基于信息化需要推行庫房物流管理系統

樊俊艷

摘要：藥物制劑固體實訓車間是一個以制備片劑、硬膠囊劑為主的實訓基地，通過多次調研和考察，推行一套倉庫管理系統用于物流管理，配備了相應軟硬件。根據軟件要求，材料檔案、供應商資料和班組資料按實訓過程的實際情況設置并輸入數據。系統執行學校總務處領用、總務處退料、實訓班組領用和實訓班組退料四大流程。管理系統運行后，車間里錯單和錯賬逐漸減少，直至所有單據準確。特別是學期結束實訓車間盤點，不僅便捷而且準確，余項物料均賬物相符。

關鍵詞：實訓車間；物流；管理；系統

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1673-9094-（2017）02/03C-0054-03

職業學校藥物制劑固體實訓車間是一個以顆粒劑、片劑、硬膠囊劑等劑型制備為主的實訓基地。在學生實訓過程中物料不停地變動，實訓學生批次多和組成復雜，這對物料供應的實時性、配套性有著較高的要求，實訓組織工作要求嚴密、有秩序。實訓車間物料多、領料工序多和次品多，導致實訓車間庫房出入庫、退補料和退庫次數較多，這些都需要記錄上賬。對于管理老師來說，工作量很大，需要對庫房物流加強管理，做到科學化，降低工作量。

一、實訓車間狀況

藥物制劑固體實訓車間現有片劑生產設備、硬膠囊劑生產設備、顆粒劑生產設備等。這些生產設備包括藥物粉碎機3臺、槽型混合機2臺、V型混合機2臺、多維運動混合機2臺，高速混合制粒機1臺、沸騰制粒機3臺、全自動高速旋轉壓片機6臺、旋轉式壓片機2臺、全自動高效包衣機3臺，顆粒袋式包裝機2臺、鋁塑泡罩包裝機1臺、全自動硬膠囊充填機5臺、拋光機5臺等。在學校教學期間平均每天實訓車間有生產實訓班組12個，有15種產品，66個工序。生產實訓領料325項，使用物料186種。實訓車間物料管理以前主要利用材料賬本記賬，管理老師和學生在管理過程中，人手一本甚至多本賬本。在多次實訓車間評估過程中，實訓車間管理老師對賬頁的樣式和格式做過優化修改，不過仍然是手工記錄。手工記賬方式存在問題非常多，主要有：（1）物料賬目不能實時分析、跟蹤分析。缺乏時時記錄性。（2）信息共享難以實現。管理人員之間不能簡捷查詢和統計，只有經過查閱賬本。（3）沒有審核監督配套，難以確認記錄正確性。缺乏時時核準程序，不同管理人員之間對物料使用過程不清晰，不能做到心中有數。（4）由于學生經常涂改賬頁，錯賬多，經常發生領料、用料和退料之間賬目不符。通過總結生產實訓組織過程中的經驗教訓，管理老師多次提出建議，實訓車間管理層認識到改變和優化物流管理和提升物流管理信息化的重要性，決定在實訓車間推行效果更好的倉庫管理系統。

二、實訓車間軟硬件配置

實訓車間領導組織多批管理人員到企業、其他兄弟院校調研和考察，經過對多種倉庫物流管理軟件的試用和比較，最終選擇一套16用戶的倉庫管理系統用于物流管理，使用《領跑條碼標簽設計系統》的標準對物料進行條碼編輯。硬件方面，設立了一臺服務器和一個無線局域網，配置了電腦和條碼掃描槍。利用一臺大屏幕顯示器來公示缺料信息。

系統制作了多種合理的表格，將條碼引入實訓車間倉庫管理，去掉了手工書寫票據和送到機房輸入的步驟，解決實訓車間庫房信息陳舊滯后的弊病。實訓車間倉庫管理系統是通過入庫、出庫、倉庫調撥、庫存調撥等功能，有效控制并跟蹤物流和成本管理全過程，實現完善的職業學校實訓車間倉儲信息管理。

三、軟件設置及流程設計

該倉庫管理系統用于車間“（學校總務處）領用入庫—（實訓班組）領用出庫”模式的倉庫進出管理。根據軟件要求，材料檔案、供應商資料和班組資料按實訓過程的實際情況設置并輸入數據。根據職能權限的不同，用戶方面分別設置了管理老師和車間庫管老師，以及物流管理學生等角色，并配置相應的系統權限。如圖1所示。

流程方面，系統執行學校總務處領用、總務處退料、實訓班組領用和實訓班組退料四大流程。實訓車間針對物流管理、實訓車間庫房的定期盤點和數據管理，還編制了文件如《實訓車間庫房出入庫流程》《實訓車間異常物料處理流程》和《實訓車間庫房盤點制度》等。專門編寫了清晰明了的圖示化的操作流程圖。根據需要，實訓車間依據領跑條碼標簽設計系統對相應的物料編輯了條碼。

學生實訓前，車間要專門對學生進行培訓，保證學生領用和退還物料快速且不出現錯誤，使庫房管理運行高效和準確。由于學生經常輪換實訓，培訓工作量也比較大，在車間庫管老師監督管理下，實訓車間采用上一批物流管理學生培訓下一批實訓學生的辦法，保證實訓工作迅速展開。

四、實施過程

經過準備，藥物制劑固體實訓車間于2015年5月23日，倉庫管理系統正式投入運行。系統流程如圖2所示。

學校總務處領用工作流程為：領料→材料入庫（庫管老師輸入總務處領用單）→物流管理老師審核入庫單→物料成功入庫。

實訓班組領用工作流程為：物流管理老師發出備料指令→庫管老師輸入班組領料單并打印→庫管老師進行配料→實訓班組領料交接→物流管理老師審核領料單→班組成功領料。

總務處退料工作流程為：物流管理老師打印退料單→材料退庫（庫管老師輸入退料單）→物流管理老師審核退料單→物料成功退料。

實訓班組退料工作流程為：班組持有效單據向庫管老師退料→庫管老師核對單據及實物→庫管老師輸入班組退料單→物流管理老師審核班組退料單→完成班組退料。

管理系統運行，從習慣手寫到依靠軟件管理作業等轉變，錯單和錯賬逐漸減少，直至所有單據準確。特別是學期結束實訓車間盤點時，不僅便捷而且準確，余項物料均賬物相符。實訓車間倉庫管理系統是一款信息化過程導向管理的倉庫管理軟件，它結合了職業學校的實際情況和管理經驗，能夠準確、高效地管理跟蹤物料出庫和入庫過程。使用后，實訓基地倉庫管理模式發生了轉變。從傳統的“手工數據記錄”轉變成“時時數據輸入”，讓實訓基地管理更加高效、快捷。

五、成效與反思

對物流的管理、監控和跟蹤，為藥物制劑固體實訓車間提供了詳細的物流信息，使實訓車間可能夠時時調整，使實訓計劃在最大限度上和車間情況相符，滿足實訓要求。庫存管理系統的推行實施，整合了實訓車間實訓計劃、物料管理、執行及反饋，對實訓全過程進行信息化管理控制，減少物料浪費，節省實訓成本，為實訓車間提供了管理上支持。在以后使用庫房物流管理系統過程中，還需要加強協調總務處、實訓基地、實訓班組之間關系，做到采購、調撥、領料、退料等程序更加流暢，以便發揮實訓基地最大功能。

責任編輯：馮志軍