ERP系統(tǒng)實施過程中完善企業(yè)內(nèi)部控制管理的相關(guān)探討

張啟彬

摘要：本文以C智能ERP系統(tǒng)為例，對ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的構(gòu)建展開探究。首先對ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制相結(jié)合的具體思路進行探討，在此基礎(chǔ)上，分別從企業(yè)內(nèi)控的不同角度對ERP系統(tǒng)實施過程中完善企業(yè)內(nèi)部控制管理的相關(guān)問題展開較為深入的探析。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 實施過程 內(nèi)部控制 管理

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢顯著，但要注意的是，企業(yè)在引進ERP系統(tǒng)提升管理效能的同時，需對企業(yè)的內(nèi)部控制管理模式進行優(yōu)化調(diào)整，從而有效促進二者的有機融合，切實提高企業(yè)管理效能，促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)內(nèi)部控制定義及其要素

內(nèi)部控制是企業(yè)為保障經(jīng)營效益，從內(nèi)部所開展的管理手段，主要包括內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控活動開展、風險控制、企業(yè)內(nèi)部各部門的信息溝通、內(nèi)控過程中的監(jiān)督等幾個方面。其中內(nèi)控環(huán)境的構(gòu)建是開展企業(yè)內(nèi)控的基礎(chǔ)，具備成熟的環(huán)境才可促進內(nèi)控的高效開展。此外企業(yè)時刻面臨著來自外部和內(nèi)部的各種風險，風險管理正是應(yīng)對企業(yè)風險所開展的管理。內(nèi)控的活動開展，是將內(nèi)部控制制度落實到實處的過程，這里的活動開展除了內(nèi)部控制制度落實外，還包括內(nèi)控相關(guān)保障措施的開展。信息溝通是內(nèi)部各部門、從領(lǐng)導層到基層在內(nèi)部控制過程中信息的溝通與交互。在信息溝通的過程中，一方面各部門可以及時接受來自領(lǐng)導層的內(nèi)部控制指令，領(lǐng)導層也可以通過所接受的信息，明確當前企業(yè)內(nèi)部控制的開展情況、企業(yè)的經(jīng)營情況，各部門之間也可以通過這一過程實現(xiàn)協(xié)力與協(xié)調(diào)。接受信息的同時，還可以根據(jù)信息反饋，制訂下一步調(diào)整方案，明確企業(yè)經(jīng)營以及內(nèi)控是否合理，如果存在問題，就可以根據(jù)信息反饋制訂調(diào)整方向。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制目標

針對ERP在具體內(nèi)部控制設(shè)計時，必須明確ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制目標，并充分地進行合理設(shè)計，嚴格遵守全面性、統(tǒng)一性以及成本效益性等原則。要想達到ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制目標，需要做到以下幾點。

（一）保證企業(yè)經(jīng)營管理的合法性和真實性

內(nèi)部控制目標首先要符合國家相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，維護系統(tǒng)的安全運作；其次要結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營管理模式，企業(yè)要及時反饋出財務(wù)報告的相關(guān)信息，進而確保企業(yè)經(jīng)營管理的真實完整，加強合法性與真實性，落到實處，深入實踐；企業(yè)也可以建立健全相應(yīng)的硬件、軟件以及數(shù)據(jù)的措施，進而不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理的效益，促進企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的形成。

（二）保證數(shù)據(jù)處理的準確性和高效性

ERP的實施過程就是對業(yè)務(wù)流程進行再創(chuàng)造的過程，為了保證數(shù)據(jù)處理的準確、高效，需要將組織結(jié)構(gòu)設(shè)計與ERP理念相結(jié)合，要嚴格平衡業(yè)務(wù)流程、規(guī)范數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)，做好權(quán)責分配的相關(guān)工作。更重要的是要加強對傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的處理能力，進行全面的審查與優(yōu)化，不斷彌補缺失；加強預(yù)算控制管理，建立健全內(nèi)部監(jiān)督責任制，加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入的運作效率。

（三）增強系統(tǒng)的時效性和可操作性

要及時對系統(tǒng)開發(fā)的每一個環(huán)節(jié)進行改造和管理，也要加強內(nèi)部審計人員的職業(yè)操守，從而更好地做出公正合理的評價，在計算機系統(tǒng)的輸入和輸出環(huán)節(jié)采取適當?shù)目刂撇呗浴＠纾涸贓RP總賬管理系統(tǒng)中設(shè)立具體的明細條款，加強數(shù)據(jù)庫的整體統(tǒng)一，可以為后期的會計數(shù)據(jù)的審查工作提供一定的借鑒和參考。

三、ERP系統(tǒng)實施過程中企業(yè)內(nèi)部控制管理的具體完善路徑

（一）ERP系統(tǒng)下總賬管理的內(nèi)部控制

在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)總賬管理涉及了大量的企業(yè)財務(wù)信息，維護這些財務(wù)信息的真實性、準確性正是保障企業(yè)總賬管理質(zhì)量的關(guān)鍵。

1.設(shè)置權(quán)限

企業(yè)設(shè)置科學合理的授權(quán)操作制度，凡是沒有經(jīng)過授權(quán)的人員，不得接觸和操作ERP系統(tǒng)，同時具有操作權(quán)限的人員也要嚴格遵循操作賬號密碼制度，同時操作日志記錄制度，等等。

2.防止虛假賬表的內(nèi)部控制

憑證一旦審核通過，就不能擅自修改。審核過程中會計人員要嚴格按照相應(yīng)的會計制度對憑證的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性進行審核，審核通過后，審核人員要簽字蓋章，進而從根本上防止虛假賬表事件的發(fā)生。

3.保證數(shù)據(jù)準確，做好會計報表內(nèi)控管理

為進一步避免會計報表中相關(guān)數(shù)據(jù)在輸出時出現(xiàn)嚴重偏差，導致財務(wù)指標出現(xiàn)明顯錯誤，作為會計管理人員，要對會計報表輸出情況進行觀察，并對其進行準確分析，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準確性。例如，在對上級主管部門進行報表報送時，要保證數(shù)據(jù)登記在案，向其他部門輸送財務(wù)報表時，要對會計信息進行相應(yīng)處理及控制，從而減少無控外流情況。針對會計檔案輸出，要嚴格根據(jù)檔案管理相關(guān)制度，對其進行準確保存。而對于存儲數(shù)據(jù)所用到的云端、光盤等，要由專人負責管理，并進行備份處理。

（二）基于ERP環(huán)境，開展采購、付款內(nèi)控管理

1.采購合作商內(nèi)控要求

對供應(yīng)商及相關(guān)合作商的批準權(quán)限進行設(shè)定，從而及時了解新供應(yīng)商信譽情況，幫助企業(yè)正確選擇合作伙伴。為避免信譽不良合作伙伴流入，并減少企業(yè)實際損失，要對審批崗位進行優(yōu)化，設(shè)置專業(yè)審批人員。在實際工作中，要按照相關(guān)質(zhì)量檢驗標準，對原材料質(zhì)量進行嚴格檢查，減少不必要的麻煩。同時，對合作伙伴發(fā)貨速度、供應(yīng)能力、退貨條件、退款流程等進行評估，從而進一步明確內(nèi)控合作伙伴服務(wù)水平。只有滿足要求，才能確定合作關(guān)系。

2.制定采購環(huán)節(jié)審批權(quán)限

為避免請購單錯誤現(xiàn)象，要對其品名、規(guī)格進行明確，同時對價格、交貨日期進行確定。由于交貨日期可能存在問題，也會出現(xiàn)采購價格大于預(yù)算價格情況，為此，要設(shè)置專門審批人員對請購單內(nèi)容進行檢查，保證價格合理，從而做好成本控制。如無問題，則直接將結(jié)果反饋給采購人員。此外，還應(yīng)強化采購單的審批工作，保障采購單的信息質(zhì)量。此外在C智能ERP系統(tǒng)中，系統(tǒng)會先對采購需求進行預(yù)測，根據(jù)預(yù)測結(jié)果，明確采購需求是否具有可行性。如果不可行，則采購需求無效，如果系統(tǒng)預(yù)測結(jié)果為可行，那么就會生成明細單，并結(jié)合企業(yè)實際需求，給出采購建議，以此作為依據(jù)，開展采購活動，避免資金浪費。

3.付款環(huán)境的內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)中為有效避免業(yè)務(wù)員占用采購款項，企業(yè)應(yīng)要求轉(zhuǎn)院負責采購訂單管理、驗收報告管理、財會發(fā)票管理。對于支付、結(jié)算則由另一位財會人員進行管理。對于已付款的采購項目，需要在賣方發(fā)票以及系統(tǒng)中做好記錄，錄入系統(tǒng)，防止重復(fù)付款。

（三）ERP環(huán)境下庫存管理的內(nèi)部控制

1.入庫環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

當采購物資交回倉庫后，需要先對材料進行質(zhì)量檢驗，并和訂單、檢驗報告等相關(guān)材料進行對照，確保數(shù)量、質(zhì)量合格后，再入庫。

2.庫存保管的內(nèi)部控制

庫存保管工作除對入庫存貨進行常規(guī)登記外，還要對存貨的數(shù)量、入庫日期、質(zhì)量情況、狀態(tài)以及存貨地點等相關(guān)信息。同時根據(jù)庫存物資的種類做好分類管理，建立分類檔案。為防止企業(yè)資源的浪費，包括物資的使用、保管以及調(diào)度等都需要經(jīng)過有領(lǐng)導授權(quán)憑證才可進行。同時當庫存資源發(fā)生變動時，需要在ERP系統(tǒng)中及時做好相應(yīng)的信息修改，做好信息更新。為保障庫存物資質(zhì)量，可建立責任追究制，由負責的人員做好日常維護管理，如果物資出現(xiàn)損壞、缺失、就需要追求責任人員的責任。

3.庫存定期盤點

企業(yè)需要定期對物資資源進行盤點，包括質(zhì)量、缺損等，由企業(yè)領(lǐng)導層人員、財會部門、庫存管理部門共同開展，以賬實相符為原則，防止資源流失。

4.出庫環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

為避免內(nèi)部員工隨意挪用企業(yè)物資，除定期盤查外，對于庫存物資、產(chǎn)品的出庫都必須進行嚴格審核。出庫必須有相關(guān)材料，如領(lǐng)導開具的物資調(diào)取憑證，或產(chǎn)品銷售訂單等。出庫時，需要在ERP系統(tǒng)中填寫出庫材料、產(chǎn)品的出庫日期、類別等相關(guān)信息，做好相關(guān)信息的及時更新，保證賬實相符。

（四）ERP環(huán)境下銷售與收款的內(nèi)部控制

1.保證銷售訂單與企業(yè)生產(chǎn)和庫存相匹配

接受來自客戶的訂單是銷售環(huán)節(jié)的第一道程序，從源頭開展內(nèi)控，首先由企業(yè)指派的專員對訂單進行審核，未經(jīng)審核的訂單則被視為無效。審核內(nèi)容包括訂單的合法性、訂單是否滿足企業(yè)的銷售標準，當前庫存是否能滿足銷售訂單需求等。經(jīng)審核后，在訂單上標注已審核，錄入系統(tǒng)，正式生效。

2.保證銷售合同的合法性

訂單生效后，由ERP系統(tǒng)生成銷售合同，要求甲乙雙方進行合同簽署，而合同的簽署必須由企業(yè)指派的專人進行，不可越權(quán)代簽，加大處罰力度，嚴控此類情況的發(fā)生。

3.針對資金回籠的內(nèi)部控制

壞賬、呆賬是影響企業(yè)資金回籠的重要因素。為促進降低壞賬風險，企業(yè)除加大追繳力度外，還應(yīng)從內(nèi)部控制入手。例如在ERP系統(tǒng)中，針對賒銷商品設(shè)置日期提示功能，根據(jù)這一功能，能夠動態(tài)關(guān)注賬款拖欠情況，并根據(jù)拖欠時間、金額進行排列，使企業(yè)能夠有針對性地開展資金回收催繳活動。

四、結(jié)束語

綜上所述，借助ERP系統(tǒng)，企業(yè)能夠?qū)⒉少彙⒇敼堋N售等各經(jīng)營環(huán)節(jié)實現(xiàn)有機結(jié)合，提高運營效率。但與此同時，企業(yè)必須對以往內(nèi)部控制模式進行改進，結(jié)合ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢，開展動態(tài)、全過程的企業(yè)內(nèi)部控制，從而使ERP系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

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（作者單位：上海長江智能數(shù)據(jù)技術(shù)有限公司）