淺議環保檔案現代化的問題及數字化管理

畢崇倫

摘 要 隨著環境保護事業的不斷發展和壯大，也使得環保檔案的內容與日俱增，這也就為環保檔案的現代化管理內容，提出了更高標準的要求，作為一種重要的載體形式，電子檔案可以依靠數字化的方式，來對環保檔案進行有效的管理，這樣我國的環保檔案管理情況，才可以緊緊跟隨環保事業的發展步伐。

關鍵詞 環保檔案 現代化問題 數字化管理

數字化管理的內容，主要是指以數據壓縮、數據庫和數字掃描等方面的技術內容，將一些紙質的文件，聲像的文件整合為一個高效的信息資源庫。隨著科學技術的不斷發展，關于環境保護檔案的內容，業界也提出了更高標準的要求，信息量的加大，使得現代化和數字化的管理模式成為行業的主流，對環保檔案展開數字化的管理模式，可以解決一些潛在的問題，提升環保檔案管理的職能型和服務型。

一、環保檔案現代化的問題

（一）具有一定的復雜性

隨著我國環境保護事業的不斷深入，各項資料內容的補充也變得越來越頻繁，這就直接增大了環保檔案的數量內容，同時也提升了其類型的復雜化特點，同時多樣化的載體形式，也會為檔案的管理和查閱帶來一定的難度。在工作中，對一些重要的環保檔案進行現代化管理的時候，也會為其使用和查閱的內容，帶來較大的影響，并且隨著時間的積累，大量的數據內容沒能進行及時的處理和歸類，這就會導致文獻內容，難以在正確的渠道內進行流通。

（二）環保工作起步較晚

由于經濟發展的需求，在早些年，對于環保事業，無論是政府部門，抑或是民間組織，都未能給予高度的重視，所以也就導致了環保工作的起步較慢，一些環境保護機構，也會受到市場環境的影響，在資金和場地等方面，無法為環保檔案進行細致化的管理。在調查中發現，對于現代化的環保檔案管理，缺乏必要的管理制度，以及相關人員對于這份工作內容也為給予足夠的重視，這樣在日常的工作中，對于環保檔案，不能做到及時的整理和收集。

（三）缺乏統一化的管理

對于環保檔案數據的處理，缺乏統一化的管理，這樣就導致不能對檔案進行系統化的收集和使用，更缺少一套嚴格的管理標準。在檔案整理的過程中，一些檔案管理人員對于這些材料產生了漠視的態度，對于一些檔案的整理和歸納產生了忽視的態度，同時也可能會導致一些應該歸檔的材料，沒能和原稿一起進行附帶，這樣在環保材料進行層層上報的過程中，很可能會出現信息丟失的問題，不能形成配套內容的拓展。缺乏統一化的管理，對于資源共享也會造成一定的負面影響，這樣環保檔案的效益，很難得到最大程度的發揮。

二、環保檔案數字化管理的內容

（一）對檔案數字化管理工作引起重視

對于漢堡檔案的數字化管理，無論是民間組織，亦或者是政府機構，都需要對這項工作給予足夠的重視。從領導層做起，對于數字化的檔案管理工作，要在思想上和技術上對此進行強調，這樣才能為環保檔案的管理，提供出更為有效的條件來。同時，對于計算機等硬件設備，也要給予合理的投入，提高其硬件配置，這樣更利于環保檔案數字化的順利開展。同時，在執行數字化管理的過程中，對于從事檔案管理工作人員的思想認識，也要進行相應的提升，幫助其擺脫傳統檔案管理工作帶來的局限性，適應數字化檔案管理的內容，為以后的工作建立良好的信心。

（二）完善數字化管理歸檔的基礎工作

在完成數字化管理歸檔的基礎工作中，需要循序漸進，逐步解決問題。首先，可以對電子文件的管理工作，制定出相應的制度來，并建立相應的責任制、移交制和會簽制的內容來，這樣可以確保環保檔案的收集工作，能夠順利地進行展開；其次，對于環保檔案的電子文件，要做好切實的保管工作，引入相關的技術鑒定內容，并且根據相關的成本內容，把那些不適合進行歸納，或者是不合格的電子文件進行剔除；還有，對于著錄工作也要給予足夠的重視，對環保檔案進行歸檔和檢索，并且這個環節的工作，可以對這些文件進行具體的統計和應用。在對文件進行歸檔的過程中，工作人員還需要對數據開展必要的保護措施，尤其是在對信息進行傳輸的過程里，要做好加密工作，避免有人惡意的進行竊取和破壞。必要的時候，還可以成立相關的保密小組，將檔案歸檔工作和保密工作同步進行，對一些涉密的環保檔案，進行切實的控制，派遣專人進行操作。

（三）建立以數據庫為核心的管理理論

以數據庫為核心的管理理論，對全文數據庫的內容給予了深入的研究，既包括了數字化的電子元件，同時還有相應的紙質檔案，要想確保數字化的范圍，那么應該對數據庫的建立給予重視。例如在“污染源普查”工作中，在全國范圍內的調查工作中，得出了大量的數據內容，對于這些數據，要展開數字化的管理，這樣才能確保數據的利用價值和參考價值。建庫時，要利用已有的數據內容進行導入，這樣可以節省一定的工作量，在完成備份工作之后，還應該按照不同的情況，來對備份的方案進行選擇，對備份的過程要進行細致的記錄，并且定期檢驗所備份的數據，防止因為硬件損壞，或者是系統癱瘓而出現數據庫被毀壞的問題。最后，在建立數據庫的時候，要對其兼容性進行注意，確保其能夠符合行業所設定的標注化協議。

三、結語

環保檔案數字化管理工作具有較高的服務型和政策性，并且對管理人員的技術要求也極為嚴格，所以，相關工作人員應該順應時代的發展，對個人素養進行及時的提升，掌握先進的技術知識，這樣才能使環保檔案，進行最為有效的利用。

（作者單位為威海市文登區廣播電視臺）

參考文獻

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