淺談房產檔案信息化管理要點

王妍

【摘要】隨著經濟的進步和科技的進步，計算機的使用越來越頻繁。信息化逐漸深到社會生活的各個方面，因此在新時代下我國各個方面都要進行科學管理，尤其是檔案方面。傳統的檔案管理已經不沒能滿足現階段檔案管理的需要，因此信息技術的使用，不僅彌補了傳統檔案管理方式的不足，還優化了管理環境，使檔案的管理更加的便捷和高校。同時，房產檔案的信息化管理使信息共享成為了可能，使檔案的管理更加的安全。減少了儲藏空間的實用，使房產檔案的管理更加額高效。本文就房產檔案信息化管理要點進行簡要的分析，并提出了一些建議，希望對房產檔案的發展和完善提供幫助。

【關鍵詞】文書檔案；收集；整理；信息化；管理要點在進行

傳統檔案的管理主要是以紙質材料為儲藏依據的，但是由于傳統的儲藏方式復雜且安全性不高，不僅降低了工作效率還影響了檔案的相關查閱和使用。除此之外，除此之外，由于傳統檔案的是由紙質的方式來進行書寫和保存的，因此，在進行儲藏時需要大量的空間，如果保存不當的話會引起火災或者被水浸泡，不利于檔案的保存和使用，由此可見，檔案信息化管理不僅是適應社會發展需要的變革，更是檔案管理自身的進步和轉變，在進行房產檔案管理的過程中，不能隨隨便便的進行記錄，只有掌握了信息檔案管理的要點，才能發揮其優勢，才能起到事半功倍的效果，保證房地產行業健康有序的發展。筆者在下文中對房產檔案信息化管理要點進行相關的闡述。

1.房產檔案管理的概念

對房產檔案進行信息化的管理，其中包含了眾多的內容，但其中最主要的是對具有保存價值的文件材料進行管理。房產檔案中，文書是其中必不可少的組成部分之一，對過去以及當前的房產形勢進行有效的記錄，在一般情況下，要求文書檔案具有完整性，其中文號的編寫是必不可少的，并且還包含外來文件、內部發文、正件、附件等，通過管理人員的收集與整理的過程中，分門別類的進行歸檔。通過房產檔案，可以反映出產權人以及房屋的自然狀況，甚至是土地的使用情況等，其中包含的主要形式有計算材料、文字材料以及公司證照、商標證、照片、聲像、實物、基建檔案等，可以說檔案的載體是十分豐富的。

2.房產檔案的收集

在對房產各類檔案進行收集的過程中，一定要嚴格根據規章制度辦事，尤其是要對一些零散的文件進行收集，對于剛剛處理完的文書檔案就要在第一時間進行整理并且將其收集起來，防止在今后使用過程中出現混亂的現象，就當前的實際情況而言，檔案收集工作大多都已經采用現代化的管理方式，計算機是主要的工作載體，將文書檔案重點字段錄入計算機中進行保存，安全管理檔案的概率也就因此得到了進一步的提升。因為房產檔案不同于一般的檔案，其自身具有專業性以及動態性的特點，在檔案管理的過程中經常會有對屋面進行丈量以及對土地界限進行認定等環節，這些必須要在檔案中得以充分的體現，就要嚴格遵循檔案收集的相關制度規定，并且認清房產檔案的特點，讓檔案管理處在一種動態的環境之中，當前所采用的一種動態房產檔案管理軟件系統充分體現出了動態性的特點

3.房產檔案信息化管理主要手段

3.1 完善房地產檔案的信息歸集和查詢，使檔案管理實現信息化和方便化

為了確保房地產信息的全面和準確，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合起來，一方面將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產檔案信息系統中進行管理；原始檔案數據進入計算機后再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產數據庫。由于房產交易、抵押登記、司法查封、房屋租賃等不同業務的特點，對房產檔案信息的要求也不盡相同，因此，要建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的強檢索功能，將房屋的坐落、產權人的姓名、房屋的面積、交易的時間、產權的狀況等房屋產權管理中的每一個要素都作為查詢點，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門提供高效的信息查詢服務。

3.2 努力推進并實現房產檔案數字化管理，建立健全全國統一的房地產檔案網絡

我們借助互聯網的平臺將房產檔案信息傳輸到全國各地，隨時隨地我們都能查到自己所需要的信息。數字化緩解了檔案保護與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應的，房產檔案數字化管理系統要對檔案開放范圍和權限設立相應的訪問權限，對于公眾可以開放的房產檔案，公眾可以在公共網上自行查詢利用，而只可對內部開放的檔案，只能經由房地產檔案人員通過內部局域網進行查詢利用。

我們房產交易處要結合房地產管理部門的特點，制定并完善房產檔案管理制度，修訂本行業檔案崗位責任制，做到職責分明，層層把關，提高房產檔案的管理質量，全面建立檔案一體化系統實現資源共享，使檔案管理工作系統化、規范化、標準化，努力推進并實現房產檔案數字化管理，建立健全全國統一的房地產檔案網絡，并逐漸走向現代化與世界接軌。

4.結束語

綜上所述，房產檔案的信息化管理是不可抵擋的潮流和發展方向，信息化時代下，我國各個行業都要向著信息化的管家手段改革和推進，在進行信息化管理的過程中，要對信息進行采集和整理，再結合傳統管理手段優點的同時，與現代信息技術相結合，這又這樣才能促進我國檔案管理的進一步發展和改進，滿足社會主義初級階段對房產檔案的管理需求，提高利用效率，使信息化得到進一步的普及，并逐漸應用到社會得各個方面。是我國的房產管理更加的有序。信息技術在房產管理中的應用，不僅改變了房產檔案管理的模式，實現了房產檔案的動態化管理，還節省了大量的人力物力財力，促進了建筑商經濟效益的提升，和建筑行業的健康發展，就我國目前形勢來說，房地產行業的管理是我國現階段的重點管理對象，因此，信息技術的應用，是我國的管理更加的便捷。

參考文獻

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