工程檔案的收集整理和驗收

易志艷

摘要：工程檔案作為基礎設施建設中的重要技術資料，作為國家科技檔案一項重要組成部分，能夠將工程中關于質量真實記錄做一系列的反映，還可以作為工程質量評定中的基礎圖文材料，對隱蔽的工程或者建成之后難以檢測項目存在一定的唯一性，具有不可代替的價值。文章根據工程施工當中的檔案收集與整理存在的一些問題和做好工程檔案收集和整理講述了一些比較不成熟的看法，為工程檔案的收集和整理提供參考與借鑒。

關鍵詞：工程檔案；收集與整理；驗收

工程建設項目存在周期長、投資大、內外部協作的關系比較復雜、環節比較多等特點，這樣就導致檔案的種類比較多、數量比較大、價值也比較高。工程檔案能夠對工程質量進行全面的鑒定，對事故原因進行詳細查明，是項目建成之后管理、運行、改造和養護的依據，也是追究事故責任的依據，存在十分重要的法律價值以及憑證。有些本應在建設的過程當中就整理的資料，但卻等到工程結束之后才對其進行整理

一、工程檔案管理中存在的問題

（一）工程檔案管理和施工管理脫節

在施工的過程當中，一些施工單位對檔案材料的收集與整理沒有足夠的重視，使竣工之后出現記錄不全、資料參差不齊、不可以將工程的真實情況進行反應的現象，對工程技術的文件系統的完整與準確有一定的影響。施工日志、工程錄像以及工程照片都屬于檔案管理資料的一部分，但是施工單位沒有足夠的重視，一些隱蔽工程中的施工照片在竣工驗收再進行收集就晚了。施工日志可以更好的為填寫資料提供先關的數據，但是實際的工作當中幾乎沒人能夠堅持，在竣工驗收在進行收集就增加了一定的難度。

（二）表格沒有統一的標準

施工當中用表格沒有統一的標準，在數據填寫方面容易出現重疊，遺漏了一些應按設計要求與實際操作的特定內容，對竣工資料的編制方法沒有統一的章法。

（三）檔案的管理水平不專業

由于檔案的管理水平不專業，以致一些歸檔資料不滿足歸檔要求，像在工程資料當中有大量的復印件，有的是復印材料在進行多次復印，其內容就會模糊不清，有些復印件是經過涂改之后再進行復印的，其字跡不容易辨析，不能夠進行長期的保存。這些資料在歸檔后不能可靠使用，有可能給竣工檔案的整理帶來損失和不必要的麻煩。

二、產生問題的原因

（一）工程檔案的編制方法沒有統一

竣工檔案盒一般與文書檔案有些不同，其形成既要滿足行業管理要求，還需滿足檔案編制要求，驗收交工的時候還要經過行業審查，檔案專項驗收。很多建設單位將竣工資料交給檔案管理單位進行保管。檔案管理者憑借自己對文件的理解制定文件編制的方法，導致施工單位不同的地區，其竣工文件編制的方法不一樣的現象，使竣工資料再返工。施工管理中的表格不統一，工程用表作為工程項目管理當中的表現形式之一，根據國家的相關規定針對工程質量的控制形成的施工中的原始記錄。各地對規范有不同的理解，施工用表設計缺乏合理的科學設置，格式都存在各種不一樣。工程規范的修改不能跟上施工技術發展的步伐，導致施工用表不能適應工程技術發展要求。

（二）工程檔案的管理人員的專業化程度差異

工程檔案管理與工程有著十分密切的聯系，因此對檔案的管理人員在專業技術方面有一些要求。很多工程的檔案管理人員是剛畢業的學生或者非專業的技術人員，他們都缺乏經驗和工程技術知識，可能給資料的整理增加一定的困難。

（三）工程檔案的管理意識比較淡薄

工程檔案文件貫穿著整個建設工程，有的施工單位覺得工程檔案管理僅僅是事后文件整理的工作，和工作質量、進度等都沒關聯，認為工程資料中的目的就是計量，把計量做好，其他就暫時不用管了。

三、對策和措施

（一）制定統一的竣工資料編制的規范

施工單位和項目管理部門、檔案管理部門要協調配合，制定合適的檔案管理標準，對竣工資料編制的規范進行統一。建設部門要能夠組織一批專家進行監理、設計、造價與質量監督等。并建立課題組，根據國家檔案局的標準規范與企業等相關的文件規定來編制適合的編制方法，當做國家行業的標準進行使用。

（二）提高檔案管理的意識

對工程的各級管理部門在檔案管理方面的意識進行一定的提高，重視在建設過程當中的資料收集工作。在施工的過程當中，真實反映工程作為竣工資料的整理的基礎。需要實施一套在建設過程當中進行收集資料的措施，建設單位要不定期的組織人員進行檢查與指導，對于問題進行及時的解決，避免同樣的問題再次發生，竣工資料整理與收集要指定專人負責，并列到工作計劃當中。

（三）提高管理人員專業化程度

在工程建設涉及到的所有單位人員中，檔案管理知識與其他不在同一個水平線上。要調查了解各個單位具體的情況，宣傳先進，并向先進學習。有利于工程檔案整體水平的提高。加強單位和單位之間的交流，學他人的長處，來補自己的短處，學習檔案管理當中較好的方法。

四、結束語

工程檔案存在十分重要的意義，但是就當前工程檔案管理的現狀來說，存在一個重質量、重工期、忽略檔案資料的整理和收集等現象。工程檔案是一種信息資源，能夠更好的保證工程安全使用以及正常的運營，在一定程度上促進企業的發展和經濟建設。上述措施能加速工程建設的步伐，將建設水平提升一個臺階。

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