ERP系統實施過程中完善企業內部控制管理的相關探討

張啟彬

摘要：本文以C智能ERP系統為例，對ERP系統下企業內部控制的構建展開探究。首先對ERP系統與內部控制相結合的具體思路進行探討，在此基礎上，分別從企業內控的不同角度對ERP系統實施過程中完善企業內部控制管理的相關問題展開較為深入的探析。

關鍵詞：ERP系統 實施過程 內部控制 管理

ERP系統的應用優勢顯著，但要注意的是，企業在引進ERP系統提升管理效能的同時，需對企業的內部控制管理模式進行優化調整，從而有效促進二者的有機融合，切實提高企業管理效能，促進企業實現可持續發展。

一、企業內部控制定義及其要素

內部控制是企業為保障經營效益，從內部所開展的管理手段，主要包括內控環境、內控活動開展、風險控制、企業內部各部門的信息溝通、內控過程中的監督等幾個方面。其中內控環境的構建是開展企業內控的基礎，具備成熟的環境才可促進內控的高效開展。此外企業時刻面臨著來自外部和內部的各種風險，風險管理正是應對企業風險所開展的管理。內控的活動開展，是將內部控制制度落實到實處的過程，這里的活動開展除了內部控制制度落實外，還包括內控相關保障措施的開展。信息溝通是內部各部門、從領導層到基層在內部控制過程中信息的溝通與交互。在信息溝通的過程中，一方面各部門可以及時接受來自領導層的內部控制指令，領導層也可以通過所接受的信息，明確當前企業內部控制的開展情況、企業的經營情況，各部門之間也可以通過這一過程實現協力與協調。接受信息的同時，還可以根據信息反饋，制訂下一步調整方案，明確企業經營以及內控是否合理，如果存在問題，就可以根據信息反饋制訂調整方向。

二、ERP環境下企業內部控制目標

針對ERP在具體內部控制設計時，必須明確ERP環境下企業內部控制目標，并充分地進行合理設計，嚴格遵守全面性、統一性以及成本效益性等原則。要想達到ERP環境下企業內部控制目標，需要做到以下幾點。

（一）保證企業經營管理的合法性和真實性

內部控制目標首先要符合國家相關的法律法規和規章制度，維護系統的安全運作；其次要結合企業的經營管理模式，企業要及時反饋出財務報告的相關信息，進而確保企業經營管理的真實完整，加強合法性與真實性，落到實處，深入實踐；企業也可以建立健全相應的硬件、軟件以及數據的措施，進而不斷提高企業經營管理的效益，促進企業發展戰略的形成。

（二）保證數據處理的準確性和高效性

ERP的實施過程就是對業務流程進行再創造的過程，為了保證數據處理的準確、高效，需要將組織結構設計與ERP理念相結合，要嚴格平衡業務流程、規范數據輸入環節，做好權責分配的相關工作。更重要的是要加強對傳統數據的處理能力，進行全面的審查與優化，不斷彌補缺失；加強預算控制管理，建立健全內部監督責任制，加強系統數據輸入的運作效率。

（三）增強系統的時效性和可操作性

要及時對系統開發的每一個環節進行改造和管理，也要加強內部審計人員的職業操守，從而更好地做出公正合理的評價，在計算機系統的輸入和輸出環節采取適當的控制策略。例如：在ERP總賬管理系統中設立具體的明細條款，加強數據庫的整體統一，可以為后期的會計數據的審查工作提供一定的借鑒和參考。

三、ERP系統實施過程中企業內部控制管理的具體完善路徑

（一）ERP系統下總賬管理的內部控制

在ERP系統中，企業總賬管理涉及了大量的企業財務信息，維護這些財務信息的真實性、準確性正是保障企業總賬管理質量的關鍵。

1.設置權限

企業設置科學合理的授權操作制度，凡是沒有經過授權的人員，不得接觸和操作ERP系統，同時具有操作權限的人員也要嚴格遵循操作賬號密碼制度，同時操作日志記錄制度，等等。

2.防止虛假賬表的內部控制

憑證一旦審核通過，就不能擅自修改。審核過程中會計人員要嚴格按照相應的會計制度對憑證的完整性、系統性、規范性進行審核，審核通過后，審核人員要簽字蓋章，進而從根本上防止虛假賬表事件的發生。

3.保證數據準確，做好會計報表內控管理

為進一步避免會計報表中相關數據在輸出時出現嚴重偏差，導致財務指標出現明顯錯誤，作為會計管理人員，要對會計報表輸出情況進行觀察，并對其進行準確分析，保證相關數據的準確性。例如，在對上級主管部門進行報表報送時，要保證數據登記在案，向其他部門輸送財務報表時，要對會計信息進行相應處理及控制，從而減少無控外流情況。針對會計檔案輸出，要嚴格根據檔案管理相關制度，對其進行準確保存。而對于存儲數據所用到的云端、光盤等，要由專人負責管理，并進行備份處理。

（二）基于ERP環境，開展采購、付款內控管理

1.采購合作商內控要求

對供應商及相關合作商的批準權限進行設定，從而及時了解新供應商信譽情況，幫助企業正確選擇合作伙伴。為避免信譽不良合作伙伴流入，并減少企業實際損失，要對審批崗位進行優化，設置專業審批人員。在實際工作中，要按照相關質量檢驗標準，對原材料質量進行嚴格檢查，減少不必要的麻煩。同時，對合作伙伴發貨速度、供應能力、退貨條件、退款流程等進行評估，從而進一步明確內控合作伙伴服務水平。只有滿足要求，才能確定合作關系。

2.制定采購環節審批權限

為避免請購單錯誤現象，要對其品名、規格進行明確，同時對價格、交貨日期進行確定。由于交貨日期可能存在問題，也會出現采購價格大于預算價格情況，為此，要設置專門審批人員對請購單內容進行檢查，保證價格合理，從而做好成本控制。如無問題，則直接將結果反饋給采購人員。此外，還應強化采購單的審批工作，保障采購單的信息質量。此外在C智能ERP系統中，系統會先對采購需求進行預測，根據預測結果，明確采購需求是否具有可行性。如果不可行，則采購需求無效，如果系統預測結果為可行，那么就會生成明細單，并結合企業實際需求，給出采購建議，以此作為依據，開展采購活動，避免資金浪費。

3.付款環境的內部控制

ERP系統中為有效避免業務員占用采購款項，企業應要求轉院負責采購訂單管理、驗收報告管理、財會發票管理。對于支付、結算則由另一位財會人員進行管理。對于已付款的采購項目，需要在賣方發票以及系統中做好記錄，錄入系統，防止重復付款。

（三）ERP環境下庫存管理的內部控制

1.入庫環節的內部控制

當采購物資交回倉庫后，需要先對材料進行質量檢驗，并和訂單、檢驗報告等相關材料進行對照，確保數量、質量合格后，再入庫。

2.庫存保管的內部控制

庫存保管工作除對入庫存貨進行常規登記外，還要對存貨的數量、入庫日期、質量情況、狀態以及存貨地點等相關信息。同時根據庫存物資的種類做好分類管理，建立分類檔案。為防止企業資源的浪費，包括物資的使用、保管以及調度等都需要經過有領導授權憑證才可進行。同時當庫存資源發生變動時，需要在ERP系統中及時做好相應的信息修改，做好信息更新。為保障庫存物資質量，可建立責任追究制，由負責的人員做好日常維護管理，如果物資出現損壞、缺失、就需要追求責任人員的責任。

3.庫存定期盤點

企業需要定期對物資資源進行盤點，包括質量、缺損等，由企業領導層人員、財會部門、庫存管理部門共同開展，以賬實相符為原則，防止資源流失。

4.出庫環節的內部控制

為避免內部員工隨意挪用企業物資，除定期盤查外，對于庫存物資、產品的出庫都必須進行嚴格審核。出庫必須有相關材料，如領導開具的物資調取憑證，或產品銷售訂單等。出庫時，需要在ERP系統中填寫出庫材料、產品的出庫日期、類別等相關信息，做好相關信息的及時更新，保證賬實相符。

（四）ERP環境下銷售與收款的內部控制

1.保證銷售訂單與企業生產和庫存相匹配

接受來自客戶的訂單是銷售環節的第一道程序，從源頭開展內控，首先由企業指派的專員對訂單進行審核，未經審核的訂單則被視為無效。審核內容包括訂單的合法性、訂單是否滿足企業的銷售標準，當前庫存是否能滿足銷售訂單需求等。經審核后，在訂單上標注已審核，錄入系統，正式生效。

2.保證銷售合同的合法性

訂單生效后，由ERP系統生成銷售合同，要求甲乙雙方進行合同簽署，而合同的簽署必須由企業指派的專人進行，不可越權代簽，加大處罰力度，嚴控此類情況的發生。

3.針對資金回籠的內部控制

壞賬、呆賬是影響企業資金回籠的重要因素。為促進降低壞賬風險，企業除加大追繳力度外，還應從內部控制入手。例如在ERP系統中，針對賒銷商品設置日期提示功能，根據這一功能，能夠動態關注賬款拖欠情況，并根據拖欠時間、金額進行排列，使企業能夠有針對性地開展資金回收催繳活動。

四、結束語

綜上所述，借助ERP系統，企業能夠將采購、財管、銷售等各經營環節實現有機結合，提高運營效率。但與此同時，企業必須對以往內部控制模式進行改進，結合ERP系統的優勢，開展動態、全過程的企業內部控制，從而使ERP系統的技術優勢得到充分發揮。

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（作者單位：上海長江智能數據技術有限公司）