試談網絡化管理高校檔案

鄒鵬

摘 要：本文根據網絡化管理高校檔案論題，闡明了網絡化管理檔案的特點；指出了高校網絡化管理檔案存在的問題；論述了高校檔案網絡化管理的對策。

關鍵詞：網絡化；管理；高校檔案；特點；對策

科學技術的迅猛發展，多媒體計算機的廣泛運用，它的多功能已為人們所掌握并且有了深刻認識，目前或今后相當一段時期在社會各個層面有著舉足輕重的作用。作為多媒體應用的一個分支，在檔案部門，利用多媒體計算機處理檔案信息，并對檔案實施網絡管理，它的好處是手工管理無法企及的。例如：檢索信息的快速性，手工無法比擬；查找有關資料的便捷性，人工無法達到的水準；所查資料的可靠性，任何儲存資料的方式難以達到這個高難度；信息存儲的寬闊的空間性，是過去的幾百、幾千上萬倍；用肉眼看不見，用手摸不著，保密性能的相當好；它的壽命之長是紙質文檔望塵莫及的。除此之外，實現資源共享也是其特點。這些有利于檔案管理的優點給各檔案機構帶來了莫大的好處。地提檔案管理的效率得到了很大的提高。

1 檔案實行網絡化管理的特點

（1）管理對象數字化。檔案實行網絡管理方式后對其性質和內容不會從根本是有所改變。檔案在實施網絡化管理的過程中，形式載體上雖然發生了質的變化，但從使用方式和信息內容的管理方面，以及人們在檔案信息的利用的層面，越來越體現出起前所未有的功能。這種網絡管理檔案，它的載體也越來越呈現多樣化的模式，進入到一種非直觀化的非常隱形的狀態，過去的人工檔案管理，它的對象是以紙質為載體的形式，這就讓檔案的載體與內容融為一體，相互無法分割開來。而今的檔案管理，隨著計算機的普及，管理的對象已經完全與過去的形式脫節，發生了翻天覆地的變化。演變為“機讀檔案”。也就是計算機將圖、文、聲、像給予儲存，使之成為一種活的信息。

（2）信息服務網絡化。檔案網絡化管理已經日益脫胎于過去的管理模式，慢慢會徹底的改變過去的檔案管理法法，形成獨立的管理方式，也能為新的形勢下，適應快節奏的工作狀態。日漸形成將各類檔案信息管理與文書、資料、圖書、報刊等信息的管理形成一個統一體。在技術手段上它們不分伯仲，幾乎是融為一體的，也是指檔案、文書、圖書資料等這些信息，再經過多媒體的處理，讓它們有機結合密不可分。過去檔案信息資料利用者一定要親自到檔案室方能查到自己所需的資料，既費時用費力，有時耗費了很長時間，也查不到想要的資料，怨天尤地。今非昔比，現在要查資料，只要通過網絡就可以穩準的達到目的。他們可以在自己的辦公室甚至設計現場的終端前對檔案數據庫進行實時瀏覽、訪問。我們以利用者為中心設立多途徑的檢索系統，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件。不必再到檔案室閱覽或提曬底圖。節省了利用者的時間，提高了利用效率。

（3）檔案收集網絡化。收集工作的業務內容并不復雜，專業性也不很強，但它卻有著決定室藏水平，決定檔案室身價的重要意義。過去收集主要針對項目負責人，及時了解設計進度，做到隨時收集入庫，而現在隨著信息技術和網絡技術的日臻完善，網上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網絡優勢進行電子檔案收集。

2 高校檔案網絡化管理存在的問題

（1）沒有建立比較正統的網絡化管理體系，更沒有讓網絡的運行機制發揮正常的作用。有的高校對網絡化管理檔案從各方面認識不足，上面檢查，有平時不重視，臨時抱佛腳，立馬采取措施，迎接或應付上級的檢查。再加上沒有把檔案管理納入學校日常工作管理的范疇，認為的附加成分，這就導致了高校檔案管理形成極不正規的狀態，形成的局面不十分看好。沒有形成統一體，不完善。有些高校檔案已指導檔案信息資料可以互相交流，得到資源共享的目的，課時缺乏協調配合的精神。最終的結果是造成了人力物力的浪費，檔案管理的標準化就成了紙上談兵，自動化和網絡化無法發揮其應有的作用。

（2）數據庫建設滯后。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。

3 高校檔案網絡化管理的對策

（1）應重點強化數據庫建設。要發揮數據庫的作用，數據庫是最基本的信息單元，更是是每條檔案信息的儲存所。是進行檔案資料信息檢索的唯一渠道。那么在實施檔案信息資料的整理時，所提示的檔案信息要有程序的漸進性，要有一定的深度，才能滿足系統存儲的檔案信息達到內容豐富的水準，這才能體現網絡化管理檔案的優越性。

（2）注重電子文件的收集。在電子文件收集方面我們只是剛剛起步，目前只對工程圖進行網上收集。電子文件如果能在網上傳輸，直接與檔案管理系統掛接，可以避免以后通過掃描轉化為數字信息。所以我們及時將電子文件的收集納入檔案工作中來，使其成為今后網絡工作中的一個重要部分。

（3）建立高校檔案館網絡化協調機構。建議由教育部牽頭組織高校檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃高校檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標。打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，真正實現高校檔案信息資源共享。

（4）加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。高校檔案館網絡化協調機構應召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式、著錄規則的標準、文獻標引的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。

參考文獻

[1]周長華，吳小軍.高校檔案管理網絡化建設[J].揚州大學學報（高教研究版），2004，8（6）：75-77.

（作者單位：荊州職業技術學院）