淺析高校文書檔案規(guī)范化管理舉措

摘要：檔案管理在高校管理工作中有著舉足輕重的作用，尤其是文書檔案管理工作。文書檔案不僅詳盡而真實(shí)地記錄了高校的發(fā)展過程，還記錄了發(fā)展結(jié)果。本文淺析了在當(dāng)今社會(huì)高速發(fā)展的新形勢下，從文書檔案管理工作的重要性出發(fā)，對管理中存在的問題進(jìn)行分析，提出高校文書檔案規(guī)范化管理的重要舉措。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；規(guī)范化；舉措

文書檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理、藝術(shù)實(shí)踐、儀器設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)等過程中形成的文字材料。其如實(shí)記錄了高校各個(gè)時(shí)期發(fā)展的全貌，真實(shí)、具體的反映了高校教學(xué)、科研及各個(gè)方面工作成果，具有查證、利用的價(jià)值和作用。在新形勢下，如何規(guī)范化管理文書檔案是擺在文化檔案管理工作人員面前的重要課題。

一、文書檔案的重要性

文書檔案管理是高校管理中的重要組成部分，隨著高校不斷發(fā)展，文書檔案管理工作也變得越來越重要。首先，文書檔案是高校發(fā)展的重要信息資源，和憑證，它不同于一般文獻(xiàn)具有主觀性，文書檔案是在高校發(fā)展建設(shè)的過程中自然形成的，具有客觀性和真實(shí)性。其次，文書檔案是高校發(fā)展的文字記載，如實(shí)記錄著高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的發(fā)展歷史，記錄了當(dāng)事人的親筆手稿、印信等，而且還囊括了當(dāng)事人相關(guān)活動(dòng)的聲音和視頻等等，具有有效的憑證作用。通過文書檔案的記錄，可以更好地指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)，可以為高校的發(fā)展提供強(qiáng)有力的科學(xué)歷史依據(jù)。

二、高校文書檔案管理存在的問題

（1）認(rèn)知受限且重視不足。長久以來受傳統(tǒng)觀念和固有管理模式的限制，高校文書檔案管理工作存在各種認(rèn)知的誤區(qū)。首先，大多數(shù)人認(rèn)為文書檔案管理即是將產(chǎn)生的文件材料收集、歸整、入庫保管，做到不遺失、不泄密即可。其次，一些高校管理者在實(shí)際工作中對文書檔案管理工作不夠重視，沒有建立相應(yīng)的規(guī)章制度和激勵(lì)機(jī)制，不利于文書檔案的規(guī)范管理。最后，缺乏專業(yè)的文書檔案管理人員，多數(shù)文書管理人員均為改行做檔案工作的，其業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，文檔檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，嚴(yán)重影響文書檔案管理的質(zhì)量。

（2）移交不全且利用不足。高校文書檔案管理應(yīng)是行政管理與服務(wù)職能并重，而在實(shí)際工作中，誤化了檔案的行政管理職能。同時(shí)，高校各相關(guān)部門對文書檔案的形成不能及時(shí)有效地積累和預(yù)立卷，移交時(shí)存在拖沓、移交不全等情況，致使文書檔案信息資源不足，利用不足。

三、文書檔案規(guī)范化管理具體舉措

（1）明晰責(zé)權(quán)劃分，完善歸檔制度。文書檔案工作人員要認(rèn)真貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，按照“集中統(tǒng)一”的原則進(jìn)行文書檔案管理。實(shí)行由檔案主管部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、統(tǒng)一制度，各相關(guān)部門以主管部門為核心，各職能或承辦部門、為基礎(chǔ)的文書檔案工作體系。并定期組織文書檔案工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)檔案意識(shí)和自覺遵守文書檔案工作制度的自覺性。

（2）規(guī)范文書檔案管理和利用。在文書檔案的統(tǒng)計(jì)和利用過程中，需建立文書檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)冊、對文書檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，文書檔案的查、借閱嚴(yán)格執(zhí)行《檔案查、借閱制度》。

（3）做好文檔一體化 文件是檔案的前身，檔案是文件的最終歸宿。長久以來，高校內(nèi)的文書處理和檔案管理隸屬于不同的部門，就造成了文書管理與檔案管理的脫節(jié)，直接影響到了文書檔案的形成和利用功能。基于此，隨著高校的不斷發(fā)展，文檔一體化成為一種新型的管理模式。此種模式就將以往文件處理和檔案管理相分離的狀態(tài)，歸整為一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理，有效將公文處理和文書檔案納入文書檔案形成的整個(gè)過程，從而讓文書檔案得到科學(xué)分類和歸檔。因此，文書檔案工作人員要主動(dòng)了解文書處理部門的工作流程，確保文書檔案管理工作順利開展，有利于為文書檔案管理提供有力的資源保證，促進(jìn)文書歸檔資料的合理性和完整性。

（4）提高文書檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì) 文書檔案管理工作是一項(xiàng)繁雜、系統(tǒng)的工作，對文書檔案管理人員來說此項(xiàng)工作龐大且專業(yè)性較強(qiáng)，因此具有較高從業(yè)素質(zhì)的工作人員是做好文書檔案管理工作的重用基礎(chǔ)和保障。文書檔案管理人員不僅要具備文書、檔案管理等方面的知識(shí)，又需要有扎實(shí)的實(shí)際操作能力。文書檔案工作人員首先要加強(qiáng)自身思想建設(shè)，學(xué)習(xí)和掌握國家的政策法規(guī)，提高自身的思想認(rèn)識(shí)和覺悟；其次要提升工作積極性，文書檔案工作人員要有較強(qiáng)的工作責(zé)任感，自覺做好每次文書檔案的歸檔和分類；最后提高專業(yè)技能，新時(shí)期高校所接收到的文件數(shù)量繁多，種類各異，對文書檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能方面有較高的要求，這就要求工作人員多參加檔案職業(yè)素養(yǎng)的教育和培訓(xùn)，促進(jìn)自身專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平不斷提升，為提高文書檔案管理工作的效率打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總之，文書檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，為高校的發(fā)展建設(shè)起著推動(dòng)作用。文書檔案工作既是一項(xiàng)管理服務(wù)工作，又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作。新形勢下，著力抓好文書檔案規(guī)范化管理將為高校的各項(xiàng)發(fā)展添磚加瓦。

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作者簡介：朱占英，女，出生于1986年，四川綿陽人，大學(xué)本科，館員，研究方向?yàn)闄n案管理，目前任職于四川文化藝術(shù)學(xué)院，學(xué)院地址為綿陽市經(jīng)開區(qū)機(jī)場東路83號(hào)

（作者單位：四川文化藝術(shù)學(xué)院）