淺析如何做好基層辦公室主任的幾點思考

賈娜

摘要：辦公室作為一個單位的綜合管理部門，其承擔著綜合協調、上傳下達、組織監督等多方面的職責。而作為基層辦公室主任，其面臨的工作是比較繁瑣的，在具體工作中，如何才能夠做好復雜、繁多的工作，是需要深入思考的。在本文論述過程中，對如何做好基層辦公室主任談了幾點自己的看法。

關鍵詞：基層辦公室主任；上傳下達；工作方法；行政事務

辦公室工作沒有小事，這是作為辦公室人員應當牢記的一句工作宗旨。辦公室工作與領導的活動和企業經營運轉狀況密切相關，無論什么事情，都應該認真對待，采取科學合理的工作方法，是做好一名基層辦公室主任應盡職責。總的來說，做好基層辦公室室主任，主要做好辦事、辦文以及辦會三個方面的工作，做好基層辦公室主任應思考以下幾點：

一、要提高辦事效率

辦事是辦公室主任工作第一項任務，辦公室是企業內部上傳下達的橋梁紐帶，其承擔的事務眾多，如行政事務、公關接待、資料上報等，這些工作都是需要辦公室主任安排人去做的，要提高辦公室的辦事效率，具體來說，要從以下幾個方面做起：

（一）要務實基礎管理

辦公室主任要對基礎管理工作進行務實，認真查找辦事過程中容易出現的漏洞、薄弱環節。這對薄弱關節，務實基礎管理，提高制度建設水平。要求辦公室人員做好各項制度的執行工作，進而不斷提升辦公室的辦事效率。

（二）要強化部署落實

作為基層辦公室主任，在處理辦公室工作中，要想提高效率，必須要在“精、細、深、實”上下功夫，認真分析各項事務工作的主要情況，有針對性的做好部署安排工作，鼓勵辦公室人員形成高度責任感和強烈的風險警示，在具體辦事方面要實事求是，確保各項安排部署的工作任務按時保質完成。

（三）運用科學合理的工作方法

辦公室主任要不斷學習，掌握處理各項工作的科學方法。在當前現代互聯網信息技術快速發展應用的情況下，數字化、互聯網辦公的水平越來越高。這就需要辦公室主任進行系統學習，并及時總結處理不同工作時，運用更加科學、合理的工作方法。這樣才能不斷提升辦公室的辦事效率。

二、提升辦文水平和標準

辦文即使辦理公文，對于辦公室主任來說，面對的第二項重要工作就是辦理公文。在辦理公文方面，辦公室主任要注意不斷提升辦文水平和效率，不斷提升標準化程度，要在深入研究各類公文的基礎上，掌握好日常公文處理的主要方法和技巧，要做到以下兩點：

（一）做好日常公文流轉

辦公室主任在日常工作中，需要處理大量的公文，所以必須要做好公文的流轉工作。例如，公司內部的文件、通知、通告、決定等常用文件，以及外部政府機關、企業之間的來往公文，這些公文的上下流轉，公文的起草、校對，都需要辦公室主任嚴格把關，提高公文流轉的規范非、標準化水平。公文流轉的效率和水平，是辦公室主任能力的重要體現，因此，辦公室主任一定要加強對公文流轉的重視程度，并積極組織人員，做好公文流轉每一個細小環節的工作。

（二）提高文稿起草的水平

優秀的辦公室主任一定是一把“筆桿”好手，可見起草文稿能力對辦公室主任來說，非常重要。做好這項工作，需要辦公室主任掌握扎實的理論功底和文字駕馭能力。要能夠結合不同公文的特點以及內容，為領導起到較高水平的底稿。要注意文稿的語言表達要準確清晰、言簡意賅，同時，還要注意把握政治導向，貫徹企業的文化和指導思想。

三、提高辦會的規范化水平

基層辦公室主任在日常工作中，要協助公司及項目組織開展很多會議，也就是辦會工作。簡單來說，辦會工作，也是一整套的會務工作。從會前的協調組織，會中的服務落實執行，到會后的跟蹤記錄等，都需要辦公室主任認真籌劃，科學合理的安排。辦公室主任要提高辦會的水平，應該從以下幾個方面做起：

（一）注重深刻領導會議指導思想

知道為什么開會，才能知道怎么開好會。辦公室主任會前要加強與相關領導、相關部門的溝通與聯系，深刻領會會議的指導思想，了解會議召開的起因、任務、目的和意義，選定議題、把握方向，才能保證會議的順利召開。

（二）注重從全局和大局出發

會議一般都貫穿領導者的思想和意圖，辦公室主任應從大局和全局出發，以領導為核心，做好溝通上下、聯系左右、照應內外等各方面聯系工作，真正起到辦公室的樞紐作用。注重大局，要展示出企業的整體形象和特點，注意維護領導和企業的榮譽，確保每一次會議都是一次成功的企業名片宣傳。

（三）注重會務工作的精細嚴謹

會務工作頭緒繁多，會務工作組織的好壞體現著辦公室主任的智慧和能力。辦公室主任要以萬無一失為目標，謙虛謹慎、周密細致，注意傾聽領導的要求，加強同參會各方人員的密切聯系和配合，同時保密會務秘密，遵守各項紀律，確保會議圓滿順利進行。

四、結束語

基層辦公室主任的工作任務比較繁瑣復雜，如何才能做好辦公室主任這一工作，是很多辦公室人員思考的重要問題。在本文的研究中，從辦事、辦文、辦會三個角度系統論述了做好辦公室主任的主要方法措施，希望可以對辦公室人員起到一定的參考和借鑒作用。

參考文獻：

[1]陳錦芳.做好基層單位辦公室工作的幾點思考[J].低碳世界，2016-09-15.

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