就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理與數(shù)字化創(chuàng)新

黃波

摘 要： 高校檔案是一種綜合性很強(qiáng)的文獻(xiàn)資源，它能有效反映學(xué)校的教學(xué)水平與管理實(shí)效，能客觀體現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r和進(jìn)程，為學(xué)校創(chuàng)新管理體制、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)。因此，高校學(xué)生檔案是推動(dòng)學(xué)校不斷發(fā)展的寶貴財(cái)富。從就業(yè)角度縱觀高校檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出管理創(chuàng)新策略，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提出了若干建議。

關(guān)鍵詞： 高校檔案管理； 數(shù)字化建設(shè)； 創(chuàng)新

中圖分類(lèi)號(hào)： G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A 文章編號(hào)： 1671-2153（2017）06-0058-04

檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，它對(duì)學(xué)生的個(gè)人發(fā)展和學(xué)校的整體教學(xué)水平進(jìn)行了詳細(xì)記錄。通過(guò)調(diào)閱或查閱檔案信息，既可以了解學(xué)生個(gè)人過(guò)往成績(jī)，又可以對(duì)教學(xué)效果進(jìn)行回顧性分析，為調(diào)整教學(xué)模式、創(chuàng)新管理體系提供豐富的經(jīng)驗(yàn)依據(jù)。可見(jiàn)，檔案管理在學(xué)校管理工作中的地位無(wú)可替代，尤其是在信息大爆炸的當(dāng)今社會(huì)，高校做好檔案管理工作是自身發(fā)展的必由之路。高校要?jiǎng)?chuàng)新管理體制，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，以強(qiáng)大的現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，切實(shí)使數(shù)字化技術(shù)服務(wù)于檔案管理工作，以提高管理實(shí)效。下文，筆者就目前高校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行綜合性分析，并從就業(yè)角度看問(wèn)題，探討性提出檔案管理的創(chuàng)新策略，為數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的有效滲透進(jìn)行新思考。

一、高校畢業(yè)生的就業(yè)情況與學(xué)生檔案管理的關(guān)系

高校學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生在大學(xué)四年中的學(xué)習(xí)成績(jī)、生活情況及社會(huì)實(shí)踐等一系列成長(zhǎng)經(jīng)歷進(jìn)行了詳細(xì)、真實(shí)、全面的記錄，是學(xué)生學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)的重要見(jiàn)證。因此，學(xué)生檔案可在一定程度上對(duì)高校畢業(yè)生的就業(yè)情況作出準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)和評(píng)估，兩者關(guān)系密切。具體表現(xiàn)為：一是憑證關(guān)系。學(xué)生檔案集中反映了高校畢業(yè)生大學(xué)期間的學(xué)習(xí)和生活情況，可信度高，參考價(jià)值大，也是學(xué)生與就業(yè)崗位之間的通行證。二是學(xué)生檔案在一定程度上體現(xiàn)了學(xué)生各方面的能力，為用人單位在考核學(xué)生、了解學(xué)生時(shí)提供可靠的參考依據(jù)。學(xué)生檔案集中反映了學(xué)生的成長(zhǎng)歷程和各階段發(fā)展情況，涵蓋了他們對(duì)知識(shí)理論、實(shí)踐技能的掌握情況以及思想、心理的變化特點(diǎn)。尤其是學(xué)生在校期間表現(xiàn)突出時(shí)，學(xué)生檔案會(huì)對(duì)他們的亮點(diǎn)和特長(zhǎng)進(jìn)行記錄，這就使得用人單位進(jìn)行人才選擇時(shí)有準(zhǔn)確的資料。一般情況下，因面試時(shí)間較短，用人單位只能根據(jù)第一印象對(duì)學(xué)生進(jìn)行評(píng)價(jià)，但這種評(píng)價(jià)往往是不準(zhǔn)確，難以客觀、真實(shí)地反映學(xué)生整體的水平和能力。因此，通過(guò)查看畢業(yè)生檔案信息，用人單位便能對(duì)學(xué)生的綜合情況有一個(gè)較為準(zhǔn)確、全面的認(rèn)識(shí)。因此，提供學(xué)生檔案的方式，不僅可以增加畢業(yè)生就業(yè)優(yōu)勢(shì)，還可以確保用人單位準(zhǔn)確招到需要的人才。

二、學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）學(xué)生檔案缺乏就業(yè)服務(wù)意識(shí)

目前的高校學(xué)生檔案管理存在較多問(wèn)題，學(xué)生的情況難以得到較為全面、完善的記錄。首先，檔案管理主體自身的檔案管理理念不成熟。檔案管理主體指的是檔案管理人員、高校領(lǐng)導(dǎo)等。盡管他們大多開(kāi)始重視學(xué)生檔案管理，但在具體的實(shí)施過(guò)程中，并沒(méi)有從整體上規(guī)劃學(xué)生檔案管理工作，也沒(méi)有制定檔案管理制度或管理規(guī)章，學(xué)生檔案應(yīng)有的服務(wù)功能沒(méi)有充分地發(fā)揮出來(lái)。其次，高校學(xué)生不重視檔案資料收錄，輕視檔案管理工作。檔案相關(guān)管理部門(mén)或管理人員對(duì)檔案資料收錄與檔案管理重要性的宣傳力度不足，致使學(xué)生未能正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。相關(guān)調(diào)查表明，大概一半以上的大學(xué)生對(duì)檔案資料與管理的重要性不了解，缺乏應(yīng)有的檔案意識(shí)，因而未能有效規(guī)范自身行為，不利于未來(lái)的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)。

（二）高校學(xué)生檔案未充分發(fā)揮服務(wù)就業(yè)的功能

目前，高校學(xué)生檔案未能將自身服務(wù)功能充分地發(fā)揮出來(lái)，主要原因有以下三方面：一是檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)低，檔案管理水平整體不高。一些高校檔案管理人員對(duì)工作缺乏責(zé)任心，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高，對(duì)學(xué)生檔案管理工作不熟悉，隨意進(jìn)行學(xué)生檔案處理。例如，隨意傳遞學(xué)生檔案，不按規(guī)定程序進(jìn)行，致使出現(xiàn)漏發(fā)誤發(fā)檔案、丟失檔案等情況。二是學(xué)生檔案內(nèi)容本身不夠完善，存在缺漏現(xiàn)象。我國(guó)高校檔案習(xí)慣重在收錄學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及思想政治情況，但對(duì)學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐能力、管理能力、創(chuàng)新能力等方面的記錄相當(dāng)缺乏，致使檔案資料不完備。三是陳舊、落后的檔案管理方式，檔案指導(dǎo)學(xué)生就業(yè)的功能難以發(fā)揮。很多高校檔案為紙質(zhì)材料，電子檔案少之又少，且檔案管理主要為手工操作，工作量大，耗時(shí)多。

（三）檔案管理的數(shù)字化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化

高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)不統(tǒng)一、不標(biāo)準(zhǔn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是學(xué)校管理體制存在缺陷，學(xué)校各部門(mén)各自為政，不同部門(mén)對(duì)資料與文檔的管理要求不同，形式不一，加上學(xué)校對(duì)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化要求不高，直接導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)難以達(dá)到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。二是高校隸屬的主管單位不同，部分高校隸屬國(guó)家教育部，但更多的是隸屬省教育廳、市教育局等，這就不可避免地造成不同高校檔案管理之間的“地域色彩”。三是檔案管理的系統(tǒng)組成成分不同。系統(tǒng)組成成分包括兩部分：硬件設(shè)備、軟件配置。一般情況下，高校都各自采購(gòu)硬件設(shè)備，這就催生了高校硬件設(shè)備之間的差異性，進(jìn)而形成系統(tǒng)功能之間的差異性，并最終導(dǎo)致了系統(tǒng)軟件之間的差異性。這些問(wèn)題的產(chǎn)生很大程度上取決于學(xué)校經(jīng)費(fèi)投入的不合理，學(xué)校前期組織計(jì)劃的不科學(xué)，致使管理實(shí)效難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（四）系統(tǒng)安全隱患與經(jīng)費(fèi)投入不足

目前的高校檔案管理系統(tǒng)基本為外包設(shè)計(jì)，一般情況下，系統(tǒng)除了接入校園網(wǎng)，還接入其他的網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)雜亂眾多必然使得學(xué)校系統(tǒng)受病毒侵害的風(fēng)險(xiǎn)增加，加之有的工作人員缺乏信息安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，對(duì)日常工作中可能引入的病毒沒(méi)有足夠的敏感性，致使病毒入侵時(shí)束手無(wú)策，嚴(yán)重?fù)p害學(xué)校檔案系統(tǒng)的安全。此外，很多高校的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)各自為政，沒(méi)有從整體管理上進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模不大，數(shù)據(jù)維護(hù)能力和病毒抵御能力低。檔案信息與學(xué)校日常事務(wù)、學(xué)校機(jī)密聯(lián)系密切，一旦泄露，后果不堪設(shè)想。最后，學(xué)校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在投入經(jīng)費(fèi)少的問(wèn)題。除了國(guó)內(nèi)名校和重點(diǎn)學(xué)校，很多高校在建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入上存在一定的困難，且得不到大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（五）學(xué)生檔案利用率低

大多數(shù)的高校畢業(yè)生檔案隨學(xué)生而轉(zhuǎn)移，大學(xué)畢業(yè)生需要找工作時(shí)，不能向用人單位提供個(gè)人檔案，而用人單位要查看學(xué)生檔案只能通過(guò)在校招聘。用人單位與畢業(yè)生簽訂相關(guān)合同、協(xié)議書(shū)后，才可獲得學(xué)生個(gè)人檔案。因?qū)W生檔案獲得的延遲，使得用人單位未能第一時(shí)間掌握畢業(yè)生的綜合情況。大多數(shù)畢業(yè)生被單位錄用后，沒(méi)有要求提供學(xué)生檔案，致使畢業(yè)生與檔案分離。此外，因?yàn)楫厴I(yè)生檔案的滯后，部分畢業(yè)生迫于找到工作，只能憑空捏造個(gè)人簡(jiǎn)歷，弄虛作假，破壞就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的公平性和合理性。同時(shí)，檔案管理人員的流動(dòng)性較大，這就直接影響了檔案管理的完整性、可靠性和有效性。在就業(yè)過(guò)程中，多數(shù)學(xué)生將心思花在個(gè)人簡(jiǎn)歷、自薦材料的制作上，用人單位便根據(jù)試用期制度去支付工資，這就使得高校畢業(yè)生正常的就業(yè)受到很大的影響。

三、高校學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

（一）提高檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新管理機(jī)制

當(dāng)今社會(huì)信息化的發(fā)展對(duì)高校加強(qiáng)學(xué)生檔案管理提出了迫切的要求，也為高校檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理升級(jí)轉(zhuǎn)型提供了重要的推動(dòng)力。此外，各高校應(yīng)該制定專(zhuān)門(mén)的檔案管理制度，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案作用宣傳，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的就業(yè)指導(dǎo)。在日常的管理過(guò)程中，管理工作要嚴(yán)格遵循規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理工作人員服務(wù)意識(shí)及專(zhuān)業(yè)水平的快速提升，以保證檔案信息的可靠性、準(zhǔn)確性和完整性，切實(shí)為畢業(yè)生就業(yè)提供有效的服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式，提升服務(wù)水平

在管理檔案時(shí)，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平與工作技能和檔案管理質(zhì)量息息相關(guān)，因此，要保證檔案管理質(zhì)量，提高管理實(shí)效，關(guān)鍵是要保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)。管理領(lǐng)導(dǎo)層必須加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員，為工作人員學(xué)習(xí)和積累管理經(jīng)驗(yàn)提供更多的平臺(tái)。此外，加大專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才招聘，尤其是要大力引進(jìn)精通信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的人才，這樣才能提高管理隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力，提高服務(wù)水平，使得檔案資料充分發(fā)揮自身對(duì)學(xué)生就業(yè)過(guò)程的應(yīng)有的指導(dǎo)作用。再者，積極創(chuàng)新檔案管理模式，加強(qiáng)不同分院、不同部門(mén)之間的溝通聯(lián)系，保證學(xué)生檔案準(zhǔn)確、可靠及完整。只有這樣，才能在學(xué)生的就業(yè)指導(dǎo)中有效滲進(jìn)檔案管理的指導(dǎo)作用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展。

（三）構(gòu)建和完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)推廣新型管理軟件

要促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)，首先應(yīng)該保證檔案電子化問(wèn)題的有效解決，構(gòu)建一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，分文件目錄收集好以往的資料信息。也即是說(shuō)，高校應(yīng)以第一批文件資料為起點(diǎn)，在系統(tǒng)中錄入所有資料，并且分類(lèi)整理這些檔案。建議同時(shí)另打一份資料保存，這就使一些破爛不堪的檔案得到完整保全，便于后期的校對(duì)。由于一些資料已經(jīng)無(wú)法翻閱，需要通過(guò)拍照或者掃描等方式，并盡量將原件留下。其次，大力開(kāi)發(fā)先進(jìn)的檔案管理軟件，并推廣應(yīng)用成熟的管理軟件。在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，既要大膽創(chuàng)新，又要認(rèn)真總結(jié)傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，在謀求發(fā)展的同時(shí)，要兼顧資源未來(lái)的開(kāi)發(fā)與利用。成功開(kāi)發(fā)本校軟件后，重點(diǎn)便是推廣該軟件，由于大多數(shù)的高校檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的管理部門(mén)，致使管理軟件在推廣上存在一定的局限性。因此，應(yīng)該統(tǒng)一學(xué)校管理部門(mén)，這樣才能培訓(xùn)與推廣軟件。

（四）建設(shè)和完善高校檔案管理系統(tǒng)

選取客戶機(jī)/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)模式，該種結(jié)構(gòu)模式利用網(wǎng)絡(luò)有效連接了分開(kāi)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，根據(jù)功能，系統(tǒng)將這些計(jì)算機(jī)分為服務(wù)器和客戶機(jī)兩種類(lèi)別。較傳統(tǒng)的文件共享型處理方式，該種結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的處理方式不同在于其將一種應(yīng)用劃分為若干個(gè)獨(dú)立的小部分，如數(shù)據(jù)庫(kù)、商業(yè)邏緝和用戶界面等，并向多臺(tái)機(jī)器傳送這些小版塊（包括一個(gè)甚至多個(gè)服務(wù)器、工作站），進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。在工作站處，用戶通常只能看見(jiàn)用戶界面，如若工作站需要對(duì)某些數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用時(shí)，需要向后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器傳送請(qǐng)求，并刺激服務(wù)器做出響應(yīng)，把處理結(jié)果傳輸給工作站。這樣數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器客戶實(shí)際上就成了工作站。客戶機(jī)/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)模式本質(zhì)上屬于一種組織方式和軟件運(yùn)行，它不是單純地指代服務(wù)器、工作站這些硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它的存在只是需要依賴這些網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用，但它并沒(méi)有嚴(yán)格地要求網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)與具體網(wǎng)絡(luò)硬件等構(gòu)建或標(biāo)準(zhǔn)。以強(qiáng)大的Windows NT、Netware，構(gòu)建起實(shí)用型客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)體系可成為現(xiàn)實(shí)。

（五）強(qiáng)化高校檔案管理安全化策略

檔案信息作為社會(huì)資源的組成部分，其中可能涉及個(gè)人隱私或一些國(guó)家機(jī)密，一旦被心懷不軌的人利用，信息一旦被泄露，檔案保存價(jià)值便不復(fù)存在，這是對(duì)社會(huì)資源極大的一種損害和浪費(fèi)。因此，必須確保有關(guān)人員信息安全素養(yǎng)較高。信息安全素養(yǎng)指的是人們以強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為依托，對(duì)信息資料和電子文件進(jìn)行管理的安全意識(shí)與能力。相對(duì)于大多數(shù)的檔案資料來(lái)說(shuō)，要保證信息的安全必須加強(qiáng)檔案管理與監(jiān)控，強(qiáng)化與創(chuàng)新高校檔案管理安全策略，注重培養(yǎng)管理人員信息安全意識(shí)與素養(yǎng)，這在某種程度上決定著高校檔案管理發(fā)展與研究領(lǐng)域的轉(zhuǎn)變方向。近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展推進(jìn)，各行各業(yè)相繼推進(jìn)了新檔案，而這些檔案的不同決定了管理要求之間必然存在差距，這就促使管理人員相應(yīng)地提高管理水平，清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理的使命感，努力轉(zhuǎn)變職能，深化檔案管理的服務(wù)意識(shí)，以更新的理念去進(jìn)行管理，貫徹落實(shí)檔案管理安全措施，切實(shí)保證信息的安全，將檔案資料應(yīng)有的作用真正充分發(fā)揮出來(lái)。其次，國(guó)家應(yīng)該強(qiáng)化法律保障，消除網(wǎng)絡(luò)的安全隱患，嚴(yán)厲打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪。國(guó)家立法部門(mén)應(yīng)該有效參與到社會(huì)調(diào)查中去，并針對(duì)現(xiàn)存的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，制定相應(yīng)的管理法規(guī)，增強(qiáng)嚴(yán)打網(wǎng)絡(luò)犯罪的法律法規(guī)，對(duì)蓄意盜取檔案信息或攻擊檔案管理系統(tǒng)的犯罪分子，應(yīng)該嚴(yán)格追究刑事責(zé)任。高校檔案管理人員也應(yīng)該注意提高自身信息安全意識(shí)，加強(qiáng)高性能軟、硬件防火墻的保護(hù)，嚴(yán)格遵照檔案管理?xiàng)l例開(kāi)展管理工作，根據(jù)指導(dǎo)正確進(jìn)行數(shù)字化檔案管理平臺(tái)操作，最大程度降低網(wǎng)絡(luò)的安全隱患。

（六）完善檔案管理配套設(shè)施，提高管理水平

要不斷提升檔案管理水平，關(guān)鍵是要完善且采用先進(jìn)配套設(shè)施，進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化操作和運(yùn)行。有效運(yùn)用成熟的管理方法和先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型和發(fā)展。如通過(guò)現(xiàn)代辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)和掃描儀等的利用，將這些多媒體技術(shù)、縮微技術(shù)和現(xiàn)代科技等廣泛應(yīng)用與服務(wù)于檔案管理工作中去。此外，通過(guò)大數(shù)據(jù)，可以對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為學(xué)生提供豐富、有效、重要的就業(yè)參考資料。在實(shí)際的管理過(guò)程中，高校只有不斷提升學(xué)生檔案的管理水平，才能使得用人單位對(duì)學(xué)生資料的查閱需求得到最大的滿足，有效利用學(xué)生檔案，提升學(xué)生就業(yè)率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理工作作為高校管理的重要環(huán)節(jié)，要切實(shí)提高管理實(shí)效，關(guān)鍵是及時(shí)創(chuàng)新檔案管理模式，以新興、強(qiáng)大的數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)作支撐，建立和完善數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，這是檔案管理工作謀求可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。然而，由于我國(guó)的高校檔案管理工作發(fā)展時(shí)間短，因而仍存在較多的問(wèn)題，這些問(wèn)題也在一定程度上阻礙了檔案管理的工作進(jìn)程和水平。但我們相信，只有我們證實(shí)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，明確存在問(wèn)題，并大膽打破常規(guī)，積極開(kāi)拓創(chuàng)新，有針對(duì)性地提出一套以強(qiáng)大的信息技術(shù)為依托的、科學(xué)、強(qiáng)大的數(shù)字化管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新，遇到的難題便會(huì)逢刃而解。

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