從中樞作用看辦公室人員的工作水平培養與質量把控的必要性

李曉峰

摘要：辦公室是一個單位的中樞機關，既是單位的門面和窗口，又是領導的參謀和助手。辦公室工作質量的好與壞，直接關系著單位整體的對外形象和內部運作，辦公室的中樞作用決定了其對工作人員有著較高的素質要求，現代辦公技能的普及又要求工作人員向著專業化、職業化和現代化的方向發展，正因為如此，各個單位都非常重視辦公室人員工作水平的培養，并對工作人員的質量嚴格把控，以提高整個單位的經營水平。

關鍵詞：中樞作用；辦公室工作；工作水平培養；質量把控

盡管辦公室工作的大部分內容都基本相同，細細品味下來，辦公室工作絕非一成不變，而是每時、每刻都在發展變化，辦公室工作人員的主要職責就是能夠為領導摒除雜務，使領導能夠集中精力抓好單位的主業。辦公室工作人員一定要養成遇事隨機應變，處事冷靜的能力，對于一般性的事務要能夠獨立應對，并做到妥善、正確處理。

一、辦公室的中樞作用及其對工作人員的基本要求

（一）中樞概念闡述

中樞指的是核心和關鍵，是在事物處理體系中，處于中心、主導地位的重要部分。對于任何組織來說，其運行發展過程中，都需要中樞機關對其作出具體指令，因此，中樞是組織健康運行的基礎和關鍵。辦公室是一個單位的指揮中心，對于單位的各執行部門來說，辦公室是平衡和協調的樞紐，對于上下左右來說，辦公室又是信息分享的平臺，因此，辦公室是溝通上下、聯系左右的樞紐和橋梁，既要面對上級，又要接待下級。

（二）基于中樞作用及對工作人員的基本要求

基于中樞作用，一是當好領導的參謀，作好各項事務的基礎調研，為領導決策提供詳細準確的情況；二是督查職能，負責督促檢查領導各項決策的貫徹落實情況并向通報工作進度；三是協調內部事務，保證單位的正常運轉，四是辦理領導及單位的日常事務。可以看出，辦公室起著承上啟下、協調左右、綜合服務的重要作用。

正因為其地位和作用非常重要，決定了辦公室的職能也非常多，重點包括以下五個方面，一是指導職能，辦公室參與單位各項事務的管理，對單位的工作有著一定的領導權限，在權限范圍內具有指導單位工作的職能。二是管理職能，單位的日常事務一般都由辦公室來加以管理；三是參謀和咨詢職能，是單位的參謀部、指揮所；四是服務職能，為領導提供日常服務；五是協調職能，負責協調本單位各部門的日常運作。

二、辦公室工作的工作水平培養與質量把控的必要性分析

正因為辦公室的地位重要，因此，辦公室工作人員的素質要求也十分的嚴格，特別是當今信息時代的到來，要想快速高效地作好辦公室工作，辦公室工作的工作水平培養與質量把控過程中，必須堅持以下幾點要求：

“辦文”是辦公室人員的一項基本技能。任何單位都需要以文字形式發布各類命令，通報各種情況，上報各類信息、報告、請示等，辦公室也需要向領導提交各類調研報告供領導決策參考，因此，文字表達能力是一項必備條件和基本功，工作人員不會寫作，等于無手無腦，是不稱職的；而寫作能力不僅僅是文字表達能力，還從另一側面反映了一個人的邏輯思維能力、語言表達能力和觀察分析能力，因此，合格的工作人員不但要有深厚的文字功底，更要有良好的綜合分析和歸納總結能力，這絕不是一朝一夕可以實現的。從這個層面上講，工作人員的培養、選拔及質量把控顯得尤其重要，不具備基本素質的工作，即使再努力培養，也最終難以達到效果。所以，在工作的選拔階段就要做好質量把控，做到寧缺勿濫，從而保證單位工作隊伍的高質量。

上傳下達也是辦公室工作人員的主要職能之一，沒有良好的語言溝通能力，辭不達意，是非常影響工作效率和工作開展的，甚至還會誤事，造成一定的損失或者影響，秘書的口才直接影響著其參謀助手作用的發揮，所以，辦公室人員在工作過程中，尤其在說話時要善于總結要點，使人在第一時間內就能夠了解到其所要表達的信息并做出正確的判斷，這樣才能推動工作的快速開展。現代社會的工作人員需要參加大量的社會活動，組織或參加各類會議，參與單位各項事務的協調安排，這就更加需要辦公室人員具有一定的社交公關能力和組織協調能力，才能處理好各種復雜的人際關系，才能更好地當好領導的參謀。

從許多側面可以看到先進的辦公工具對現代人的影響是十分巨大的，工作人員地處單位的中樞機關，常常要一個人當成幾個人來用，而當前各單位都在“精兵簡政”，辦公室首腦機關的人員配置更是非常緊張，不可能象過去那樣打字員、駕駛員、翻譯員配備一大堆人員，隨著人民素質的提高，要設置一崗多能，，這些技能既是現代社會對工作人員的基本要求，也是現代社會生活節奏加快的真實寫照，從這一點上看，工作人員素質的培養與提高確實是迫在眉睫，辦公室人員只有做到一職多責，才能符合現代社會的發展要求。

三、結語

辦公室工作人員素質關系到辦公室的工作質量，關系到能否將單位的各項工作落到實處，造就一支政治強、作風實、業務精、素質高的秘書隊伍是時代發展的客觀要求，也是對秘書從業人員提出的一項新課題，各單位的辦公室工作者都要不斷積累探索辦公室工作的先進經驗，培養出更多符合單位、社會要求的工作人員，更多地充實到工作隊伍當中。通過充分發揮辦公室的中樞作用，必然能夠發揮辦公室價值，推動組織順利運行。

參考文獻：

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