檢測行業檔案資料信息化方案研究

陶乾+張迪思+曾瓊

一、檢測檔案管理現狀概述

檢測行業是隨著社會發展延伸出的新興服務業，也是實現經濟可持續發展的支撐領域，承擔著為經濟建設提供標準化計量測試和產品檢驗技術服務，為政府監管部門提供執法履職的技術保障和依據的職能。而檢測記錄檔案是檢測行業對結果報告進行溯源的重要憑證，檢測和校準實驗室能力認可準則（ISO/IEC 17025：2005）中對檢測記錄檔案的范圍、編寫、修改、保存期限等有明確要求。傳統的檢測記錄檔案歸檔流程是先由具體試驗部門負責編制、整理，隨后交檔案管理部門根據年份、任務號等進行編號、蓋章標識、存檔。隨著檢測行業的發展壯大，檢測任務量亦越來越大，檢測機構普遍存在歸檔工作量大、歸檔效率低下 、檔案借閱與歸還管理不規范、不便統計等系列問題。如何規范、高效、及時的完成檢測記錄檔案的歸檔工作是每個檢測機構都面臨的問題。本文針對記錄檔案管理過程中存在的問題，結合實際工作需求，利用信息化手段，提出下述改進方案，以期實現檢測檔案管理工作的全面規范和歸檔效率的持續提高。

二、檔案管理系統建設方案

1.方案概述

在進行信息化檔案管理系統建設時，需要體現“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則，立足“資源服務和業務管理”的宗旨。為利用計算機信息化技術系統，使其更高效、可靠地管理檔案資源，擬從規范歸檔方法、提高歸檔實時性、保證檔案準確性和完整性等幾個方面采取完善措施，在企業經典檔案管理模式的基礎上，結合目前成熟的條碼技術（如條形碼、二維碼），參考現有類似的管理系統（如圖書管理借閱系統），實現檔案管理系統的電子信息化完善升級。嵌入條碼技術后，檔案管理系統中歸檔、借閱、修改等主要功能的實現流程如圖1所示。

采用條碼技術后的檔案管理系統，每份文件、檔案都有唯一條碼作為身份標識，這個條碼包含文件、檔案的諸多信息，如記錄號、年份、檢驗記錄數量、歸檔科室、歸檔日期、歸檔人等。通過這個條碼，紙質文件檔案和檔案管理系統之間建立起了明了詳盡的關系，減輕了檔案管理人員的歸檔工作量，規范了檔案歸檔、借閱、修改等管理方法，提高了檔案管理工作的效率。同時，條碼技術的應用、系統的完善也增加了文件檔案的查詢追蹤操作性，進一步提高了整個檔案管理工作的效率。

2.系統功能描述

2.1檔案歸檔

引入條碼技術后，檔案歸檔的詳細流程如圖2所示。

條碼技術應用后，每份報告文件、每個檔案袋都有自己的身份標識。檔案管理系統利用條碼在紙質文件、檔案袋和系統之間建立起了電子信息化橋梁，給檔案管理工作帶來的效益主要體現在以下幾個方面：

（1）從報告生成、檔案歸檔至后期檔案的其它管理都可以通過系統進行實時查詢與追蹤，避免檔案遺失現象。

（2）歸檔系統的排隊和提醒功能可以讓申請人明確紙質檔案提交時間，避免出現網上歸檔申請通過后，因紙質檔案未及時提交而造成的待歸檔檔案積壓的現象，促進了檔案歸檔工作進程。

（3）人工印章核對檔案報告資料完整性的方式被取代，檔案管理人員通過掃碼形式，利用系統資源自動核對送來歸檔的檔案的完整性，大大節約了歸檔核查時間，提高了工作效率。

（4）檔案袋的條碼信息豐富，加上檔案存放位置的體系化、信息化，使得整個檔案庫信息的清晰度增加，方便在系統里進行檔案的查詢、檔案庫里對紙質檔案袋的查找。

2.2檔案借閱

檔案借閱與歸還系統功能流程圖如圖3所示。檔案管理系統的續借與歸還功能模塊可參照現在成熟的圖書借閱系統進行完善。檔案借閱歸還流程的規范，有利于檔案的追蹤，方便有借閱需求人員的同時也可以減輕檔案管理員的工作量，提高工作效率。

2.3檔案修改

已歸檔的檔案不得被隨意修改。若確實有修改需求時，需要得到相應負責人和檔案管理員的同意，相應的修改信息應在檔案管理系統里詳細記錄，做到有據可查。檔案管理系統里，檔案修改的功能流程圖如圖4所示。

2.4其它功能

引入條碼技術后，檔案管理系統的其它功能模塊也應該結合實際需求進行相應的改進，從而實現檔案管理系統的全面信息化。

此外，檔案管理方法和技術的發展日新月異，將會給檔案信息處理帶來更多的手段，同時也會帶來更加豐富的信息表達形式。這些都要求系統在改進完善時考慮技術變化的可能性，為可能的變化預留一定的系統處理能力。

（作者單位：重慶車輛檢測研究院有限公司）