中小企業(yè)項(xiàng)目管理的收益、成本和障礙

羅德尼·特納

本文我們將討論中小企業(yè)期待從應(yīng)用項(xiàng)目管理中得到的收益、投入的成本及遇到的障礙。與投入的成本和遇到的障礙相比，大多數(shù)接受我調(diào)查的公司更加看重應(yīng)用項(xiàng)目管理的收益。這說(shuō)明他們相信應(yīng)用項(xiàng)目管理是非常值得的。他們認(rèn)可應(yīng)用項(xiàng)目管理將有必要的成本投入，但是收益超過(guò)成本，應(yīng)用項(xiàng)目管理利大于弊。同時(shí)，他們也認(rèn)可應(yīng)用項(xiàng)目管理將會(huì)遇到障礙，以及大多數(shù)為克服障礙而帶來(lái)的工作。

應(yīng)用項(xiàng)目管理的收益

針對(duì)應(yīng)用項(xiàng)目管理的收益這一話題，我對(duì)19次訪談中得到的答復(fù)以及我在后續(xù)的追訪中得到的回復(fù)進(jìn)行了整理，得出了18項(xiàng)受訪對(duì)象認(rèn)可的應(yīng)用項(xiàng)目管理的潛在收益，如表1所示。表中還羅列了每項(xiàng)收益從屬于項(xiàng)目成功5個(gè)領(lǐng)域中的哪一個(gè)領(lǐng)域。這5個(gè)項(xiàng)目成功領(lǐng)域是申哈和德威提出的觀點(diǎn)（2007），具體釋義如下。

效率（成本、進(jìn)度和質(zhì)量的績(jī)效）

團(tuán)隊(duì)滿足感

客戶（輸出和成果的認(rèn)可度）

商務(wù)（實(shí)現(xiàn)中長(zhǎng)期商務(wù)目標(biāo)）

未來(lái)（構(gòu)建公司的未來(lái)）

表中第3列是在調(diào)查中該項(xiàng)收益被提及的次數(shù)。在整個(gè)調(diào)查中，評(píng)分以5分制為前提，綜合評(píng)估每一項(xiàng)收益，表中第4列展示了各項(xiàng)收益的平均得分。

在調(diào)查中，從被提及的次數(shù)多少來(lái)看，排名第一的是“合同利潤(rùn)更高”。這反應(yīng)出大多數(shù)中小企業(yè)實(shí)際上是供應(yīng)商的身份，且對(duì)他們來(lái)說(shuō)項(xiàng)目的成功取決于項(xiàng)目的利潤(rùn)。表中所羅列的其他幾項(xiàng)收益也有利于實(shí)現(xiàn)更高的合同利潤(rùn)。除此之外，使用項(xiàng)目管理還能從其他角度提升合同的利潤(rùn)。其中一家受訪公司提到他們可以更好地追蹤為每一家客戶所提供的服務(wù)，同時(shí)將這些服務(wù)計(jì)入給客戶開具的發(fā)票中（發(fā)票特指歐美國(guó)家中記錄客戶所采購(gòu)貨物或服務(wù)明細(xì)，并附有應(yīng)付金額明細(xì)的清單）。在應(yīng)用項(xiàng)目管理之前，為客戶提供的服務(wù)被漏記了，也就是說(shuō)并不是所有給客戶提供的服務(wù)都計(jì)入了向客戶開具的發(fā)票當(dāng)中。他們提到“完善并改善開具發(fā)票的流程”是實(shí)施項(xiàng)目管理的主要?jiǎng)恿Α?/p>

第四項(xiàng)收益是“客戶在結(jié)項(xiàng)時(shí)滿意度更高”。這將會(huì)提升合同的利潤(rùn)，當(dāng)然也會(huì)帶來(lái)回頭客。這也與第八項(xiàng)收益“是有助于幫助我們實(shí)現(xiàn)新業(yè)務(wù)或招攬回頭客的銷售工具”緊緊關(guān)聯(lián)。好的績(jī)效會(huì)帶來(lái)積極的項(xiàng)目成果，使客戶更加滿意以及吸引回頭客。當(dāng)然，在實(shí)施項(xiàng)目管理期間證明企業(yè)對(duì)項(xiàng)目的有效控制也能夠吸引回頭客。

前五項(xiàng)收益中的另外三項(xiàng)實(shí)際上是相互關(guān)聯(lián)的，并且與合同利潤(rùn)密切相關(guān)：

項(xiàng)目結(jié)果可預(yù)測(cè)程度更高

項(xiàng)目更可控

更可能滿足三角制約（范圍、時(shí)間、成本）

在本系列連載的最后一篇文章中，我將對(duì)企業(yè)認(rèn)為項(xiàng)目管理各個(gè)職能中發(fā)揮最主要作用的兩個(gè)元素，即項(xiàng)目規(guī)劃和控制進(jìn)行闡述。

第六項(xiàng)收益是“有助于組織學(xué)習(xí)知識(shí)”。這是關(guān)于改進(jìn)成熟度和卓越度的一項(xiàng)收益。這也與第九項(xiàng)收益相關(guān)：“它為項(xiàng)目管理實(shí)踐者提供共通的語(yǔ)言”。擁有共通的語(yǔ)言有助于人們更好地相互配合，并有助于組織的學(xué)習(xí)。

第七項(xiàng)收益是“有助于更好地平衡工作/生活并形成更好的團(tuán)隊(duì)”。從個(gè)人的角度，我非常開心看到這一項(xiàng)有很高的得分。企業(yè)非常關(guān)注員工生活的健康程度。

我們很快會(huì)發(fā)現(xiàn)，在所有的收益中，只有一項(xiàng)的得分沒有向其他收益的得分一樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于成本。與成本相比，得分較低的收益是“申請(qǐng)軟件能力成熟度集成模型認(rèn)證（CMMI）、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織認(rèn)證（ISO）或其他認(rèn)證的需要”。組織應(yīng)用項(xiàng)目管理并非是被迫的，而是由于項(xiàng)目管理有助于實(shí)現(xiàn)更好的結(jié)果。

實(shí)施項(xiàng)目管理的成本

我們僅僅識(shí)別出五項(xiàng)應(yīng)用項(xiàng)目管理的成本，具體內(nèi)容如表2所示。項(xiàng)目管理帶來(lái)的成本中最突出的一點(diǎn)是管理費(fèi)用的增加。在中小企業(yè)中，這項(xiàng)管理費(fèi)用占據(jù)項(xiàng)目總成本的20%～30%。與大型組織所從事的大型項(xiàng)目相比，項(xiàng)目管理費(fèi)用占據(jù)項(xiàng)目總成本的比重只有5%。（伊布斯和雷吉納托，2002；特納，2014）。這意味著中小企業(yè)對(duì)效率的控制至關(guān)重要。在調(diào)查中，我請(qǐng)受訪人員為各項(xiàng)成本打分。各項(xiàng)成本的分?jǐn)?shù)都低于3分（5分為滿分）。

在采訪過(guò)程中，我收集到關(guān)于實(shí)施項(xiàng)目管理的障礙的相關(guān)數(shù)據(jù)，如表3所示。這個(gè)表格比成本表格更長(zhǎng)。

從表中不難看出，對(duì)于這些企業(yè)來(lái)說(shuō)，最大的障礙是客戶不愿支付項(xiàng)目管理的管理費(fèi)用。這與最重要的成本緊密相關(guān)。項(xiàng)目管理的成本占據(jù)了項(xiàng)目成本的20%～30%，很多公司無(wú)法將項(xiàng)目管理作為發(fā)票上的收費(fèi)項(xiàng)之一，并且客戶拒絕支付這一費(fèi)用。他們只好將項(xiàng)目管理費(fèi)用攤回到日費(fèi)率中。因而，他們的日費(fèi)率不得不增長(zhǎng)20%～30%以在支付項(xiàng)目管理費(fèi)用的前提下保證利潤(rùn)。開明的客戶愿意支付項(xiàng)目管理費(fèi)用并支持實(shí)施項(xiàng)目管理。在第二項(xiàng)障礙中也提到了管理費(fèi)用，這是一項(xiàng)能力陷阱（Competency Trap） 。要提高成熟度和卓越度需要花錢。企業(yè)不愿意支付這項(xiàng)成本，因此，在低績(jī)效的狀況下掙扎。第六項(xiàng)障礙 “培訓(xùn)成本和學(xué)習(xí)曲線成本”也與此相關(guān)。

公司文化和管理哲學(xué)也是障礙。CEO的抗拒占據(jù)比例稍小。表3中的數(shù)字來(lái)源于我在美國(guó)開展的19次訪談。在歐洲的訪談中，企業(yè)家的抗拒提及得更加頻繁。一些情況下，由于企業(yè)家沒有項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，所以不愿實(shí)施項(xiàng)目管理。但在另一些情況下，企業(yè)家正積極地反對(duì)實(shí)施項(xiàng)目管理。在受訪企業(yè)中，我采訪的一家蒙特利爾企業(yè)是一個(gè)與此不同的例子。在籌建時(shí)，該公司與蒙特利爾市政府簽訂了一個(gè)合同。該合同包含產(chǎn)品開發(fā)的多個(gè)子合同。各個(gè)子合同的內(nèi)容是向其他城市交付該產(chǎn)品。企業(yè)在產(chǎn)品開發(fā)中需要項(xiàng)目管理；在向其他城市交付產(chǎn)品時(shí)也需要項(xiàng)目管理。在初建時(shí)，企業(yè)中無(wú)人了解項(xiàng)目管理。但是，當(dāng)他們意識(shí)到需要掌握項(xiàng)目管理時(shí)，很快就組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)了。

第四項(xiàng)障礙是“員工認(rèn)為項(xiàng)目管理是煩瑣的，或者不愿麻煩地應(yīng)用它”，第五項(xiàng)障礙是“夸大項(xiàng)目管理作用的人令人十分反感”。人們認(rèn)為項(xiàng)目管理是一項(xiàng)煩瑣的事，所以不愿意干。而且，過(guò)分遵從項(xiàng)目管理流程的人或夸大項(xiàng)目管理作用的人令人十分反感。一些與我談話的組織談到了項(xiàng)目管理書呆子：那些將項(xiàng)目管理視為信仰，并將PMI的《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（PMBOK？指南）》視為他們的信條的人。一位受訪者告訴我，她遇到的最糟糕的一位項(xiàng)目經(jīng)理就是組織中唯一一位持證的項(xiàng)目管理專業(yè)人士，那位項(xiàng)目經(jīng)理比起以正確的方式實(shí)施項(xiàng)目，更關(guān)注理論。

緊隨其后的還有“工程師認(rèn)為他們可以單純通過(guò)技術(shù)卓越度實(shí)現(xiàn)最終成果”和“大學(xué)工程專業(yè)不教授項(xiàng)目管理課程”。這在我所訪談的東歐國(guó)家中尤其常見。在這些地方大學(xué)工程學(xué)院所授課程中從未包含項(xiàng)目管理課程，并且他們從不認(rèn)為人際交往技能是必要的課程。