(yè)必須本著可持續(xù)發(fā)展理念，在推進(jìn)企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)的進(jìn)程中科學(xué)規(guī)劃，不斷提高檔案信息化工作水平，注重信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展提供不竭動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 探析

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）03（c）-0153-02

1 檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)是指將現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用于檔案建設(shè)和管理的過(guò)程中，檔案信息資源的管理、利用和開(kāi)發(fā)、管理全部在信息技術(shù)平臺(tái)上實(shí)施，檔案信息化可以將檔案的有關(guān)信息資源全面惠及社會(huì)各個(gè)階層，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)主要包括：檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理和服務(wù)提供一體化、檔案信息資源高度共享。

過(guò)去許多單位，如檔案館（室）在信息技術(shù)應(yīng)用方面的水平很低，只局限于簡(jiǎn)單的檔案目錄的編排、管理和查閱，檔案部門(mén)之間做不到資源共享，檔案部門(mén)之間沒(méi)有建立起數(shù)字化聯(lián)系，更談不上電子檔案文件的網(wǎng)上調(diào)取、查閱及歸檔，檔案信息化工作可以說(shuō)都算不上起步。因此，檔案工作者應(yīng)加大宣傳檔案信息化建設(shè)工作的力度，提高對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將本單位的檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排和部署，將檔案信息化納入本單位的辦公自動(dòng)化工作中，進(jìn)一步完善檔案建設(shè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)一步明確檔案管理建設(shè)工作的相關(guān)人員的職責(zé)，確保本單位電子檔案材料的系統(tǒng)化和安全有效，這樣，檔案信息化建設(shè)工作才能有質(zhì)的突破，才能讓傳統(tǒng)的檔案管理變成真正意義上的信息化管理。

2 檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1 檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)單位之間的橫向聯(lián)系

當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為蒸蒸日上的朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)，誰(shuí)掌握了信息發(fā)展的前沿技術(shù)誰(shuí)就能搶占社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的制高點(diǎn)，才能為廣大的國(guó)民帶來(lái)更多的福祉。檔案工作是社會(huì)各項(xiàng)工作的一個(gè)方面，實(shí)施檔案信息化建設(shè)，既順應(yīng)了當(dāng)前國(guó)際經(jīng)濟(jì)和社會(huì)全球化的新形勢(shì)發(fā)展的需要，又可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息化建設(shè)可以充分地保存、利用、開(kāi)發(fā)和傳遞資源，消除阻礙信息使用者共享資源的障礙，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

2.2 檔案信息化是檔案工作順應(yīng)科技發(fā)展的必然結(jié)果

檔案事業(yè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理事業(yè)，它服務(wù)的對(duì)象是所有人，在當(dāng)前我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中的地位和作用毋容置疑，檔案事業(yè)只有實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，才能保障它的基礎(chǔ)性地位。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的新形勢(shì)下，檔案工作的開(kāi)展環(huán)境，無(wú)論是外部的還是內(nèi)部的，都發(fā)生了新的變化。在新的形勢(shì)下，檔案管理建設(shè)工作如果固守“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，必然沒(méi)有發(fā)展前景，必然阻礙檔案事業(yè)的健康發(fā)展。因此，必須改變檔案事業(yè)的老觀念，調(diào)整檔案工作的結(jié)構(gòu)，使其與當(dāng)前社會(huì)的整體發(fā)展相一致，也有利于建立科學(xué)、完善和統(tǒng)一的檔案管理體制。

2.3 檔案信息化有利于節(jié)約資源，提高工作效率

傳統(tǒng)檔案工作對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管和使用依靠的都是手工勞動(dòng)，工作強(qiáng)度大、效率低，且資金投入也不少，結(jié)果是花費(fèi)了大量的人力和物力，效果也不盡如人意。這樣的管理模式已經(jīng)大大不能適應(yīng)信息技術(shù)和通訊技術(shù)高度發(fā)展的現(xiàn)代趨勢(shì)，已經(jīng)成了檔案事業(yè)發(fā)展的最大的絆腳石。因此，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，因?yàn)闄n案的信息化建設(shè)不僅大大增加了檔案信息的存儲(chǔ)量，提高了工作效率，還大大地節(jié)約了寶貴的社會(huì)資源。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效途徑

3.1 建立規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺(tái)

統(tǒng)一管理和整體規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的基本要求。要在檔案信息的采集、應(yīng)用軟件、數(shù)字化等方面就檔案信息化管理制定規(guī)范、統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，才能依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案實(shí)行信息化統(tǒng)一管理。檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)一體化的數(shù)據(jù)采集，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)采集，從而確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。

3.2 充實(shí)檔案信息化建設(shè)的硬件配置

保障檔案信息化建設(shè)的硬件配置的重要措施就是相關(guān)的自覺(jué)投入，資金的籌措是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源建設(shè)需要大量的經(jīng)費(fèi)，沒(méi)有經(jīng)費(fèi)的保障是不可能實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的信息化建設(shè)。因此，檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要多方呼吁，爭(zhēng)取足夠的資金支持，添置檔案信息化建設(shè)需要的必要的硬件設(shè)備，穩(wěn)步開(kāi)展、實(shí)施檔案事業(yè)的信息化建設(shè)。

3.3 提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量

檔案信息化建設(shè)要有全局觀和長(zhǎng)遠(yuǎn)觀，要對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全方位的統(tǒng)籌規(guī)劃，將電子文檔的短期利益和長(zhǎng)期利益統(tǒng)籌考量；要保證電子檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性、可兼容性、可保護(hù)性以及可修復(fù)性；要制定并實(shí)施相應(yīng)的檔案信息化工作規(guī)范來(lái)規(guī)范檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作，要避免檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的各自為政現(xiàn)象以及重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題，確保檔案信息化建設(shè)的效率。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)要靠專業(yè)人才來(lái)實(shí)現(xiàn)的。檔案部門(mén)務(wù)必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們具備先進(jìn)的信息技術(shù)和管理技術(shù)。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)考評(píng)，及時(shí)掌握管理人員的工作能力，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理和解決，全面提高檔案管理人員的信息化管理水平，只有這樣才能保證檔案信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

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