歸檔文件整理的組織工作要求探討?yīng)?/h1>
2017-05-24 11:42:52溫洪莉
現(xiàn)代交際 2016年23期
溫洪莉
摘要：歸檔文件是各機(jī)關(guān)在實(shí)際辦公中留存的重要文件，并且涉及所有部門的相關(guān)工作。所以在歸檔文件的整理與保存工作中，需要各個(gè)部門協(xié)調(diào)工作，規(guī)范歸檔文件的整理工作，對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行周密的計(jì)劃、高效的監(jiān)督，才能更好地確保歸檔文件的整理工作保質(zhì)保量的高效完成。本文基于相關(guān)部門歸檔文件整理現(xiàn)狀，淺要對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行探析，以進(jìn)一步節(jié)省時(shí)間提高文件整理的工作效率。
關(guān)鍵詞：歸檔文件 整理 組織工作
中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）23-0136-01
歸檔文件的整理工作在進(jìn)行時(shí)應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門的具體情況，更大限度地確保歸檔文件的完整性和條理性，與此同時(shí)，歸檔文件整理的組織工作應(yīng)在確保質(zhì)量的前提下，以提高工作效率為目的，在最大限度上節(jié)省人力時(shí)間。所以，歸檔文件的整理不僅是相關(guān)部門的工作，也是所有與之有關(guān)的部門在日常生活中嚴(yán)格地按照規(guī)章制度進(jìn)行積累的過程。只有在平時(shí)嚴(yán)格地完善歸檔文件的整理，才能為文件的歸檔整理奠定基礎(chǔ)。
一、完善文件歸檔整理的細(xì)節(jié)
歸檔文件的整理工作不是一蹴而就的，而是經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)期的積累而完善的。在相關(guān)的工作組織中，不能忽略平時(shí)對(duì)文件整理的完整過程，所以確立相關(guān)的整理機(jī)構(gòu)可以有效地提高文件整理效率。
在我國(guó)，針對(duì)相關(guān)歸檔文件的整理工作，確立了文書部門整理制度。文書部門顧名思義就是各種資料文書的處理部門，而歸檔文件的整理工作是在相關(guān)部門的文書處理人員的整理下完成的。所以文書部門可能是由幾個(gè)相關(guān)文書處理人員組成，也可能是具體的文書部門。不論哪種形式，均為歸檔文件整理組織工作的基礎(chǔ)。但是事實(shí)上，在歸檔文件的整理組織工作中，總是存在著很多的問題。歸檔文件的整理是一項(xiàng)極其龐大的工作，但在實(shí)際整理中此項(xiàng)工作幾乎成為檔案整理人員的專職工作，此種情況給歸檔文件的整理帶來了很大的困難。很多檔案整理人員在工作中需要投入相當(dāng)大的精力，但是由于其對(duì)文件處理過程的不熟悉，加大了歸檔文件整理的難度，造成文件的缺失，以及日后文件查找的困難等。將歸檔文件交予文書部門整理，一方面可以充分地發(fā)揮文書部門相關(guān)人員對(duì)歸檔文件熟悉等優(yōu)勢(shì)，減少整理過程中文件的復(fù)雜程度，提高工作效率；除此之外，文書部門在日常的工作中可以做到及時(shí)地對(duì)歸檔文件進(jìn)行處理，減少文件的缺失與破損，為日后文件的查閱提供保障。
二、完善整理環(huán)節(jié)
在確立相關(guān)的整理部門，減少整理過程中的困難之外，如何確定簡(jiǎn)潔方便的整理程序，也是提高歸檔文件整理工作效率的方法之一。相關(guān)部門可以選擇集中整理的辦法，將歸檔文件的整理集中于同一部門進(jìn)行，在一定程度上設(shè)立專職員工對(duì)文件進(jìn)行整理，分工明確，有條不紊。但是在較大的機(jī)關(guān)單位或部門中，由于產(chǎn)生的歸檔文件種類較多，且數(shù)量較為龐大，所以在歸檔文件的處理過程中，較為適合分散式處理方式，在各個(gè)部門內(nèi)部設(shè)有相關(guān)人員進(jìn)行歸檔文件整理，繼而將所有文件再次進(jìn)行統(tǒng)一匯總整理。此種方式在發(fā)揮部門內(nèi)部人員熟悉自身業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，還可以將龐大的工作分散化，確保質(zhì)量的同時(shí)，提高工作效率，減輕歸檔文件統(tǒng)一處理的壓力。在統(tǒng)一整理與分散式整理兩種方法之外，各單位在歸檔文件的整理過程中也可以針對(duì)自身特點(diǎn)，結(jié)合統(tǒng)一整理與分散整理的相應(yīng)優(yōu)勢(shì)，對(duì)歸檔文件整理工作進(jìn)行分散統(tǒng)一相結(jié)合的方式整理。
三、完善平時(shí)歸檔文件的整理工作
歸檔文件的整理工作不僅要在相應(yīng)的整理工作中認(rèn)真進(jìn)行，在平時(shí)的文件往來過程中，也應(yīng)做好相關(guān)的登記、收集以及檢查等工作。只有平時(shí)奠定良好的歸檔文件整理基礎(chǔ)，歸檔文件整理的組織工作才能更加順利地開展。相關(guān)文件的登記工作是確保歸檔文件完整性以及文件齊全不丟失的關(guān)鍵。在登記工作中，將文件的往來以及會(huì)議相關(guān)記錄等進(jìn)行相關(guān)過程的建立，可以確保歸檔文件管理人員做到實(shí)時(shí)掌握歸檔文件信息。其次，除歸檔文件的登記外，還應(yīng)在歸檔文件整理的組織工作中對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)的收集，文件的收集是確保歸檔文件完整的關(guān)鍵，歸檔文件的整理應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門特點(diǎn)以及人事變動(dòng)、會(huì)議記錄等相關(guān)實(shí)際情況，進(jìn)行及時(shí)的歸檔整理。否則在上述情況下，如不及時(shí)進(jìn)行歸檔整理將會(huì)造成歸檔文件的丟失。除上述兩點(diǎn)之外，在日常的歸檔文件整理過程中，相關(guān)人員應(yīng)做好嚴(yán)格的文件檢查，對(duì)各類型材料以及文檔進(jìn)行嚴(yán)格的分類，對(duì)文檔的完整性進(jìn)行系統(tǒng)的分析，以此減少歸檔文件在日后的整理過程中存在的問題。
四、結(jié)語(yǔ)
歸檔文件的整理不僅是相關(guān)人員以及相關(guān)部門的工作，還是相關(guān)機(jī)關(guān)的所有人員的職責(zé)。而歸檔文件的整理組織工作也不僅僅是階段性的整理工作，更需要相關(guān)工作人員在平時(shí)工作中認(rèn)真對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理記錄。只有完善歸檔文件整理組織工作，才能確保相關(guān)機(jī)構(gòu)各項(xiàng)事務(wù)更加順利地進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
[1]沈蕾，果有森.論歸檔文件整理工作的簡(jiǎn)化[J].檔案學(xué)通訊，2016（6）：39-42.
[2]張偉.歸檔文件整理的組織工作要求探析[J].黑龍江史志，2015（9）：104.
[3]劉曉鷗.公共文化服務(wù)體系建設(shè)與高校圖書館社會(huì)化發(fā)展路徑研究[J]. 山西檔案，2015（3）：54-56.
責(zé)任編輯：楊國(guó)棟
溫洪莉
摘要：歸檔文件是各機(jī)關(guān)在實(shí)際辦公中留存的重要文件，并且涉及所有部門的相關(guān)工作。所以在歸檔文件的整理與保存工作中，需要各個(gè)部門協(xié)調(diào)工作，規(guī)范歸檔文件的整理工作，對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行周密的計(jì)劃、高效的監(jiān)督，才能更好地確保歸檔文件的整理工作保質(zhì)保量的高效完成。本文基于相關(guān)部門歸檔文件整理現(xiàn)狀，淺要對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行探析，以進(jìn)一步節(jié)省時(shí)間提高文件整理的工作效率。
關(guān)鍵詞：歸檔文件 整理 組織工作
中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）23-0136-01
歸檔文件的整理工作在進(jìn)行時(shí)應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門的具體情況，更大限度地確保歸檔文件的完整性和條理性，與此同時(shí)，歸檔文件整理的組織工作應(yīng)在確保質(zhì)量的前提下，以提高工作效率為目的，在最大限度上節(jié)省人力時(shí)間。所以，歸檔文件的整理不僅是相關(guān)部門的工作，也是所有與之有關(guān)的部門在日常生活中嚴(yán)格地按照規(guī)章制度進(jìn)行積累的過程。只有在平時(shí)嚴(yán)格地完善歸檔文件的整理，才能為文件的歸檔整理奠定基礎(chǔ)。
一、完善文件歸檔整理的細(xì)節(jié)
歸檔文件的整理工作不是一蹴而就的，而是經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)期的積累而完善的。在相關(guān)的工作組織中，不能忽略平時(shí)對(duì)文件整理的完整過程，所以確立相關(guān)的整理機(jī)構(gòu)可以有效地提高文件整理效率。
在我國(guó)，針對(duì)相關(guān)歸檔文件的整理工作，確立了文書部門整理制度。文書部門顧名思義就是各種資料文書的處理部門，而歸檔文件的整理工作是在相關(guān)部門的文書處理人員的整理下完成的。所以文書部門可能是由幾個(gè)相關(guān)文書處理人員組成，也可能是具體的文書部門。不論哪種形式，均為歸檔文件整理組織工作的基礎(chǔ)。但是事實(shí)上，在歸檔文件的整理組織工作中，總是存在著很多的問題。歸檔文件的整理是一項(xiàng)極其龐大的工作，但在實(shí)際整理中此項(xiàng)工作幾乎成為檔案整理人員的專職工作，此種情況給歸檔文件的整理帶來了很大的困難。很多檔案整理人員在工作中需要投入相當(dāng)大的精力，但是由于其對(duì)文件處理過程的不熟悉，加大了歸檔文件整理的難度，造成文件的缺失，以及日后文件查找的困難等。將歸檔文件交予文書部門整理，一方面可以充分地發(fā)揮文書部門相關(guān)人員對(duì)歸檔文件熟悉等優(yōu)勢(shì)，減少整理過程中文件的復(fù)雜程度，提高工作效率；除此之外，文書部門在日常的工作中可以做到及時(shí)地對(duì)歸檔文件進(jìn)行處理，減少文件的缺失與破損，為日后文件的查閱提供保障。
二、完善整理環(huán)節(jié)
在確立相關(guān)的整理部門，減少整理過程中的困難之外，如何確定簡(jiǎn)潔方便的整理程序，也是提高歸檔文件整理工作效率的方法之一。相關(guān)部門可以選擇集中整理的辦法，將歸檔文件的整理集中于同一部門進(jìn)行，在一定程度上設(shè)立專職員工對(duì)文件進(jìn)行整理，分工明確，有條不紊。但是在較大的機(jī)關(guān)單位或部門中，由于產(chǎn)生的歸檔文件種類較多，且數(shù)量較為龐大，所以在歸檔文件的處理過程中，較為適合分散式處理方式，在各個(gè)部門內(nèi)部設(shè)有相關(guān)人員進(jìn)行歸檔文件整理，繼而將所有文件再次進(jìn)行統(tǒng)一匯總整理。此種方式在發(fā)揮部門內(nèi)部人員熟悉自身業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，還可以將龐大的工作分散化，確保質(zhì)量的同時(shí)，提高工作效率，減輕歸檔文件統(tǒng)一處理的壓力。在統(tǒng)一整理與分散式整理兩種方法之外，各單位在歸檔文件的整理過程中也可以針對(duì)自身特點(diǎn)，結(jié)合統(tǒng)一整理與分散整理的相應(yīng)優(yōu)勢(shì)，對(duì)歸檔文件整理工作進(jìn)行分散統(tǒng)一相結(jié)合的方式整理。
三、完善平時(shí)歸檔文件的整理工作
歸檔文件的整理工作不僅要在相應(yīng)的整理工作中認(rèn)真進(jìn)行，在平時(shí)的文件往來過程中，也應(yīng)做好相關(guān)的登記、收集以及檢查等工作。只有平時(shí)奠定良好的歸檔文件整理基礎(chǔ)，歸檔文件整理的組織工作才能更加順利地開展。相關(guān)文件的登記工作是確保歸檔文件完整性以及文件齊全不丟失的關(guān)鍵。在登記工作中，將文件的往來以及會(huì)議相關(guān)記錄等進(jìn)行相關(guān)過程的建立，可以確保歸檔文件管理人員做到實(shí)時(shí)掌握歸檔文件信息。其次，除歸檔文件的登記外，還應(yīng)在歸檔文件整理的組織工作中對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)的收集，文件的收集是確保歸檔文件完整的關(guān)鍵，歸檔文件的整理應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門特點(diǎn)以及人事變動(dòng)、會(huì)議記錄等相關(guān)實(shí)際情況，進(jìn)行及時(shí)的歸檔整理。否則在上述情況下，如不及時(shí)進(jìn)行歸檔整理將會(huì)造成歸檔文件的丟失。除上述兩點(diǎn)之外，在日常的歸檔文件整理過程中，相關(guān)人員應(yīng)做好嚴(yán)格的文件檢查，對(duì)各類型材料以及文檔進(jìn)行嚴(yán)格的分類，對(duì)文檔的完整性進(jìn)行系統(tǒng)的分析，以此減少歸檔文件在日后的整理過程中存在的問題。
四、結(jié)語(yǔ)
歸檔文件的整理不僅是相關(guān)人員以及相關(guān)部門的工作，還是相關(guān)機(jī)關(guān)的所有人員的職責(zé)。而歸檔文件的整理組織工作也不僅僅是階段性的整理工作，更需要相關(guān)工作人員在平時(shí)工作中認(rèn)真對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理記錄。只有完善歸檔文件整理組織工作，才能確保相關(guān)機(jī)構(gòu)各項(xiàng)事務(wù)更加順利地進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
[1]沈蕾，果有森.論歸檔文件整理工作的簡(jiǎn)化[J].檔案學(xué)通訊，2016（6）：39-42.
[2]張偉.歸檔文件整理的組織工作要求探析[J].黑龍江史志，2015（9）：104.
[3]劉曉鷗.公共文化服務(wù)體系建設(shè)與高校圖書館社會(huì)化發(fā)展路徑研究[J]. 山西檔案，2015（3）：54-56.
責(zé)任編輯：楊國(guó)棟
