企業合同信息化管理優化探究

董錚

摘 要：合同信息化管理作為精細化管理的重要環節之一，如今已經得到越來越多企業的重視。企業推行合同信息化管理具有種種優勢，當前企業在工作實踐中采用數據庫、專業系統和綜合系統三種管理模式各具特點。在分析合同信息化管理出現問題原因的基礎上，提出優化建議。

關鍵詞：合同信息化管理；數據庫；專業系統；綜合系統；優化建議

2015年11月8日在北京召開中國共產黨第十八次全國代表大會。大會報告將“全面推進依法治國”確立為推進政治建設和政治體制改革的重要任務，并對“加快建設社會主義法治國家”作了重要部署。

眾所周知，在企業參與市場競爭的運營活動中，經濟合同扮演著不可或缺的角色。合同作為商品經濟下的必然產物，是企業是經營活動中一個重要環節，同時也是商品交換受法律保護的表現形式。合同管理就是對以自身為當事人的合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止等行為的審查、監督、控制的總稱。企業對外簽訂經濟合同的金額少則數千元，多則上千萬元甚至上億元。有的企業合同管理工作有效，能起到強力支持經營決策作用，為企業發展做出貢獻，有的企業因為合同管理工作不力，造成合同違約，經濟違法等情況，使企業蒙受巨大經濟損失。可以說企業經濟合同管理水平關系到企業的發展軌跡乃至生死存亡。

一、合同信息化管理現狀分析

目前，國內大多企業對合同信息化管理的理解還停留在合同財務數據統計管理的層面，管理方式也只有手工作業、分類統計等手段。傳統的信息管理系統如PDM、浪潮和金蝶等商業軟件系統中，僅把合同管理的內容歸入財務模塊中，這樣雖然一定程度上實現了合同數據的電子化處理效率，但畢竟這種信息管理模式是以財務或項目為導向，沒有真正突出合同管理在企業經營管理中的作用。一個現代企業的合同信息化管理的目標應該是以信息化手段實現合同的起草變更、在線審批、用印編號、履行跟蹤、統計分析和匯報展示等功能，并與企業的其他諸如項目立項、財務、物料管理等信息化平臺打通接口，實現數據共享。以信息化技術手段提高企業合同管理整體水平是現代企業合同管理的必然趨勢，特別對大、中型企業具有更為重要的意義。

二、企業合同信息化管理的必要性

（一）全程監督，有利于進行合同全壽命周期管理

一個“規范、透明、高效”的合同全壽命管理體系至少包括企業組織架構、規章制度管理、標準文本管理、合同立項、審批標準流程、變更管理、履約跟蹤、履約預警、合同執行后評價等方面的內容。分階段使用網絡信息化手段可以一目了然地全程管理和監督合同流轉和履約進程，同時通過數據分析和挖掘梳理可以明顯地發現合同管理系統存在的不足，并確定改進方向，以便提高合同整體管理質量。

（二）減少合同信息傳遞時間，提高數據準確性

眾所周知，合同管理業務流程涉及到數量巨大的數據傳遞、反饋、更新，這些數據包括合同金額、合同對方信息、合同條款、審批意見、履約情況等。如果僅使用傳統的電話、傳真、紙質文檔等傳輸方式，勢必造成管理效率的低下，數據準確率也大打折扣。同時，合同進行網上業務流程操作可以減少各業務部門往返簽字、蓋章的時間和精力，節省了人工成本和辦公用品消耗。

（三）合同數據系統采集，便于分析和共享

一般中大型企業的合同管理采取“歸口管理-業務承辦部門”的二級管理模式，采用信息化合同管理方式后，業務承辦部門為方便管理，建立本部門合同臺帳，歸口管理部門根據單位合同管理需要建立單位合同總臺賬，另外，業務歸口部門還會根據需要建立各種分類合同臺帳。這些臺帳與總臺帳之間數據接口不統一，造成合同數據統計、查詢及分析困難。采用信息化管理后，各業務部門和合同歸口管理部門使用統一的合同臺帳，便于進行數據交換、溝通，提高合同數據管理的效率及準確率。除此之外，與合同相關的技術、質量等部門在系統中開通相應權限后，能及時了解所需信息。各級管理人員在相同數據庫的基礎上進行分析、決策，可以大大增強其準確性。

（四）合同系統流轉，有利于實現職能管理部門聯動

目前合同全壽命周期流轉過程中，涉及業務歸口部門、職能管理部門、標的使用部門、財務部門、質量安全部門、工程技術部門等，改變以往只是法律、財務和業務承辦部門管理關注合同的工作方式。各部門在系統上評審、審批合同，發現問題及時溝通，協調解決，這樣可以能充分降低合同事前風險，增加管理過程透明度，有利于保證合同管理流程干凈、廉潔，樹立良好管理氛圍。

三、合同信息化管理模式優劣分析

（一）電子表格及數據庫管理模式

在大多數人的印象中，合同管理的主要工作的數據統計、查詢。事實上，上述只是合同數據管理的基礎性工作，在數據采集的基礎上進行分析，挖掘，發現問題，提供經營決策輔助信息才是合同數據管理的真正目的。利用OFFICE系列電子表格和數據庫管理軟件進行合同數據的采集、統計、分析就是上述理念為基礎進行的合同數據初級管理模式。

在這種管理模式下，一般以合同記錄為基礎，建立合同信息數據庫，一條合同記錄包含的基本信息有：合同編號、合同名稱、合同類型、簽約對方、合同金額（收付方向、幣種及金額）、合同內容要點、簽訂人及簽訂時間、合同承辦部門及經辦人、合同約定完成期限，合同時間完成時間等信息。另外還可以根據企業內部管理需要增加是否重要合同、合同的項目歸屬等內容。總之，合同記錄的字段設置是以經營決策、統計分析和外部審計需要而設置，這一點在建立基礎數據庫結構時要充分考慮，否則將“差之毫厘謬以千里”，造成后期數據量極大的情況下返工。例如，一個資金來源主要是國撥資金和自籌經費的企業，經常需要迎接資金使用情況的外部審計，所以合同管理部門在設置合同數據庫結構時，應該設置一個是否國撥資金的選項，這樣的話，在有針對性統計合同數據時，篩選該字段就可以一目了然了解該部分合同的信息，而不用一份份核查。

這種合同管理模式具有上手快、培訓相對容易、效率高等特點，如果使用OFFICE系列軟件的聯機功能的話，還可以進行多用戶同時操作。但數據庫管理模式缺乏流程控制管理，甚至無法實現最基本的合同審批功能，其次，OFFICE系列軟件在合同管理方面的工作界面相對不友好，這就需要專業系統管理模式來彌補其不足之處了。

（二）專業系統管理模式

專業系統管理模式顧名思義就是使用一套專業的系統實現合同相關流程、數據等信息化管理。這里需要強調的是，專業的合同管理系統不應該從屬于財務管理系統，或是財務管理系統的一個模塊。因為從業務屬性來說，財務管理信息化更多考慮的是資金流，而合同管理信息化包括合同審批、履約、用印、匯總查詢等功能不僅僅包括資金流，還有信息流的傳遞和反饋，例如合同審批的意見反饋和落實，對合同承辦部門的履約預警提示等。所以合同管理系統應該是一個相對獨立的系統，它與財務系統、物流管理系統、任務決策系統等可以有關聯接口，但必須具有高度的獨立性，并形成閉環管理。

在建立合同管理系統之前，首先要明確的是合同管理部門與其他職能部門工作責任界面劃分。舉例來說，如果確定合同對方選定過程管理也屬于合同管理部門職責，那么就要將該功能模塊做入系統中，但如該職責由其他部門負責，則對合同管理系統而言，供應商選定過程資料僅是系統外部資料輸入，合同管理部門進行審核時也僅對其進行形式審核。一般而言，合同管理部門在信息化工作中職責主要有：合同標準文本管理、合同審批流程控制、合同履約情況監控、合同數據查詢統計以及合同風險庫化管理等。對于每個主功能模塊，下設不同的子功能模塊，大致歸類見下圖：

由此可見，一個高質量、完整的合同管理系統幾乎涵蓋合同管理部門所有工作職責，它對合同管理效率和質量的提高的顯而易見的。以目前國內合同信息化管理水平，如果企業能達到熟練駕馭合同管理系統的程度，其合同管理水平至少能排入前20%了。

（三）綜合系統管理模式

前文所述，既然專業系統管理模式具有上述許多優點，為何還要合同的綜合系統管理模式？合同綜合管理模式究竟有著什么樣的含義？

眾所周知，ERP模式管理已經成為企業信息化管理的趨勢，所謂的ERP（Enterprise Resource Planning 企業資源計劃）除了具有生產資源計劃、財務、制造、銷售、采購等功能外，還有質量管理，實驗室管理，業務流程管理，產品數據管理，存貨、分銷與運輸管理，人力資源管理和定期報告系統。一個閉門造車的合同管理系統絕對不符合搭建企業ERP系統的理念和初衷。例如生產線上對A物資的需求是10個單位，經過層層人工轉手，落到合同管理系統中采購員做的合同中，僅采購5個單位A物資，或采購30個單位A物資。前者造成生產線不能正常運行，后者造成浪費，這都是極大的合同事后風險，但在合同管理系統中無法事先發現這類問題，因為合同任務來源清楚、審批流程無誤，履約及時。將與合同管理相關的業務流融入到合同管理系統中，實現數據流和信息流的無縫銜接，減少中間的人為操作，這就是綜合系統管理模式基本理念和初衷。

筆者在工作實踐中也發現，不少業務部門對于實現綜合系統合同管理模式的需求也十分迫切。例如采購標的輸入，有時采購標的品名、規格、技術要求等篇幅多達幾張紙，經辦人在手工編制合同文本時難免發生錯誤，而如果合同管理系統能從其他系統中直接抓取這些數據，或由使用部門直接將需求數據發送至采購部門經辦人，作為合同文本，這樣就不會出現數據錯誤的問題。合同履約跟蹤時與財務部門付款之間的銜接也存在著類似問題，由于信息流沒有梳理好或不暢通，造成合同管理部門不知情，合同貨款卻支付或合同管理部門確定合同履約完畢，但由于種種原因合同貨款未支付，合同實際沒有履約完畢。這都是由于沒有一個綜合性、系統性的合同管理系統所致。

以上是三類合同信息化管理模式的概述，筆者選擇在合同管理中主要的功能作為指標，分析三者的優劣性。

四、合同信息化管理問題原因分析

（一）合同管理流程尚未標準化

合同信息化管理的基礎是合同管理流程標準化，合同管理系統程序的設計、流程的制訂和系統功能的設置均是將標準合同管理流程用計算機語言描述。某些企業合同標準化管理流程尚未固化和完善，例如合同審批流程混亂、合同統計數據形式一年一換，甚至沒有專門合同管理方面的規章制度，在這樣的企業中推行合同管理信息化工作可謂天方夜譚。

（二）合同管理系統開發質量不高

即使一個企業具有統一、規范的合同管理流程，也不能保證合同管理信息化平臺一定能達到預期效果，首先，由于系統開發人員不是直接業務經辦人員，在進行系統開發時會傾向于考慮系統的效率如何達到最高，而忽略用戶的需求。其次，開發人員使用的軟件工具功能單一，造成系統無法實現某些功能。最后，系統開發人員的技術水平和與用戶的溝通能力也直接決定著合同管理系統的質量水平。

（三）系統用戶未能充分發揮系統功能

在實踐中，即使系統開發質量較高，還會發生由于使用者水平不高造成系統效率低下，流程不清等情況。這主要體現在兩個方面，一是承辦部門提交審批的合同質量不高，造成頻繁的駁回。筆者曾經在2周內駁回67份合同，這還是在公司有標準合同文本的前提下。再高效的系統也只是對人工工作補充和提交，如果合同工作管理質量不高，提高合同信息化管理水平只能是無本之木。二是使用人對系統功能尚未完全掌握，造成明明可以使用的功能，使用人卻無法通過實現。

五、合同信息化管理優化探究

（一）長遠規劃、分步實施

合同信息化管理系統的開發和推進是一個比較艱難的過程，同時也是暴露制度弊端，挑戰工作惡習和管理流程再造的過程。所以系統設計思路應該遵循實現短期目標和規劃長遠發展的思路。

短期內可以從管理流程相對固定的合同審批過程入手，全面實現合同的在線審批，合同簽訂數據的分類統計匯總；中期目標是實現履約跟蹤功能，實現合同閉環的信息化管理，加強系統的數據處理分析能力。最終目標是實現合同信息化管理平臺與相關系統的融合，即在本文第三部分提到的綜合管理系統模式。

這樣做的好處是，在每步實施的過程中，可以充分暴露系統問題，在問題得到完全解決，操作熟練后再實現上下游業務的功能拓展，穩扎穩打，逐步推進系統實施。

（二）細致溝通、求同存異

在合同管理系統的實施和推廣過程中，必定會遇到相當的阻力。不同層級、崗位的管理人員對系統的需求不盡相同。例如：法律部門力求合同文本的合法性，財務部門關注合同付款條件，而業務承辦部門則追求合同流程的流轉的速率，在合同審批中，如果發生合同文本非原則性錯誤，審批人從嚴格把關的角度，應將合同駁回重走流程，但經辦人希望審批人帶意見通過，合同簽署時再落實審批意見。為解決這個矛盾，系統增設了在審批過程中可以上傳流程中的附件功能，對于合同文本細小錯誤，審批人與經辦人經過溝通后，在審批中補充上傳落實審批意見的合同文本或相關材料后通過審批，既在系統中留下痕跡，又提高了審批效率。

以上只是提高審批效率的一個例子，在系統使用中可能出現的情況千差萬別，如何實現管理質量和效率的統一，這需要在實踐中多方面加強溝通，協商解決問題。“在發展中解決矛盾，在解決矛盾中發展”。

（三）加強培訓、融入考核

上文中提到過，合同信息化管理問題之一是用戶自身水平不高，這可以通過培訓考核的方式解決。首先，系統開發部門應協同合同管理部門針對系統的使用、注意事項和常見問題編制系統使用說明。其次，合同管理部門對系統主要用戶進行培訓，各業務部門組織內部二級培訓。最后，合同管理部門定期對各部門系統使用情況進行考核，并納入部門績效。以考核為手段，逐步提高各部門使用合同管理系統的水平。

六、結束語

合同管理信息化的最終目標是規范合同簽訂、防范企業經營風險，為公司的發展提供支持作用。推進合同信息化管理不僅需要先進的信息技術手段，系統的需求調研、部門協調、用戶水平的提高也是必不可缺的因素。實現合同信息化管理意味著企業向精細化管理邁進了一大步，促進企業良性發展的同時降低了資源消耗，為可持續發展社會做出了貢獻。

參考文獻：

[1]胡玥.通過合同管理的信息化提高合同管理水平[J]，經管視線，2012，4，61-63.

[2]劉代斌.中航工業南方合同管理信息化應用研究[D]，湖南大學碩士學位論文，2014.2.

[3]許卓.石油企業合同信息化管理研究[J]，遼寧經濟管理干部學院（遼寧經濟管理干部學院學報），2010（4）.