人事檔案信息化管理與服務工作之探析

張青松

DOI：10.19392/j.cnki.16717341.201722186

摘要：信息化時代要求人們努力從生活中去挖掘各種各樣的信息，這就需要我們去解決如何打造人事檔案管理信息化建設，因此人事檔案管理的發展趨勢是實現人事檔案管理的信息數字化，這是一項耗時長、系統性且復雜程度很高的工作，需要檔案管理部門的工作人員的積極參與及單位各部門全體人員的積極配合。我們要對檔案管理部門在信息化建設過程中出現的問題給予高度重視，適時采取針對性的措施，推動人事檔案信息化管理，使干部人事檔案能夠適應干部工作的需要，適應干部人事檔案管理服務的新要求。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；探析

1 人事檔案管理信息化建設的重要性

1.1 干部人事管理的需要

干部人事檔案是組織人事部門考察培養任用干部的一個主要依據。通過人員信息數據庫提供的服務，可以迅速查詢個人履歷表、干部職務變動表、人員基本情況等相關資料，為領導和相關部門及時全面掌握干部隊伍的整體狀況提供全方位的干部人事信息。干部人事檔案的信息化應用，對于考察和識別干部選拔優秀人才，加強干部隊伍建設，促進工作、監察、黨政管理的開展具有重大作用。

1.2 流動人員人事管理的需要

隨著流動人員人事檔案逐年遞增，流動人員人事檔案管理信息化的建設尤其重要。檔案管理的信息化極大方便了工作人員和服務對象，降低了工作量，提升了服務效率。比如應用系統智能分配方法來管理庫房，使得人事檔案出入庫更加簡便、快捷、高效和準確，讓庫房管理工作變得更加簡單，庫房空間利用更加充分合理。通過檔案信息化可實現檔案系統與互聯網數據的實時同步。同時，還可以通過掃二維碼查詢網絡數據，具備防偽驗證功能。

1.3 人事信息的利用率得到了提高

傳統的人事檔案管理，都是以紙質的形式進行，對于查詢檔案不僅費時費力，而且準確度也不能得到保證，譬如有些人員已經離職，人事部門卻沒有及時撤離其檔案資料。而人事檔案進行信息化建設后，人事檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。

2 當前存在的一些問題

2.1 人事檔案管理的模式過于單一

當前，人事檔案管理工作雖有運用了先進的信息化技術，但卻沒能建設統一的人事管理系統。所為的信息化管理，也僅是跟個部門內部的合作，并且與職工層次的多樣性很難適應，更不要所相得益彰。有些的部門眾多，每個科室都有自己的人事檔案管理，但沒有統一的模式，更沒有專門的人事管理部門來打理。不夠靈活，太過僵硬化內容還不夠豐富.

2.2 檔案造假現象有禁不止

干部檔案是考察干部的重要依據，近年來，出臺了多部法律法規遏制造假行為。然而，干部檔案造假長期難禁絕。在2014年中央巡視組兩輪巡視中，被巡視的20個省區市中有15個存在干部檔案造假問題。干部履歷造假主要有以下三個特點：年齡、學歷、經歷是“重災區”。干部履歷主要包括“年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經歷和干部身份”，簡稱“三齡兩歷一身份”，而年齡、學歷、工作經歷往往成為造假的多發環節。甚至有的檔案內容只有性別是真的，其他的都是假的。

2.3 檔案專業人員待遇有待提升，隊伍建設有待加強

檔案管理人員的政治和業務素質參差不齊，特別是對信息化建設的認識不夠。有的檔案工作人員專業知識學習不夠，沒有很好掌握現代信息管理技術，知識面有待進一步拓寬。干部人事檔案工作人員在干部檔案建設和管理工作中任務重責任大，但是他們的職級別待遇普遍偏低。要妥善解決他們的職級待遇，在職務職級的晉升，在職稱評定等方面給予照顧，保持隊伍相對穩定。對那些為檔案工作做出貢獻的同志給予表揚和獎勵。

3 檔案信息化管理對策研究

3.1 健全優化檔案管理制度

按信息化的要求優化干部人事檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查（借）閱制度、檔案轉遞制度、保密制度等。檔案管理人員運用信息化更好地對每一份收集上來的材料進行鑒別、甄選，確保干部檔案真實、準確。檔案管理人員要堅決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”，即無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經領導批準不查；未經領導批準不借， 非特殊需要不借，手續不全不借，親屬檔案不借；個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉，有效提高檔案的準確性和工作效率。

3.2 強化法規建設嚴肅檔案紀律

組織人事部門，要強化人事檔案管理意識，了解、熟悉、研究人事檔案工作；人事檔案管理人員要根據國家的法律法規，更新檔案管理制度，創新檔案管理體系，推進檔案管理的目標與提高信息化水平的連接程度。因此檔案管理部門應對檔案的存放、調閱、流通等各個流程進行嚴格的控制，不可疏忽任何一個環節，將責任聯系到具體的工作人員，將各項措施切實執行，達到專人負責，強化法規建設嚴肅檔案紀律嚴禁造假，以便檔案能夠更好的得到管理與保護。

3.3 加強檔案人才隊伍建設

干部檔案工作人員在干部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任。各級組織要加強檔案工作的領導，要注意加強檔案工作隊伍的建設。人事檔案管理人員必須有較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神。在加強人事檔案管理人員思想教育的同時也要加強檔案管理人員的培訓工作，要不斷開展繼續教育，加強管理人員的信息化培訓，普及現代知識教育，培養信息化管理理念，改善他們原有知識結構，豐富檔案管理者專業知識能力，將傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔能力結合起來。培養出一支政治可靠、技術過硬、專業協調、結構合理的信息化人才隊伍。使人事檔案管理工作的信息化水平進一步提高 。

4 結語

應用信息化管理技術手段，實現了查詢快速化、信息管理標準化、證明出具規范化、數據統計精準化和權限分配科學化，不但提高了檔案管理水平和服務效率，同時也減少了對原始檔案的損害，延長檔案壽命，大大發揮人事檔案的利用價值。同時，人事檔案的信息化建設，不僅讓人事信息的利用率得到了提高，也促進人事檔案管理的轉型。因此，研究人事檔案的信息化建設對機關、企事業單位的人事管理和服務就顯得具有積極的現實意義。

參考文獻：

[1]張曉莉.人事檔案管理信息化建設的策略研究[J].知識文庫，2016，23：232.

[2]董愛華.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].鴨綠江（下半月版），2016，12：279.