企業財務業務一體化系統的研究

鄧莎球

摘 要：財務業務一體化系統是實現企業發展戰略的重要支撐，是提高財務管理水平的重要手段。目前傳統財務系統受到多種制約，如信息孤島、信息滯后、協同性差等。通過比較法，分析傳統財務系統與財務業務一體化系統的區別，凸顯傳統財務系統的不足和瓶頸，期望企業借助信息化手段，找出實現一體化對應策略，解決管理中存在的問題，增強企業競爭力。

關鍵詞：財務業務一體化 實施策略

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）07（b）-112-02

1 財務業務一體化系統的概述

企業財務業務一體化系統是基于信息技術的企業管理系統，是以管理軟件作為載體，利用網絡、數據庫等技術手段，將企業的管理流程、業務流程以及財務流程有機融合的信息系統。一項經濟活動發生時，由業務模塊首先觸發，然后一個接一個地不斷觸發后續業務，財務模塊通常是最后一個流程。比如，一筆采購業務，采購部處理訂單，生成采購發票傳遞到財務部作為應付款；倉庫驗收原材料，生成采購入庫單；財務部根據采購發票和采購入庫單進行采購結算，核算入庫成本，生成記賬憑證。分析此系統的整個過程，可以得出以下幾個特征：一是集成了采購、生產、庫存過程等環節。二是實現了企業集物流、信息流和資金流的統一。三是能系統地利用現代化的管理手段，及時、真實地反映企業經濟業務活動的全貌，對經濟業務活動的全過程進行全面的科學管理。四是能有效地降低運作成本，從而提高企業核心競爭力。

2 傳統財務系統與財務業務一體化系統的比較

通過分析傳統財務系統發現在管理領域、數據處理、人員組織、相互溝通、業務流程、業務控制等方面存在諸多問題（見表1）。顯而易見，傳統財務系統已經難以適應現代企業管理和信息化要求，迫切需要一個高效的財務業務一體化系統來解決存在的種種問題。

3 企業財務業務一體化系統實施策略

企業財務業務一體化系統的實施過程涉及企業的采購、生產、庫存、銷售、財務等，是一個龐大、投資高、實施周期長的系統工作。要想實施成功，必須從戰略的角度，科學規劃，分步實施，實行項目管理，在具體實施方法與咨詢公司密切配合。整個實施項目過程包括項目規劃、梳理流程、系統實現及后續支持四個階段[1]。

3.1 項目管理，科學規劃

在項目規劃階段需要做好項目管理，科學規劃。整個過程要抓住“整體規劃、分步實施，重點突破”的原則[2]。項目管理主要是針對五個階段的范圍、質量、進度、成本、風險等進行有效的管理，合理利用各種資源，保證能夠在計劃時間和預算內完成，并能達到項目目標[3]。科學規劃包括以下幾點：一是組建高效的項目管理機構、明確職責和溝通機制。二是明確財務業務一體化系統實施后所要達到的目標，同時依據企業需求，確定項目實施的范圍，以便安排配套資源和實施進度。三是對管理者和員工進行財務業務一體化進行培訓，包括理念、標準流程、信息技術應用，統一認識，統一思想，認清方向，達成共識。四是選擇軟件供應商，目前國內外軟件供應商主要有SAP公司、Oracle公司、用友公司、金蝶公司等，企業應對各軟件供應商進行綜合評價，充分考慮自身需求和特點、各軟件商的功能、支持水平等選擇合適的供應商。

3.2 藍圖設計，梳理流程

在此階段，要立足企業采購、生產、銷售以及財務方面的現狀，結合項目的目標，對現有的業務流程進行梳理，記錄各部門及崗位的業務內容，明確業務的前后關聯，進行診斷分析，審查存在問題。其思路與方法有：（1）將以往以部門職能為導向的管理方式改變為以業務流程為導向的管理方式。（2）復雜的流程盡量簡單化，模糊的流程明確化。（3）數據錄入方面要求盡量一筆業務，一次錄入，多次使用，填制的業務單據不但要保存在數據庫中，而且可以自動生成記賬憑證，此設計一方面是減少會計憑證的出錯率，另一方面是減少人為操作的干擾，降低舞弊行為。（4）擴大信息共享的范圍與內容，消除信息孤島的問題，例如應收應付業務已經超出財務部，逐漸延伸到更廣的范圍，設計流程時用考慮客戶、供應商組成的供應鏈，實現整個供應鏈的增值。（5）抓住關鍵流程重點突破。采購流程重點是確保采購入庫信息、庫存信息依據財務信息可以實時更新，保證物資材料供應及時，降低采購成本；增加供應商管理。生產流程重點是實現生產計劃、采購、倉庫、生產車間與銷售部門之間的無縫對接，加強生產控制，提高生產效率，降低生產成本，滿足銷售部門的要求。銷售流程側重及時處理訂單，按質、按量向客戶提高商品與服務。增加客戶信用額度、信用狀況分析，跟蹤應收賬款管理。財務流程重點是實現與各個業務部門信息的統一與共享，財務核算的內容可以追溯到業務部每一個起點。（6）為保證流程實施還需要調整組織機構和崗位，研究流程節點，認真分析每個節點上的工作內容與意義，然后進行崗位設置，以崗位、崗位職責、權限來保證流程的執行，根據相近崗位組成部門的原則調整組織機構，目標是實現組織、崗位、流程匹配。（7）建立跨部門的流轉程序，保證不同部門的數據在傳遞上有序開展[4]。

3.3 完善數據，系統實現

企業在實施財務業務一體化過程中，收集和整理好基礎數據是一項非常耗時費力的工作，但又十分重要。基礎數據包括財務數據、物料數據、產品數據、人員數據（組織、結構、職責等）、客戶數據、供應商數據等。對基礎數據編碼、名稱、要嚴格規范，防止出現錯碼、重碼等現象。例如有些企業不同部門對許多物資材料的名稱、型號理解各異，錄入系統后一物多碼，往往容易造成數據混亂。另外，在財務業務一體化系統中，數據的關聯性比較強，通過認真分析所有收集到數據的合理性與準確性，就可以了解到公司業務存在的問題。人們常說財務業務一體化系統三分看技術，七分看管理，十二分看數據，由此可見，基礎數據是實施成功與否的關鍵。根據前期對數據的完善，下一步是在系統內進行細致具體的系統配置、相關功能點開發、系統模塊設計、系統模塊處理流程設置、系統屏幕設計、報表設計。系統開發后上線前需進行測試。一是單元測試，確定相關功能是符合邏輯與準確的。二是用戶對系統的接受度測試。三是進行集成測試，主要是對業務流程進行測試。在測試過程中對出現的相關問題作相應記錄，提交開發人員進行二次開發，直至問題解決完成，最后匯報測試結果。

3.4 項目上線，后續支持

基礎數據錄入系統以及完成測試之后，項目正式上線運行，為了避免系統實施風險，企業需要實行手工與系統并行3個月，等到數據穩定后才能結束手工賬。此階段各部門的工作量大增，會出現諸多怨言，管理層注意激勵員工上下一心，攻堅困難。具體的實施步驟包括：一是對企業員工進行培訓，學習系統操作手冊，包括系統操作要點和業務流程等。二是進行權限設置與分配。企業提交的工作崗位職責方案進行設置與分配權限。三是數據轉換。相關功能模塊小組完成數據轉換前期準備后，制定數據轉換對策、數據轉換計劃與工具，制定數據轉換收集模版，完成數據收集、數據清理工作，進行正式運行數據轉換[5]。后續工作要針對系統運行的狀況，不斷進行優化，充分發揮系統的潛力，為企業做好系統支撐。

信息與網絡技術的飛速發展，為企業帶來了機遇，也帶來了挑戰，財務業務一體化系統順應了歷史潮流，數據的集成化、共享化，滿足了管理者日益增長的信息需求，實現了企業管理流程規范化、標準化、精細化，大大提高了企業的改革與創新能力，增強了企業的市場競爭力。

參考文獻

[1] 劉杰.上海R汽車公司ERP實施分析[D].江蘇科技大學，2015.

[2] 沈躍強.四川A工程公司ERP系統規劃與應用研究[D].西南財經大學，2008.

[3] 徐暉.T公司ERP項目實施過程分析及啟示[D].揚州大學，2014.

[4] 王甦.LY公司的ERP業務流程設計與實施[D].華北電力大學， 2016.

[5] 供電企業SAP財務模塊與ERP系統的研究[D].華北電力大學，2012.