ACCESS數據庫操作中的注意事項

董雪

摘要：Access有7個基本對象：表、查詢、窗體、報表、數據訪問頁，宏和模塊。表用于存儲數據；查詢用于檢索、維護數據；窗體用于輸出數據，提供各種顯示界面；報表用于分析和打印數據；頁（又稱數據訪問頁）是一種特殊類型的WEB頁，可與Access數據庫中的數據進行連接；宏是一系列特定操作的集合；模塊式一種應用程序開發環境。在這些對象中，表、查詢、窗體和報表需要設計人員在設計視圖下設計完成，本文針對上述幾個對象在實際設計過程中需要注意的要點進行分析和總結。

關鍵字：access；表；查詢；窗體和報表；設計視圖

表的設計要點

在建立表格的過程中，通常采用表格的設計視圖。需要注意的事項如下：首先編號、ID、電話號、郵政編碼全應設置為文本型。單價、數量、工資、年齡全是數字型，其中如果有小數點的用單精度型。如果要求小數點位數，選擇固定及位數。主鍵根據題目要求設置，一般為編號、ID。多個字段作主鍵，按住ctrl，選擇字段設置主鍵。日期時間型數據，在輸入時只考慮值，不考慮格式，一般為“1997/3/5”。如果在設計中報錯，可以點擊右上角的“×”關閉，打開重做。做的時候注意及時保存。

可以在常規選項卡下設置字段的格式、掩碼和有效性規則。其中格式主要用于日期為文本型數據。日期的格式如果為1999年01月01日，則在格式中輸入“yyyy年mm月dd日”，如果是”1999/01”則輸入“”yyyy/ mm“。掩碼輸入時，盡量用向導，但是注意日期時間的掩碼如果為“0000/99/99；0；_”，刪除后面的“；0；_”。如果有效性規則的表達式中包含字段本身，如設置某職工的聘用時間必須是9月，則應在表屬性對話框的有效性規則中輸入“Month （[聘用時間]） =9”。

除了使用設計視圖，也可以從外部導入數據進入access生成表格。導入注意文件類型，常用的包括Microsoft Excel（ *.xls） 、text file （*.txt）；注意第一行是否包含列標題。其次在access中表、查詢、窗體、報表、控件、所用名稱均區分大小寫。

查詢的操作要點

查詢默認均在設計視圖下創建。創建查詢之前一定要查看相關表的內容。建立查詢時用最少的表格完成要求。如果是多個表，表格之間要求有關系，關系最好用主鍵對應的字段建立。選擇字段時，如果兩個表中有相同字段，一般選擇是主鍵的那個。

字段的別名一律在字段行用“字段名：”表示。字段可以參與運算，采用如下格式“[字段名]”。按照單一字段分組統計時，才打開總計行。其他字段都是統計的值或者條件。不用“總計”時不要打開。知道“出生日期”計算年齡 用“year（date（））-year（[出生日期]）”，取“學號”的前4位，用“left（[學號]，4）“。這些都是寫在字段行。

在設計查詢條件時應注意：數據類型要與對應字段定義的類型一致，否則會出現數據類型不匹配的錯誤。Access的操作運算符分為算術操作符、賦值和關系操作符、邏輯操作符、連接操作符、標識符操作符、特殊操作符。

可以設置查詢屬性中的唯一值為“是”，去掉重復記錄。另外可以設置字段的屬性，設置查詢字段的顯示格式。查詢建立完成之后，進入數據表視圖查看結果。保存查詢。

窗體和報表的操作要點

窗體的所有信息都包含在控件中。控件是一種可視化對象，通常用于顯示數據，完成某些操作，或者僅起到裝飾的作用。報表則是主要用于打印輸出的，在設計視圖下，窗體和報表的設計方法有很多類似的地方。本文以報表的設計為例，進行要點的介紹。

報表由報表頁眉、頁面頁眉、分組面眉、主體、分組頁腳、頁面頁腳、報表頁腳7個部分（節）組成。查看報表的屬性。在報表的“設計視圖”下，雙擊報表左上角的“報表選擇器”；或者單擊工具欄上的“屬性”按鈕。

添加時間和日期。在報表中選擇一個未綁定的文本框，輸入表達式“= Now（）”或“=date（）”即可為報表添加當前時間和日期。Now（）函數返回系統當前的日期和時間，Date（）函數返回系統當前的日期。或者單擊"插入"日期和時間"命令，在彈出的"時期和時間"對話框中選擇日期和時間的格式，單擊"確定"按鈕。

添加頁碼。在報表中。選定一個未綁定的文本框，輸入"=[page]"即可。若要顯示"第×頁"，可輸入“="第"&[page]&"頁"”，還可以使用pages函數來顯示報表的總頁數，例如在文本框中輸入表達式“="共"&[pages]&"頁"”。或者單擊"插人"→"頁碼"命令，在彈出的"頁碼"對話框中設置頁碼的格式、位置對齊方式等，單擊"確定"按鈕。

報表排序和分組。在報表中對記錄進行排序需要首先打開一個報表并切換到設計視圖；然后單擊工具欄上的〝排序與分組〝按鈕，打開"排序與分組"對話框，單擊"字段/表達式"列的第一行，單擊右側的下拉按鈕，從列表中選擇一個用于排序的字段名稱或輸入一個表達式；最后單擊"排序次序"列的第一行，單擊右側的下拉按鈕，在下拉列表中選擇"升序"或"降序"，關閉"排序與分組"對話框。

組是由相關幾條記錄組成的集合報表分組后，相關的記錄將會顯示在一起，用戶還可以為每個組設置子標題和匯總信息。組屬性包括組頁眉、組頁腳、分組形式、組間距、保持同頁等。分組和排序的操作步驟類似，但是需要在排序的基礎上，在“排序與分組"對話框下面的“組屬性"框中，設置組屬性，包括組頁眉、組頁腳的顯示與否、分組形式等，關閉“排序與分組”對話框。可進一步設置組頁眉、組頁腳等，單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕。

結論：

在access數據庫中，表的設計師數據庫設計的基礎。因此本文首先針對表格設計中可能出現的一些問題進行描述。表格設計好之后，查詢也是數據庫的常用對象，本文中對查詢中的一些小技巧也進行了描述。窗體和報表是用戶可以直觀看到的數據庫對象。尤其是報表是用來打印輸出的，擁有強大的分組統計功能。因此本文重點從報表的排序和分組操作要點進行描述。以上的要點都是作者結合實際學習和工作中的應用總結而來，難免有所疏漏，歡迎讀者批評指正。

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（作者單位：濟南大學）