如何做好公路養護單位的檔案管理工作

魯靜

摘要：本文從檔案管理的分類、檔案方案的編寫、檔案管理的對策三個方面，針對如何做好公路養護單位的檔案管理工作提出了切合單位工作實際的檔案管理方法及對策。

關鍵詞：公路養護；檔案管理；方法；對策

隨著社會的不斷進步，單位各項工作的改革發展，檔案越來越多地在人們的政治、經濟、文化諸多方面發揮著它不可替代的愈來愈重要的作用。檔案記載著單位發展的全過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果。公路養護單位在工作中形成的大量具有保存價值的檔案材料，對進一步提高公路養護服務水平起著至關重要的作用，因此，使檔案更好地服務于公路養護事業是一項十分重要的任務。我就如何做好公路養護單位的檔案管理工作談談個人的一些看法。

一、認真抓好檔案的分類管理

公路養護單位的檔案管理大致可分為四部分：一是文書檔案管理，二是科技檔案管理。三是會計檔案管理，四是照片檔案管理。

（一）文書檔案管理方面形成的檔案主要有：反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作具有利用價值的文件材料；本單位工作活動中形成的具有憑證價值的文件材料；本單位需要執行的上級、同級的文件材料及下級報送的重要文件材料；其他對本單位工作具有參考價值的文件材料。

（二）科技檔案管理方面形成的檔案主要有：記錄和反映本單位生產、科研、基建、設備等具有保存價值的科技文件材料。

（三）會計檔案管理方面形成的檔案主要有：會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料；能記錄和反映本單位經濟業務的重要材料。

（四）照片檔案管理方面形成的檔案主要有：記錄本單位重要職能活動和重要工作成果的照片；其他具有保存價值的照片。

這四類檔案應嚴格按照檔案保管期限規定進行認真的分類和劃分，并進行認真的整理和妥善保管。如分類不合理，收集不齊全，保管不得當，都會給檔案管理工作造成不可挽回的損失，也將給今后的有效利用埋下隱患。

二、編制檔案工作方案

首先，制定編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的工作方案，是做好檔案管理工作的前提。深入實際、調查研究、系統歸納是做好編制工作的原則和方法。在具體編制的過程中，要結合本單位工作實際，突出公路養護職能，制定于本單位工作實際相符的檔案管理方案。整理檔案工作方案，是整理檔案時不可缺少的計劃性的指導文件，通常要經過周密的調查研究，并由上級部門批準方可執行。

作為基層公路養護單位，本單位采用年度—保管期限分類法，這種方法比較適合于機構設置簡單，年度形成歸檔文件數量較少的單位。如遇單位內設機構比較健全穩定，職能分工明確的，可按年度—機構—保管期限分類法。

三、做好檔案管理對策

（一）樹立檔案意識。一個單位能否把檔案建立起來，讓它為單位所利用，關鍵在于領導，領導重視檔案建設是做好檔案工作的保證。檔案管理人員首先要做好檔案意識的宣傳工作，讓全體職工通過學習檔案相關法律法規，了解檔案的重要性，樹立檔案意識，在平時日常工作中，養成積累檔案的良好習慣，有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經濟利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，造成檔案流失和遺失。

（二）盡可能設檔案專職管理人員。要制定管理人員職責和管理制度，除建好，管好，用好檔案等內容外，要特別注意在管理人員變更時，做好交接工作，防止人員變動交接手續不清，使應歸檔的未歸檔，借出的檔案應收回的未收回等，造成檔案丟失責任不清的混亂現象發生。目前，大多數單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負責對本單位在工作中形成的文件資料進行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質不同，檔案專業知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領導對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統地歸到檔案室，給以后的檔案整理工作帶來了許多困難。

（三）穩定檔案干部隊伍，提高檔案人員素質是做好公路養護單位檔案工作的重要條件。由于檔案逐步實現現代化管理，作為檔案管理人員，首先要懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業上有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，才能適應檔案工作現代化的需要。

為了適應檔案科學管理的要求，應該讓檔案人員經常參加相關的崗位培訓，以便于隨時掌握新的檔案整理規范及科學的檔案整理方法，以提高檔案人員的業務水平，使公路養護單位檔案管理工作走上標準化、規范化、科學化軌道。

（四）加強檔案法制建設，依法保障和促進公路養護單位檔案事業的發展。檔案法制建設是檔案工作整體建設的重要內容，也是發展檔案事業的重要保障，所以應當注重檔案法制建設，當地檔案部門要加強對公路養護單位檔案的檢查指導和執法力度，逐步使公路養護檔案工作步入依法治理的軌道。

（五）做好檔案保管工作

開展檔案的保管工作，必須有一定的物質條件作為保證，首先就是要改善檔案庫房的存貯條件，做到“十防”：防火、防水、防潮、防蟲、防光、防塵、防盜、防高溫、防污染。其次是保證檔案原件的完整與安全。對于經常利用的檔案原件，可通過印發復印件的方式，減少原件的機械磨損和其他損壞的可能，從而起到保護原件的作用。對于年代久遠或已經損壞的檔案原件，要采取檔案修復法或者復印件形式保存下去。

總之，搞好檔案管理工作，從而使檔案資源能得到充分的開發和合理的利用，必將對提高公路養護服務水平有著積極的作用。我們必須努力提高檔案管理水平，加速實現管理手段現代化，使檔案能更好地服務于公路養護事業中去。

參考文獻：

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