新形勢下探究如何做好高職院校檔案管理工作

摘要：高職院校檔案管理工作是高職院校各項工作中的一個重要組成部分。本文通過對檔案管理工作的概述和意義的分析，明確指出當前在高職院校中檔案管理存在的問題，并有針對性的提出提高檔案管理工作的相關策略，以推動新形勢下高職院校檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：新形勢下；高職院校；檔案管理

1 檔案管理工作的概述

1.1 檔案管理的含義和原則

檔案管理是對各類檔案信息資料按要求進行統一收集、整理和開發利用，其最終目標是為學?？蒲谢顒雍蜕鐣顒拥忍峁┓?。按不同工作內容和方法可將檔案管理工作分為兩部分：一方面是對檔案資料的收集、整理、統計等，即對檔案的實體管理；另一方面是對檔案資料的匯集、編制、編寫等，即對檔案的加工，檔案加工是檔案開發利用的關鍵。新形勢下對檔案管理工作的專業性和服務性都提出較高要求。

只有建立在科學合理的基礎上才能實現檔案管理的價值。檔案管理工作需要堅持以下三點原則：一是嚴密性，嚴密是檔案管理工作的重點內容，是對檔案管理工作的管理方式、組織形式進行保密；二是安全性，安全性是檔案管理工作的保障，要保證所收集資料的安全真實；三是服務性，服務是檔案管理工作的最終目標，時刻為學?？蒲谢顒雍蜕鐣顒犹峁┓?。

1.2 高職院校開展檔案管理工作的意義

高職院校檔案管理是對多種檔案資料的集合，包括教職工人事檔案、學生學籍檔案、科研信息、教學信息、財務信息等多種。通過對檔案的查詢及管理能夠為學校組織決策提供參考依據，同時也是學校制度化管理，保障師生合法權益的基礎。為更好的提高高職院校管理質量，既要從學校管理制度出發，還要充分做好檔案管理工作，為全面提升高職院校的管理質量做好保障。

2 高職院校檔案管理工作存在的問題

2.1 對檔案管理缺乏重視

高職院校領導和廣大師生對檔案管理缺乏重視，對檔案信息的使用率不高，使得檔案管理成為高職院校管理最薄弱的環節。由于從事檔案工作的管理人員無法清楚的認識到檔案管理的重要性，單方面認為檔案管理只是單純的服務性工作，無法產生明顯效益，從而忽略了對檔案管理的重視，對檔案管理工作缺乏主動性。同時，因缺乏對檔案工作的了解，使得檔案信息的開發利用率較低，對檔案收集、整理、編制等方面力度不夠，嚴重影響檔案信息的完整性，無法及時發揮檔案在日常應用中的作用，得不到廣大師生的認可，嚴重限制了檔案管理工作者的積極性。

2.2 對檔案管理缺乏經費的投入

當前，部分高職院校的檔案管理工作仍處于發展階段，再加上缺乏經費的投入，高職院校檔案管理工作很難從傳統手工操作向現代化方向發展。 雖然有些高職院校實現了計算機數據庫，但因計算機數據庫容量小、數據服務器小等因素，到目前為止，仍無法全面實現檔案信息資源的共享，在這種情況下，檔案管理工作難以實現現代化、信息化?？梢?，因缺乏經費的投入而嚴重阻礙了檔案管理的發展。

2.3 缺乏完善的檔案管理機制

隨著社會的不斷發展，在各行各業中對技術型人才的需求都愈加迫切，高職院校檔案管理工作亦是如此，當前大量高校建立和合并現象常有發生，這對檔案工作的統一管理造成嚴重困擾。在一些高職院校里雖設有檔案管理機制，但對檔案信息的收集、整理、編制、編寫等方面的管理仍有欠缺。同時，因高職院校內部的各專業和各系別差異較大，且學生經常出入于校園和實習企業之間，加大了對檔案管理工作的難度，使得原有的檔案管理機制已不適應當前高職院校發展的需求。從最初的高校招生到學生畢業后步入企業實訓，從建校初期到高校的現有規模，學校的各項資料的保管都缺乏統一的檔案管理制度。

3 新形勢下提高高職院校檔案管理工作的有效對策

3.1 提高認識，增強對檔案管理的意識

高職院校檔案是反映學?；久婷驳臍v史記錄，對學校的建設和發展都具有參考利用價值。從學校領導到教職工都應認識到檔案管理工作的重要性，強化檔案管理意識，重視檔案管理工作。明確認識到檔案管理工作是學校全體成員的共同事業，需全員參與，才能更好的做好檔案管理工作。

3.2 實現檔案管理現代化建設

檔案管理現代化建設是高職院校檔案管理工作得以創新和進步的重要體現，要實現檔案管理現代化建設的主要途徑就是加大對檔案經費的投入。只有加大對經費的投入，才有條件引進現代化的設施設備，才能改善當前的檔案管理工作現狀，才有利于建設高標準、多元化的綜合檔案室。在未來，信息化、現代化建設將是檔案管理工作的主要發展方向，通過利用現代信息技術來對檔案信息資料進行數字化的處理，建立檔案信息資源庫，形成檔案信息資料的存儲中心。另外，隨著計算機技術、網絡技術的普及，網上開放教育和授權查閱檔案已成為檔案管理利用的新趨勢。因此，在今后工作中，必須加大對檔案管理經費的投入，盡早實現檔案管理現代化建設，以便進一步提升高職院校檔案管理工作的服務效率和服務質量。

3.3 建立機構，加強領導作用

首先，成立專門的檔案管理工作小組，主要負責學校檔案管理工作，加強對檔案資料的收集、整理、編寫等環節的監督，對檔案管理工作中出現的問題及時采取解決措施。其次，對檔案管理體系建立統一管理和分散管理，這樣有利于學校各科室對檔案資料的查詢。最后，建立一支高素質、高專業的檔案管理隊伍，對每個檔案管理科室分別配備幾名專業檔案人員，明確指出檔案人員的工作職責，并建立相應的考評機制，以此督促檔案管理人員的工作積極性，把檔案管理工作落到實處。

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作者簡介：曾娟（1975），女，本科，檔案館員，婁底職業技術學院黨政辦檔案室工作，主要研究方向：高校檔案管理。