淺談加強企業合同管理 防控化解法律風險

胡櫻

摘 要：合同管理是企業管理的重要組成部分，本文闡述了合同管理中存在的主要問題，合同管理應遵循的基本原則和采取的有效控制措施，明確了加強對合同系統性、全過程、全崗位和動態性的管理，有利于企業防控化解法律風險，實現自身的合同利益。

關鍵詞：合同管理 風險防控

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）03（b）-159-02

《中華人民共和國民法通則》第85條規定：“合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。”《中華人民共和國合同法》第2條規定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。”企業合同管理是企業管理的重要組成部分，是企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。

1 合同管理存在的主要問題

（1）合同管理意識不強，管理制度不完善。（2）合同管理體系不健全，人員分工不明確，流程操作不清晰。（3）合同簽訂前期考察調研工作不充分。（4）合同條款審核把關不嚴。第一，合同主體不適合。沒有嚴格按照合同授權管理制度實施，企業法人的分支機構、內部職能科室、業務代表直接對外簽訂合同或超越法人授權范圍簽訂合同。第二，合同標的不明確。合同標的不具有唯一性、準確性，未詳細約定名稱、規格、型號、產地、等級、花色等內容；數量未采用國家標準的計量單位；質量有國家標準、行業標準或通常標準，含糊表述，容易造成爭議。第三，履行地點、交貨地點、簽訂地點約定不明確，不利于保障己方利益。第四，價款或報酬結算期限、方式模棱兩可，造成對方拖延付款。第五，雙方承擔違約責任不平等或違約金、賠償金計算方法缺失，不利于爭議解決處理。第六，爭端解決方式中訴訟或仲裁約定不明確。（5）重合同簽訂，輕后續履行，過程追蹤監督不到位。（6）對合同評查和合同審計中發現的問題整改落實不力，屢查屢犯。

2 合同管理應遵循的基本原則

（1）合法合理原則。合同簽訂程序和合同主要條款必須符合法律規定，約定的權利義務應當公平合理，避免簽訂無效合同或效力待定合同。

（2）誠實信用原則。締約的意思表示真實一致，并善意地行使合同權利，信守承諾地履行合同義務，提高合同履約率。

（3）有利于己方原則。合同條款的約定、合同的履行以及合同糾紛的解決，在合法合理的前提下，應盡可能有利于己方，保障本企業的合法權益。

（4）統一管理原則。合同實行統一歸口管理，職能部門、責任人專項承辦負責制，逐級審核審批。

（5）全過程管理原則。既重視簽約，又重視履行，必須對合同的全過程進行有效管理，如有一個階段缺失，有一個環節發生問題，企業就無法實現合同目的，甚至可能遭受合同損失。

3 合同法律風險控制措施

3.1 建立健全合同管理制度

合同管理制度作為企業內部的一項管理制度，其規范的對象不僅包括合同文本，還應包括以合同形式表現出來的全部交易過程，是企業合同管理的綱領性文件。具體包括：合同的法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，資信調查，審核審批程序，合同履行與糾紛處理，合同檔案管理，合同評查，合同管理人員教育培訓等制度。企業通過建立合同管理的一系列制度，做到有章可循、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、糾紛處理等處于有效的控制狀態。屬于企業重大合同的，需經專家論證，法務部門協同法律顧問對合同開展合法合規性審查，領導班子集體討論并形成一致意見后簽訂，從而建立科學的決策機制。

3.2 明確合同管理體系

應采取企業法務部門統一管理，財務、審計部門各司其職，其他承辦部門歸口管理的模式。即企業法務部門是合同管理的業務部門，可設置專職合同管理員，負責編制企業合同管理制度；履行合同管理、指導和監督職責；負責合同格式文本的制訂、修改；管理法定代表人的授權委托；參加企業重大經濟合同的談判并起草合同文本；合同的合法合規性審查以及協助實施合同糾紛的調查、處理等工作；財務和審計部門應各自在職責范圍內做好合同的財務審查和審計審查工作；合同承辦部門負責合同的起草、送審、簽訂、履行、后續管理、糾紛處理及歸檔等工作，可設置專職或兼職合同管理員。

3.3 制定合同格式文本

法務部門應會同合同業務部門及法律顧問共同制定標準的格式文本，充分考慮己方利益，認真甄選有利的措詞，并且規定在相關交易活動中使用本企業擬定的格式文本，目的就是規范企業的對外行為，使不同部門、不同人員在不同時間進行的業務行為統歸在企業的有效管控之中，更好地保護企業合法權益。

3.4 抓好合同管理過程控制

3.4.1 事前預防

（1）資格能力調查

《合同法》第9條第1款規定“：當事人訂立合同，應當具有相應的民事權利能力和民事行為能力。”營業執照即是合同對方的身份證明，又是合同對方依法享有訂立、履行合同權利的資格證書，應審驗合同對方營業執照是否有效；交易內容是否在營業執照注明的經營范圍之內；營業執照載明的注冊資本額是否與交易規模相稱；合同期間是否處于營業執照記載的有效經營期限內等。要查看稅務登記證上記載的企業名稱、地址與營業執照、合同上載明的是否一致，同時還要查看稅務登記證上記載的企業稅號，與發票上記載的稅號是否一致。要調查締約方的商業信譽，可以通過查閱財務資料、實地考察和訪談相關經營管理人員等方法，核實各種信息的客觀性和準確性。同時關注對方的發展歷史，行業協會、消費者和與其合作的其他企業評價。另外特別要注意對于一些具體業務或產品，國家特別規定必須持有特許行業或特種商品的經營許可證、施工資格等級證。比如通信產品的進網許可證、特種機電設備生產許可證、房地產開發、銷售許可證等，應確認對方是否持有有效資質證明，與合同上載明的情況是否一致。

（2）履約能力調查

《合同法》第9條規定：“當事人訂立合同，應當具有相應的民事權利和民事行為能力。”了解對方企業以往履行合同情況；設備、設施的規模能否滿足合同的需要；技術能否滿足合同的需要；資金和融資能力如何；財產狀況和經營規模以及企業管理水平。

（3）合同形式的管理

《合同法》第10條第2款規定：“法律、行政法規規定采用書面形式，應當采用書面形式。當事人約定采用書面形式的，應當采用書面形式。”企業應當根據交易特點和防范合同風險的需要通過制度規定哪些合同應當以書面形式訂立。采用數據電文形式通過要約和承諾方式訂立的合同由于證據不易固定，企業應當慎用。除商業企業零售業務外，企業也應當嚴格控制使用口頭合同。

（4）合同文本審核

法務部門應重點審核：合同簽訂依據是否充足；合同簽訂的形式是否符合法律法規規定；合同名稱是否規范；合同主體是否合法有效；合同內容和條款是否齊全、準確，是否有利于合同執行和維護雙方合法權益；合同標的的數量、質量、價款或報酬、履行的時間、地點和方式是否明確；合同雙方權利與義務是否合理、平等；違約責任、解決爭議的方法是否妥當等。不同種類的合同法務部門審核重點有所不同，比如租賃合同，押金的繳納是一個重點要求；服務合同，服務承諾的內容就是重點；買賣合同，質量保修期限、保修范圍就是審核重點；工程施工合同特別關注與工程質量、造價和安全有關的條款。財務部門應重點審核：采購類合同所約定的項目是否列入本企業年度財務預算；資產處置類合同所約定的項目是否按程序進行審批，是否按有關規定委托第三方進行評估、咨詢；合同費用或價款的支付方式是否合理；結算票據的類型、出具時間是否合法合規。審計部門應重點審核：合同約定采購項目的必要性，是否是企業所需求的，是否符合年度采購計劃要求；依法定或行業有關規定應進行招標的項目是否存在規避招標或違規選取采購方式的情形；合同真實性審查等。

（5）合同授權管理

企業對外簽訂合同，應由其法定代表人或授權代理人執行。一方面要對對方合同簽定者身份進行確認，如發現不是法定代表人的，要求提供有效的授權委托書并入檔管理。另一方面也應做好本企業合同簽訂的授權管理。授權委托可分為常年授權與專項授權。常年授權委托期限一般是一年，委托特定人員從事指定范圍內的合同簽訂，超出指定授權范圍的事務應由法定代表人專項授權。授權委托書應載明：第一，授權人的名稱、地址、法定代表人或負責人姓名、聯系方式；第二，被代理人的姓名、身份證號碼、地址；第三，代理事項；第四，代理人的權限；第五，代理起止時間；第六，是否允許轉委托；第七，授權企業法定代表人簽署或加蓋公章；第八，授權書簽發時間。

3.4.2 事中控制

事中的過程管控非常重要，需要合同承辦部門、財務部門、審計部門、法務部門等多個部門精誠合作，形成管控閉環。合同履行過程中一旦出現合同變更情形的，雙方應就擬變更的內容進行充分協商一致，簽訂變更協議。但應注意有的事項不得以變更形式進行調整，比如：合同主要權利義務的主體變更；免除對方重要義務、責任或排除我方主要權利；增加、減少、變更有關條款使我方極為不利的等。雙方不能就變更內容達成一致書面意見的，應繼續按原合同履行，防止出現違約情形。當合同履行過程中出現異常或糾紛，可能導致合同無法繼續全面履行時，合同承辦部門應及時將有關情況反饋至法務部門，法務部門應快速核實相關情況，必要時請法律顧問、專家一起進行分析處理，提出法律處理的意見建議。另外，財務部門應準確把握合同的履約進度和合同的付款進度。一般合同履約進度和付款進度同步，但建筑工程類合同一般規定預付10%工程款項，完成階段性進度驗收支付50%，總體驗收后支付20%，決算支付15%，質保金保留5%。對于生命周期比較長的合同，一般驗收會分好幾步，每步驗收的標準和付款比例均應在合同條款內詳細明確規定，業務承辦部門需要到現場跟蹤確定工作量和實物量，根據合同確認項目驗收進度出具驗收報告書，財務部門按照合同條款和驗收報告書安排付款。

3.4.3 事后處理

事后處理是指合同的一方當事人出現違約行為后的應對措施，應在符合法律法規的前提下，從維護企業合法權益的角度出發，視情形區別對待，及時采取協商、仲裁或訴訟等方式，要求對方繼續履行合同或承擔違約責任以及解除合同、賠償損失等。

3.5 加強后續監督檢查

企業法務部門可制訂合同評查標準，定期組織開展合同評查，并將評查結果以通報形式下發，督促相關責任部門、責任人落實整改，并舉一反三，杜絕類似問題再次發生。隨著企業外部法律環境、企業戰略策略、業務范圍的不斷變化，企業合同法律風險的種類、性質、影響范圍和表現形式也會發生變化，法務部門應將以往實踐中已經發生的或有可能導致的合同法律風險進行歸納整理，識別風險點，編制風險清單，開展風險評估，針對性提出風險預警和防控措施，并定時開展風險會診及更新完善。

總之，企業為了實現自身的合同利益，不僅要尊重合同、自覺踐行契約精神，而且還要抓好合同法律風險防控，開展系統性、全過程、全崗位的動態管理。

參考文獻

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