巧用檔案管理軟件進行計量管理

陳美玲 馮琳

DOI：10.19392/j.cnki.16717341.201714251

摘要：計量與檔案管理的關(guān)系很密切，計量和檔案管理都是計量比較重要的基礎(chǔ)性的工作，計量和檔案管理在計量管理中相互補充，相互促進。在利用檔案管理軟件進行檔案管理的過程中，要注意計量工作管理的實踐性。在軟件的使用過程中，可以將軟件的“庫存管理”功能進行延伸和引申使用，這就使得計量管理工作更加簡捷，得心應手，事半功倍，十分實用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；軟件；計量管理；管理軟件

隨著計算機技術(shù)的廣泛應用，擴大了人們對世界的認知程度。同時計算機技術(shù)也在檔案管理和計量管理中廣泛引用。計算機技術(shù)在檔案管理部門的發(fā)展特別迅速，每個部門都引進了先進的管理技術(shù)。對于軟件管理中的不足，相關(guān)部門進行了不斷的完善和修正。同時在軟件開發(fā)和使用的過程中要進行合理的系統(tǒng)評價，要合理地引進和使用檔案管理。

一、檔案管理軟件在計量管理中的應用

（一）計量管理要建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫主要包括三個方面的內(nèi)容：計量標準裝置檔案、配套的設(shè)備檔案和設(shè)備采用檔案。計量標準檔案主要包括申請表、建標報告、量傳圖、授權(quán)證書和履歷書等內(nèi)容

（二）計量管理的系統(tǒng)構(gòu)建

這種管理軟件系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)增加、修改、查詢、打印都比較方便，增加和修改是軟件管理的重要功能，可以為已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫增加或者刪除新的數(shù)據(jù)，隨時對數(shù)據(jù)庫進行更新。管理軟件的設(shè)計要允許期間核查，要按照要求編制不同的數(shù)學模型，滿足期間核查的需要，要建立相應的軟件程序，將原始的數(shù)據(jù)輸入微機，軟件能夠自動處理數(shù)據(jù)，對產(chǎn)出數(shù)據(jù)要統(tǒng)一的核查標準進行衡量，統(tǒng)一制定出核查標準。

（三）計量管理中數(shù)據(jù)的查詢功能

在查詢的設(shè)計中采用順次逐級查詢，這種管理系統(tǒng)主要以樹狀的結(jié)構(gòu)形式，顯示查詢功能。在設(shè)計中，要逐級對相關(guān)數(shù)據(jù)進行查詢，逐級查詢就是對軟件的查詢、對硬件的查詢、對供應廠商的查詢、對購置合同的查詢等。軟件查詢通過數(shù)據(jù)分項表中的計量標準裝置的查詢，已經(jīng)確認的計量裝置標準會在平臺上顯示出來。

同時對數(shù)據(jù)的設(shè)備內(nèi)容進行提示，例如，可以顯示設(shè)備說明書、設(shè)備履歷表、溯源證書、供應廠商的資質(zhì)、與供應商的合同等。在數(shù)據(jù)庫分項表的菜單中可隨意查詢，客戶可以選擇任意的一項選項進行查詢，例如，可以對申請表、授權(quán)證書、計量標準、設(shè)備使用履歷書、供應廠商資質(zhì)等進行查詢。

二、巧用檔案管理軟件進行計量管理的過程

（一）檔案管理系統(tǒng)對計量管理的登記

在檔案管理系統(tǒng)中的庫房管理系統(tǒng)是采用菜單樹形結(jié)構(gòu)。在管理系統(tǒng)中要對各項目的名稱對應的計量管理名稱及其內(nèi)容進行填寫。填寫的主要內(nèi)容包括分類號、編號計量器具，鑒定證書、授權(quán)書、計量器具標準，同時還要填寫建檔日期、歸檔日期、案卷名稱、保管期限、檔案類型、歸還日期、使用目的等內(nèi)容進行填寫，各項填寫完畢后，要進行保存。

（二）檔案管理系統(tǒng)中計量管理的催收與修改

在軟件的設(shè)計過程中，要設(shè)置自動催還、催檢查、催送功能。計量器具等需要外送辦理業(yè)務(wù)的計量器具還沒有外送時，登錄時會出現(xiàn)提醒。在1個月內(nèi)聯(lián)系辦理外送業(yè)務(wù)的，要保證計量器具不超過周期使用。部分的修改功能主要包括外送日期、送往單位、送檢人名字、取回日期、外送目的、新的注意事項等內(nèi)容。

（三）檔案管理系統(tǒng)軟件的計量管理

計量器具、標準器具、證書業(yè)務(wù)辦理完畢后取回，要根據(jù)編號、名稱進行檢索修改。對新的檢定日期進行修改，并對有效期和備注進行填寫。對于到期沒有取回的要進行提示，同時及時進行聯(lián)系取回。采用這種方法管理計量器具、標準器的送檢，授權(quán)證書、標準證書等內(nèi)容，要對計量器具的動向進行實施跟蹤。要特別注意軟件的檢索功能和自催功能，使用起來才會十分便捷。要對軟件的功能進一步進行衍生和擴展。要將單位的內(nèi)檢計量器具分門別類編號輸入，采用這樣的方法來進行計量檔案和實物的管理，將會取得事半功倍的作用。

三、系統(tǒng)軟件的特點

采用中文幫你對話系統(tǒng)進行操作，使用會更加簡便。軟件原理要成熟穩(wěn)健，要具有一定的穩(wěn)定性，可在網(wǎng)絡(luò)中應用。對任何檔案的管理，都要依據(jù)具體的實際情況進行改動，方便解決實際工作中的問題。根據(jù)不同的使用授權(quán)，客戶可以在終端更改檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

四、檔案管理軟件的功能

（一）系統(tǒng)軟件收入的檔案數(shù)據(jù)量及計量管理的范圍

在軟件的使用過程中，要選擇合適的內(nèi)存進行數(shù)據(jù)處理。對于軟件使用者來說，數(shù)據(jù)收錄得越多得到的信息越全面。各個單位要根據(jù)自身的經(jīng)濟條件和本檔案館的儲存量選擇合適的應用軟件，切記不可追求時髦高檔而造成不必要的浪費。

（二）檔案管理軟件對計量管理各種限制

對于用戶來說，軟件對用戶的限制越少越好。在使用的過程中，由于各種各樣的原因，不可避免的存在一定的局限性。在使用的過程中，對用戶有著很多的限制。例如，計算機語言的限制，對輸入方式的限制，對數(shù)據(jù)庫選項限制。

（三）檔案管理軟件在進行計量管理時的數(shù)據(jù)處理能力

數(shù)據(jù)處理能力就是單位時間的數(shù)據(jù)處理能力來決定的，數(shù)據(jù)的處理能力還關(guān)系到數(shù)據(jù)的總量。在使用的過程中對輸入輸出的方式和輸入輸出設(shè)備的性能提出了新的要求，一般來說，簡單的設(shè)備、簡單的操作手段、快捷的數(shù)據(jù)處理能力、復雜的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)都是數(shù)據(jù)處理的重要的依據(jù)。

五、結(jié)語

當今科學技術(shù)高速發(fā)展，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，在計量檢定單位，要明確簡化工作程序，減輕勞動強度，提高工作的效率。對于計量標準檔案要運用計算機技術(shù)進行迅速、準確、科學、規(guī)范的管理。在新型計量管理中要不斷摸索，要更加小心謹慎。

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