新形勢下事業單位檔案管理信息化建設

李翔

在當今的信息時代，社會生活資料更新速度極快，網絡的運用普遍存在于社會生活的各個方面。對于事業單位的檔案管理來說，信息化建設是時代不斷向前發展的需求，也是事業單位自身發展的內在改良機制。本文對當前事業單位檔案管理的現狀，新形勢下檔案管理信息化建設的目標，以及檔案管理信息化建設的策略做簡要分析，以期在信息時代的大背景下提出一些有利于事業單位檔案管理的新方法，新建議，提高事業單位運行效率和質量。

事業單位作為社會發展，國家興旺的支柱性單位，其重要性不言而喻，其運行效率，管理效率，檔案管理方式也都是重中之重。而檔案管理作為一項復雜而艱難的工程，在之前的很多年里都是由人工完成，避免不了出現這樣那樣的錯誤，這導致了耗費了大量人力的檔案管理卻得不到目標效果，管理效率低下，給檔案的儲存，查詢，利用和歸類帶來了不小的麻煩。這就從內在要求了檔案管理必須找到新的方式，進行革新，進行信息化建設。同時，時代在不斷幾步，辦公自動化和網絡的極大普及也從宏觀上要求事業單位的檔案管理要進行信息化建設，以適應時代的發展，也更加促進自身的高效運轉，為事業單位的發展帶來一定的便捷。

當前事業單位檔案管理的現狀

雖然事業單位檔案管理信息化建設已經發展到一定的程度，但是由于建設方向不夠明確，建設方法不夠完善，沒有適應信息化時代發展的大趨勢，還是存在一些不足。比如檔案保存的時效問題，檔案更新的速度問題，工作人員個人素質問題等。

首先是檔案保存的時效問題，在新的形勢下，信息化管理基本已經告別了紙質管理，這就要求檔案保存時間是永久，通過網絡儲存和硬盤儲存的方法達到。但是當前一些事業單位的檔案保存時效性依然較短，在查詢和使用檔案數據的時候出現信息量不足，對于檔案保存的技術支持不夠，工作方針不夠明確，相關部門對檔案管理和保存不夠重視。

其次是檔案的更新速度較慢。檔案的保存不同于其它數據的保存，它要求永久保存的同時，還要求其更新速度能夠跟上數據提取的需要程度。當前相關事業單位的檔案更新速度較慢，資料更新了往往幾個月過去了，檔案管理部門的數據還沒有更新，文件傳輸路程太過漫長，這都是檔案管理方面不夠信息化的體現。同時，檔案更新速度較慢帶來的就是檔案的利用率較低，數據讀取和查詢得到的記過使用價值不大，給多部門帶來工作上的難度。

最后是檔案管理人員的素質問題。信息化建設就要求有高素質的工作人員，對于信息化有牢固的基礎知識，過硬的專業能力。但當前檔案管理工作人員的素質普遍跟不上信息化建設的速度，對信息化設備的使用能力，解決突發情況的應變能力和對行業發展前景的判斷力低下。這直接導致了檔案管理效率低下，管理過程變得冗雜。

新形勢下事業單位檔案管理信息化建設的目標和要求

在新的信息化時代下，對于事業單位檔案管理的信息化建設就要有一定目標和要求，要達到怎樣的水平才能適應行業的發展和時代的發展。這里主要從兩個方面來提出要求。

一是信息的快速儲存，更新和管理，并保證檔案的保存永久性。檔案信息是關系社會發展，穩定和進步的重要信息，于社會生活中無處不在。因此在檔案信息的管理中要做到快速，準確，這其中就包括檔案的儲存，管理，更新三個階段。當檔案被接受到的時候，第一要務便是快速儲存，不遺漏，不重復。然后信息更新的時候快速更新，以適應檔案數據的利用需求。最后是管理上的分門別類，把檔案按照一定的規則進行分類管理，不定時更換儲存位置，確保檔案一直處在其真實有效的環境內。

二是對于檔案管理的信息化建設的完善。檔案信息化建設并不是只關系到檔案的存儲更新和管理，還關系到事業單位的發展，社會的進步，各種社會關系的穩定。因此在檔案管理信息化建設的過程中要做到最優，最富有效率，最安全的原則。構建高效運行的信息運行平臺，做到信息的查詢利用的高效和全面，使檔案管理信息化建設成為一項整齊劃一，完整的系統，并有著良性的運行，并有著高素質和強能力的管理團隊和工作人員。

新形勢下事業單位檔案管理信息化建設的策略

在新的形式下，要實現上述的檔案管理信息化建設的目標和要求，就要按照一定的策略和方法來進行信息化建設，借助社會資源和國家發展的相關政策，完善自身的系統。

首先是對時代發展趨勢和信息化技術有敏銳的嗅覺。如何能夠把網絡技術，信息技術，社會資源融入檔案管理的建設之中；如何把檔案管理的業務流程，管理組織的構成做到最完整的和妥善；如何做到檔案數據的安全可靠，這都是當前信息化建設需要考慮的問題。對檔案管理系統內部的流程進行有效的梳理，剔除冗余的管理方式，對薄弱的環節進行加強，做好信息的分析，歸類和利用。管理組織分工明確，相互合作，用最優的組織方式把管理效果發揮到最大。把檔案數據的保密性和安全性提到首位，信息化的過程隨之帶來的便是信息的泄露，只有把檔案信息化建設把握在一定的尺度，最大化管理建設機制且保證信息安全，才能使檔案管理的信息化建設區域完整。

其次是對于檔案管理工作人員的素質的提升。工作人員的素質包括個人素質和業務素質，個人素質關系到工作態度，工作積極性，員工之間的協作能力。業務素質包括對信息化設備的使用，對檔案管理專業知識的精通程度。事業單位在招收人員的時候就應該就這些能力進行著重考察，而不是單單看其考試成績，在工作過程中定時對工作人員進行考核和評價，特別是業務能力的評價，考核工作人員的信息化設備使用能力，數據分析能力，信息處理能力等和檔案管理工作密切相關的能力。建立合理的獎懲機制，鼓勵和激勵工作人員不斷完善自我，提高工作熱情，發掘個人能力和檔案管理工作的能動性。

事業單位檔案管理信息化建設是一個動態的過程，是事業單位自身發展的內在因素和社會發展的外在趨勢共同提出來的要求。要做到檔案的信息化建設就要提升網絡技術的專業性，檔案管理的系統性，相關從業人員的專業化和服務水平的時代化，將事業單位檔案管理信息化建設不斷向前推動。